青海省位于中國西部、青藏高原東北部，省會西寧市。該省主要是因境內(nèi)有國內(nèi)最大的內(nèi)陸咸水湖——青海湖而得名。青海省是連接中國東西部、西北和西南地區(qū)的交通樞紐，是通向南亞次大陸和中亞諸國的重要門戶，也是中華民族和中華文明形成發(fā)展的重要源頭地區(qū)。因此，該地積累了豐富的檔案資源。為了更好地存儲這些檔案，青海省大力支持檔案掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)。

　　青海檔案掃描服務(wù)的重要意義：

　　一是可以有效保護檔案原件。青海擁有眾多珍貴的歷史檔案和文化遺產(chǎn)檔案，這些檔案歷經(jīng)歲月侵蝕，紙質(zhì)及其脆弱，容易遭受損壞。通過檔案掃描，將原件轉(zhuǎn)化為數(shù)字副本，在滿足查閱需求的同時，能最大程度減少對原件的翻閱，從而延長檔案的壽命，起到保護歷史文化瑰寶的作用。例如，一些記載青海地區(qū)歷史變遷的古籍善本，通過掃描后，人們可以利用數(shù)字版本進行研究，避免了對原件的直接接觸。

　　二是提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理模式不僅需要占用大量的實體空間，而且還需要人工手動翻找檔案原件，查找和調(diào)閱流程較為繁瑣，費時費力。經(jīng)過檔案掃描后，檔案管理實現(xiàn)了檔案的數(shù)字化存儲，通過建立索引和數(shù)據(jù)庫，利用計算機檢索技術(shù)，能在短時間內(nèi)精準(zhǔn)定位所需檔案，大大提高了檔案管理的效率。比如，企業(yè)在處理商務(wù)糾紛時，可快速從數(shù)字化檔案庫中調(diào)取相關(guān)合同檔案，為解決問題提供有力依據(jù)。

　　三是促進信息共享和協(xié)作。經(jīng)過掃描后的檔案存儲在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，可以遠程線上查詢，打破了地域和時間的限制，不同地區(qū)的人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)檔案信息的共享。在青海這樣地域廣闊的地區(qū)，這一優(yōu)勢尤為明顯。例如，科研人員可以遠程查閱省內(nèi)各地的歷史文化檔案，為研究工作提供豐富的資料，促進學(xué)術(shù)交流與合作。

　　青海檔案掃描服務(wù)的主要流程：

　　第一，需要先統(tǒng)計工作量的大小。根據(jù)要數(shù)字化掃描的紙質(zhì)檔案數(shù)量來定，數(shù)量大，工作小組要多設(shè)置，數(shù)量小，便少設(shè)置。由于檔案的保密性，所有參與數(shù)字化掃描工作的人員均要簽署保密承諾書。對掃描設(shè)備來說，也要選擇具有保密資質(zhì)的廠商來供貨。

　　我們選擇掃描設(shè)備以及設(shè)置參數(shù)。根據(jù)不同的檔案，選擇不同的掃描儀，如A4報告應(yīng)選擇平板掃描儀或高拍儀;設(shè)計圖紙應(yīng)選擇大型寬幅掃描儀。圖紙根據(jù)紙質(zhì)分為硫酸紙圖、藍圖和白圖，設(shè)置不同的掃描參數(shù)和儲存格式。如對比度、黑白值、亮度、分辨率等。

　　掃描分辨率是掃描參數(shù)中最重要的一項數(shù)值。該數(shù)值的選擇需要綜合考慮數(shù)字圖像的清晰度以及后期利用方式等因素，分辨率過低會影響圖像的清晰度。而過高則可能增加存儲空間和處理時間。在檔案掃描過程中，我們選擇400dpi，儲存格式為Tif，Tif格式保存圖像的信息更多，便于后期再利用。瀏覽利用情況為PDF格式，如打印利用可調(diào)用Tif格式。

　　第二，紙質(zhì)圖數(shù)字化采集。從檔案實體庫提卷后，對于圖集拆卷校對檔案頁數(shù)，區(qū)分高掃、平掃材料，然后進行數(shù)據(jù)采集。圖紙在檔案采集過程中，要對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄，核對電子文件，完成初步審核。

　　在檔案掃描過程中，如遇破損嚴重的情況，要先修復(fù)破損檔案。在修復(fù)過程中需細心，先除塵去污，輕拭破損邊緣，修復(fù)裂痕。平整頁面，恢復(fù)原貌，細心粘貼，保持檔案完整。

　　第三，專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進行一一對應(yīng)審核。報告核對的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名是否與報告的名稱一一對應(yīng)，報告的頁數(shù)與掃描的電子版頁數(shù)是否相同;工程名稱圖紙核對的標(biāo)準(zhǔn)是，文件名與圖紙上的圖簽上的圖號是否一一對應(yīng)。還要核對每張圖紙內(nèi)容的完整性。

　　第四，確認無誤后完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進行歸納，整理、建立目錄等為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。

　　最后，檔案作為一種重要信息資源，應(yīng)該得到妥善的保管和利用。企事業(yè)單位可以與檔案掃描服務(wù)機構(gòu)進行合作，積極開展本單位的檔案管理變革，提升檔案管理效率，為組織發(fā)展提供更多檔案信息支持。