紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存?zhèn)洳榈墓膱D紙、信件、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙質(zhì)檔案具有易損壞，無法再生，需要保密等特點，對檔案的保護和修復是檔案工作必須重視的工作和任務(wù)。紙質(zhì)檔案電子化掃描，就是通利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、圖像處理技術(shù)等電子化手段，對傳統(tǒng)的實體紙質(zhì)檔案進行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以數(shù)字形式存在的電子化檔案的過程。隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，全國各地許多機構(gòu)都積極開展紙質(zhì)檔案電子化掃描加工，以提升檔案管理效率。

　　紙質(zhì)檔案電子化掃描所需的主要工具：

　　1. 掃描儀/數(shù)字拍攝儀：用于將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為電子文件的工具。在實際工作中，需要根據(jù)檔案的不同情況，選擇不同的掃描設(shè)備開展工作。

　　2.光學字符識別軟件(OCR)：用于將掃描或拍攝的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文件。

　　3. 電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲、分類、索引和檢索電子檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4. 數(shù)字存儲設(shè)備：包括硬盤、閃存驅(qū)動器、云存儲等，用于存儲電子檔案。

　　5. 數(shù)字簽名工具：用于對電子文檔進行電子簽名，確保文件的真實性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復工具：用于定期備份電子檔案，并在需要時進行恢復。

　　7. 數(shù)據(jù)安全工具：包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，用于保護電子檔案的安全性和機密性。

　　8. 手寫輸入和識別軟件：用于將手寫的文件或筆記數(shù)字化，并進行文字識別。

　　9. 共享和協(xié)作工具：如云存儲平臺、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　紙質(zhì)檔案電子化掃描的意義：

　　第一，更好的保存歷史資料。

　　歷史越悠久的紙質(zhì)檔案價值越高，但鑒于以前的保存手段和保管技術(shù)有限，一些歷史紙質(zhì)檔案可能會出現(xiàn)不同程度的破壞，這是極為可惜的。不過現(xiàn)在有了電子化存儲手段就避免了類似情況的發(fā)生，我們可以通過掃描、攝影等技術(shù)對其提供更好的保護。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，而且歸檔材料易受潮、受損，借助信息電子化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，要想方設(shè)法延長其保存期限。過去的材質(zhì)和現(xiàn)行的紙質(zhì)材料，都難以達到這一目的，但電子化掃描管理，如利用計算機掃描技術(shù)對這些文獻作電子化處理，制作電子副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起來，便可以有效地延長原件的保存時間，以防因長期翻閱造成字跡模糊或破損。

　　第二，提高工作效率，方便了檔案的管理。

　　檔案是一種豐富的信息資源，它記載著社會發(fā)展各歷史時期進展的全過程，匯集著豐富的、各方面的知識，使得檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。電子化管理如利用計算機等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。檔案管理工作的最終目的就是為了更好的利用檔案，紙質(zhì)檔案電子化掃描后，就可以實現(xiàn)足不出戶，在電腦前就可以完成檔案的查找和借閱，省時省力，并且再也不會受到時間的限制，隨時都可以上網(wǎng)查詢需要的檔案資料。網(wǎng)上利用檔案的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入極好的良性循環(huán)之中。

　　第三，為檔案的編研工作提供了數(shù)據(jù)支持。

　　檔案人員可利用已經(jīng)電子化處理過的檔案信息，從繁重的立卷中解脫出來，集中時間和精力致力于檔案與信息資源的開發(fā)和利用工作，進一步開發(fā)檔案資源，快捷地進行文獻匯編、數(shù)據(jù)匯編、專題匯編等各項工作。采用計算機編目檢索技術(shù)、計算機尖端技術(shù)等現(xiàn)代化手段來提高檔案利用效率及減輕檔案管理人員的勞動。也只有檔案工作現(xiàn)代化，才能從根本上解決檔案利用方式、方法與社會利用之間的矛盾，更好地使其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力以服務(wù)于社會發(fā)展。檔案信息資源開發(fā)、利用必須借助于計算機及網(wǎng)絡(luò)來全面提高檔案編研的現(xiàn)代化水平。如何更好的利用計算機技術(shù)在檔案工作中充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價值是以后檔案電子化中的重要課題。