隨著社會發(fā)展和信息技術(shù)水平的提升，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿足社會大眾的需要。甘肅作為我國歷史較為悠久的省份之一，留存下了許多珍貴的檔歷史檔案，包括紙質(zhì)、建筑等多種類型。另一方面，地處中國西北，是中國自然地理環(huán)境最復(fù)雜多樣的省級行政區(qū)之一。獨特的地理位置為其開辟了獨一無二的發(fā)展道路，不僅有“天下第一雄關(guān)”嘉峪關(guān)、“世界藝術(shù)寶庫”敦煌莫高窟，還擁有我國最早的航天中心——酒泉衛(wèi)星發(fā)射中心，留下許多重要的檔案資源。為了妥善保存和利用檔案信息，甘肅積極開展檔案電子化掃描轉(zhuǎn)型工作。

　　甘肅檔案電子化掃描現(xiàn)狀：

　　第一，社會大眾對檔案電子化掃描管理的認(rèn)識水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時期新形勢下對檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識和有效利用。但是長期以來人們對檔案管理的電子化認(rèn)識具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計算機打印出來就是檔案管理計算機化了;一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個電子文檔便不復(fù)存在了;有些人認(rèn)為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得;

　　第二，檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財富，檔案的保密性與真實性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險。計算機檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計算機系統(tǒng)正的常運行，都需要有相當(dāng)計算機知識的人員來維護，檔案管理人員目前還沒有達到較高的計算機水平，檔案管理的電子化對他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。

　　第三，檔案電子化管理技術(shù)上的問題。檔案的電子化管理對計算機設(shè)備具有極強的依賴性，硬件方面，單機版的需要較高的計算機配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機、網(wǎng)線等的支撐;軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計算機軟件開發(fā)隊伍，經(jīng)過對檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報表統(tǒng)計等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。

　　第四，電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強的法律效力。在查閱檔案或者傳達命令時都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報和會議的通知，對于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，同樣它也不具有很強的法律效力。

　　由此可以看出，甘肅檔案電子化掃描正處于迅速發(fā)展時期，雖然可以為檔案管理工作帶來很大助益，但仍然存在不少問題和阻礙亟待解決。為此，甘肅檔案電子化掃描將加強一下幾個方面的工作建設(shè)：

　　一是要維護電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價值和歷史價值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機密的檔案發(fā)布到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對檔案的方便使用，又做到對檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。

　　二是要強化檔案數(shù)字化建設(shè)隊伍的構(gòu)建進一步改善數(shù)字化隊伍建設(shè)，確保檔案管理質(zhì)量才 能夠滿足檔案數(shù)字化建設(shè)體系的構(gòu)建要求。目前來看，檔案數(shù)字化建設(shè)工作開展過程中人才隊伍構(gòu)建不合理問題十分突出，為了解決該問題需要做好兩個方面的具體工作：一是關(guān)注專業(yè)人才的引進，構(gòu)建長效人才引進管理機制，借助專業(yè)人才引入來實現(xiàn)持續(xù)新鮮血液的補 充，確保隊伍的組織合理性;二是對現(xiàn)階段管理隊伍進 行業(yè)務(wù)培訓(xùn)與升級，可以通過邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家進行專業(yè)技能培訓(xùn)與技術(shù)指導(dǎo)方式來對隊伍進行重構(gòu)，提升人員專業(yè)技能水平，滿足先進管理理念與管理技術(shù)的發(fā)展需求。