所謂人事檔案，指的是真實(shí)、客觀地記述和反映個(gè)人政治面貌、道德品行、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)等情況的歷史記錄材料;是考察錄用人員的重要基礎(chǔ);也是維護(hù)個(gè)人合法權(quán)益的重要依據(jù)。我國(guó)將人事檔案分為十大類：①履歷材料、②自傳材料、③鑒定、考核材料、④學(xué)歷學(xué)位、職稱、學(xué)術(shù)、培訓(xùn)材料、⑤政審材料、⑥黨團(tuán)材料、⑦獎(jiǎng)勵(lì)材料、⑧處分材料、⑨工資、任免、出國(guó)、會(huì)議材料、⑩其他材料。在人事檔案管理越來越受重視的今天，人事檔案數(shù)字化掃描已成為不少國(guó)企事業(yè)單位組織人事部門的重點(diǎn)工作之一。

　　人事檔案掃描電子化工作開展的注意事項(xiàng)：

　　首先，開展人事檔案數(shù)字化掃描的前提是人事檔案的收集和整理。不少國(guó)企由于人事檔案管理基礎(chǔ)薄弱，長(zhǎng)期存在沒有集中保管員工人事檔案、領(lǐng)導(dǎo)不重視、沒有配備專業(yè)人員等情況，在人事檔案的收集和整理上存在阻力。所以在人事檔案數(shù)字化掃描前，一定要做好各方面的前期準(zhǔn)備工作，確保工作的順利進(jìn)行。

　　然后，就是人事檔案數(shù)字化掃描的硬軟件、人員配備。人事檔案數(shù)字化的順利開展，還離不開人員及各項(xiàng)硬軟件配備。在工作正式開始前，要對(duì)整體工作進(jìn)行時(shí)間和人員的規(guī)劃，采購好符合工作要求的掃描儀、計(jì)算機(jī)、打孔機(jī)、檔案盒等一系列軟硬件設(shè)備，再對(duì)掃描人員進(jìn)行充分的崗前培訓(xùn)，以免耽誤整體的工作時(shí)間規(guī)劃。

　　人事檔案掃描電子化的重要性：

　　第一，提高效率與生產(chǎn)力。人事檔案數(shù)字化的首要優(yōu)勢(shì)在于顯著提高了工作效率和生產(chǎn)力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理往往需要耗費(fèi)大量時(shí)間來查找和整理文件，而數(shù)字化檔案則可以通過簡(jiǎn)單的搜索功能在幾秒鐘內(nèi)找到所需文件。這樣一來，人力資源工作人員可以將更多的時(shí)間和精力投入到更有價(jià)值的工作中，如員工培訓(xùn)和發(fā)展等。

　　第二，節(jié)省空間與成本。數(shù)字化檔案可以大幅減少紙質(zhì)文件的存儲(chǔ)需求，從而節(jié)省辦公空間和成本。紙質(zhì)檔案不僅需要大量的存儲(chǔ)空間，還需要定期進(jìn)行維護(hù)和管理，成本高昂。而數(shù)字化檔案則可以通過云存儲(chǔ)或服務(wù)器存儲(chǔ)，節(jié)省了大量的物理空間和維護(hù)成本。此外，數(shù)字化檔案還可以減少紙張、打印機(jī)、墨水等辦公用品的使用，進(jìn)一步降低成本。

　　第三，增強(qiáng)數(shù)據(jù)安全性。數(shù)據(jù)安全性是人事檔案管理中的一個(gè)關(guān)鍵問題。紙質(zhì)檔案容易受到火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等風(fēng)險(xiǎn)的威脅，而數(shù)字化檔案則可以通過多種技術(shù)手段來保障數(shù)據(jù)的安全性。例如，使用加密技術(shù)、權(quán)限控制、防火墻等措施，可以有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。此外，數(shù)字化檔案還可以定期備份，確保數(shù)據(jù)在意外情況下的可恢復(fù)性。人事檔案數(shù)字化招標(biāo)項(xiàng)目中，安全性也是一個(gè)重要的考量因素，確保檔案在數(shù)字化過程中不受損失。

　　人事檔案掃描電子化的主要程序包括：

　　1.檔案材料清點(diǎn)、簽字出庫。

　　2.檔案拆檢，并按規(guī)定進(jìn)行整理。

　　3.檔案批量掃描。 檔案掃描是紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案的關(guān)鍵步驟。檔案掃描可以使用各種不同的掃描設(shè)備來完成，例如：平板掃描儀、工程掃描儀或鼓式掃描儀。具體使用什么掃描儀將取決于所掃描文件的類型和數(shù)量，以及所需的分辨率和其他因素。原件的掃描與存儲(chǔ)格式應(yīng)完全按照國(guó)家檔案管理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，對(duì)實(shí)際掃描卷數(shù)、每卷的頁數(shù)要做好登記。

　　4.檔案掃描圖像處理。即對(duì)掃描的原圖進(jìn)行糾錯(cuò)、糾偏、高清等處理;如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)掃。

　　5.基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號(hào)、名稱、錄入時(shí)間、頁數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng);然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

　　6.檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

　　7.檔案清點(diǎn)、簽字入庫。入庫的檔案必須按照出庫單逐一清點(diǎn)，不能出現(xiàn)遺漏。

　　8.質(zhì)量要求與驗(yàn)收。

　　最后，電子化的檔案材料必須滿足以下要求：

　　(1)掃描的圖像文件與原件一致并清晰可辯，不存在錯(cuò)、漏、模糊不清的情況;

　　(2)在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢檔案材料;

　　(3)掃描后的檔案材料整理裝訂整齊;原始檔案必須完整歸檔。