檔案是珍貴的歷史記憶和人類遺產(chǎn)，讓檔案資料長(zhǎng)時(shí)間完好保存是檔案管理核心內(nèi)容之一。隨著社會(huì)不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案分類越來(lái)越細(xì)化，涉及的內(nèi)容越來(lái)越豐富，信息量和數(shù)量越來(lái)越大。全國(guó)有數(shù)以萬(wàn)計(jì)的智慧檔案館，其中有許多非常重要的機(jī)要檔案，其歷史和社會(huì)價(jià)值非常高，智慧檔案館解決方案已成為檔案館檔案管理的首要大事。

　　智慧檔案館解決方案

　　一、概述

　　智慧檔案館是指各級(jí)各類檔案館為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)各種網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提供公共檔案信息服務(wù)和共享利用的檔案信息集成管理系統(tǒng)。

　　智慧檔案館總體建設(shè)內(nèi)容主要包括：

　?。?）按照智慧檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求，集成建設(shè)適應(yīng)館藏檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和今后一定時(shí)期內(nèi)數(shù)字檔案增長(zhǎng)規(guī)模的數(shù)據(jù)管理、滿足智慧檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。

　?。?）開發(fā)或應(yīng)用具備“收集、管理、存儲(chǔ)、利用”等功能要求的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。

　?。?）全面推進(jìn)館藏?cái)?shù)字檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，優(yōu)先建立館藏檔案的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，逐步進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，積極推進(jìn)電子文件的接收和管理，建立各類數(shù)字檔案資源庫(kù)群。

　?。?）應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和相關(guān)管理手段，保證數(shù)字檔案信息資源的可靠可信和長(zhǎng)期可用，減少數(shù)字檔案對(duì)軟硬件的依賴性，從而使數(shù)字檔案具備傳統(tǒng)檔案所具有的原始性、憑證性和長(zhǎng)期可讀性。其中，數(shù)字檔案信息資源建設(shè)、提供檔案信息利用和社會(huì)共享服務(wù)，是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，應(yīng)分階段推進(jìn)，有步驟實(shí)現(xiàn)。

　?。?）運(yùn)用多種技術(shù)手段，針對(duì)不同利用對(duì)象，通過(guò)不同渠道，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源分層共享，方便、快捷滿足各類用戶利用需求。

　?。?）配套建設(shè)智慧檔案館保障體系，確保智慧檔案館系統(tǒng)安全和數(shù)字檔案信息安全。

　　二、管理系統(tǒng)功能要求

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備“收集、管理、保存、利用”四項(xiàng)基本業(yè)務(wù)功能，以及用戶權(quán)限管理、系統(tǒng)目志管理、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)及其數(shù)據(jù)安全維護(hù)等功能。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)當(dāng)采取必要措施保證館藏?cái)?shù)字檔案信息，特別是由電子文件歸檔形成的電子檔案信息的可靠和可用。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)功能可以根據(jù)信息化發(fā)展和檔案管理的要求而有所側(cè)重并不斷拓展。

　　2.1功能收集

　　系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備接收立檔單位產(chǎn)生的電子文件及其元數(shù)據(jù)、對(duì)傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化和采集重要數(shù)字信息資源等功能。

　?。?）系統(tǒng)能夠根據(jù)相關(guān)要求接收立檔單位產(chǎn)生的各類電子文件及其元數(shù)據(jù)，并在建立一整套接收機(jī)制基礎(chǔ)上，保證接收過(guò)程責(zé)權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證數(shù)字檔案的真實(shí)、完整、可用。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供選擇在線接收和脫機(jī)接收方式。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)能對(duì)在線或離線接收的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性驗(yàn)證。

　?。?）系統(tǒng)應(yīng)具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信息資源的采集功能。

　　2.2管理功能

　　系統(tǒng)能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行整理、比對(duì)、分類、著錄、掛接、鑒定、檢索、統(tǒng)計(jì)等操作，使無(wú)序信息有序化，并實(shí)施有效控制。系統(tǒng)應(yīng)能：

　?。?）按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)到系統(tǒng)中，或根據(jù)管理要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。

　　（2）過(guò)濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號(hào)。

　?。?）對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作。目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫(kù)掛接方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，將來(lái)不排除使用新的技術(shù)方法對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行有效管理。

　?。?）輔助人工完成檔案的開放鑒定工作。

　?。?）對(duì)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長(zhǎng)期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包。

　?。?）對(duì)檔案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、顯示或打印輸出所需各類檔案信息。

　?。?）輔助完成館藏實(shí)體檔案編目（著錄、標(biāo)引）、整理、出入庫(kù)房管理等工作。

　?。?）定制檔案業(yè)務(wù)流程或進(jìn)行流程再造。

　　2.3保存功能

　　系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案長(zhǎng)久的安全保存，包括兩方面的要求，一是長(zhǎng)久保存策略的確定，二是存儲(chǔ)架構(gòu)選擇。

　　2.4利用功能

　　數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案信息的利用需求和網(wǎng)絡(luò)條件，分別通過(guò)公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等建立利用窗口。系統(tǒng)應(yīng)能實(shí)現(xiàn)檔案查詢、資源發(fā)布、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計(jì)分析等功能。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)：

　?。?）能夠運(yùn)用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺(tái)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確、全面的利用查詢要求。

　?。?）能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或特定載體發(fā)布檔案信息和信息資源共享。

　?。?）能夠輔助進(jìn)行檔案信息智能編研、深度挖掘。

　?。?）能夠?yàn)闄n案管理者和利用者提供在線交流平臺(tái)、遠(yuǎn)程指導(dǎo)、遠(yuǎn)程教育。

　?。?）能夠輔助開展數(shù)字檔案的增值服務(wù)。

　?。?）能夠進(jìn)行檔案利用訪問量統(tǒng)計(jì)、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作。

　?。?）能夠?qū)τ脩簟?shù)據(jù)項(xiàng)、功能組件進(jìn)行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進(jìn)行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護(hù)工作。

　　三。數(shù)字檔案資源建設(shè)

　　數(shù)字檔案資源建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的核心內(nèi)容，也是一項(xiàng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)工作。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫(kù)等內(nèi)容。

　　3.1電子文件接收

　　應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案接收范圍，建立電子文件接收進(jìn)館制度和機(jī)制，配備必要的技術(shù)手段，從源頭上保證數(shù)字檔案信息的真實(shí)、完整、可用。為了保證有價(jià)值的數(shù)字檔案資源接收進(jìn)館，從智慧檔案館建設(shè)開始。

　　就應(yīng)按照智慧檔案館功能要求，研究確定電子文件接收范圍、標(biāo)準(zhǔn)和方法。加強(qiáng)對(duì)電子文件形成及其整理、歸檔、移交的監(jiān)督指導(dǎo)，包括確定歸檔范圍規(guī)范、進(jìn)行質(zhì)量檢查、開展技術(shù)服務(wù)等。

　　3.2檔案數(shù)字化

　　傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個(gè)重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到檔案保管、保護(hù)、整理、鑒定、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要高度重視檔案整理、鑒定、保護(hù)等基礎(chǔ)工作，為數(shù)字化工作提供高質(zhì)量的來(lái)源。

　　數(shù)字化加工一般采取自主加工和委托加工兩種方式進(jìn)行。自主加工是檔案館自行配備數(shù)字化加工設(shè)備，自行組織人力開展數(shù)字化加工。這一模式適用于少量重要、核心檔案的數(shù)字化加工。委托加工是將應(yīng)數(shù)字化的檔案，委托專業(yè)公司實(shí)施加工。這一模式效率相對(duì)較高，投資相對(duì)節(jié)省，普遍適用于各類檔案的數(shù)字化加工。

　　3.3資源整理

　　在對(duì)信息資源進(jìn)行有序、有效管理之前，必須進(jìn)行整理，包括分類、價(jià)值鑒定、開放審查等。在智慧檔案館建設(shè)中，可以參照傳統(tǒng)載體檔案的分類、排序方式，結(jié)合數(shù)字檔案信息的特點(diǎn)，確定數(shù)字檔案信息的合理分類方案，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案信息的有效控制。

　　3.4數(shù)字檔案資源庫(kù)

　　運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其相關(guān)技術(shù)設(shè)備管理數(shù)字檔案信息，當(dāng)前一般采取數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)方法進(jìn)行。檔案資源庫(kù)一般包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)或元數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)容數(shù)據(jù)集等。目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是數(shù)字檔案資源管理的基礎(chǔ)，它是將反映數(shù)字檔案特征的規(guī)范數(shù)據(jù)，依照一定的字段要求存入計(jì)算機(jī)中，通過(guò)系統(tǒng)的排序等處理，形成由計(jì)算機(jī)檢索的目錄數(shù)據(jù)體系。

　　目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立的方式主要有兩種基本途徑，一是通過(guò)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化采集的檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，一般是通過(guò)人工錄入建庫(kù)方式建立；二是通過(guò)接收電子文件方式形成的數(shù)字檔案。

　　一般通過(guò)檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)采集生成或從數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)庫(kù)中提取而形成，經(jīng)過(guò)數(shù)據(jù)整理規(guī)范審核與補(bǔ)充完善后建立。保存數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)是保證數(shù)字檔案可靠和可用的一項(xiàng)重要措施。元數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)按照數(shù)字檔案元數(shù)據(jù)采集規(guī)范要求建立。

　　元數(shù)據(jù)采集方式主要是通過(guò)對(duì)電子文件或數(shù)字檔案的背景、結(jié)構(gòu)和管理過(guò)程信息進(jìn)行自動(dòng)生成和適當(dāng)人工添加而形成。內(nèi)容數(shù)據(jù)集是數(shù)字檔案資源建設(shè)的主體，它是通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等技術(shù)方法將檔案全文按照一定的分類、排序方式排列形成的集合。

　　內(nèi)容數(shù)據(jù)一般通過(guò)與目錄數(shù)據(jù)掛接方式實(shí)施有效管理，隨著信息技術(shù)，特別是檢索技術(shù)的發(fā)展，將來(lái)也會(huì)采用其他技術(shù)方法對(duì)內(nèi)容數(shù)據(jù)進(jìn)行有效管理。對(duì)于由電子文件歸檔形成的電子檔案，其內(nèi)容數(shù)據(jù)還應(yīng)與其元數(shù)據(jù)建立持久有效的聯(lián)系，防止非法修改，采取技術(shù)措施，確保其可靠和可用。

　　四、安全保障體系建設(shè)

　　安全保障體系建設(shè)是智慧檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，智慧檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。安全保障體系建設(shè)主要通過(guò)兩方面途徑實(shí)現(xiàn)。

　　一是按照信息安全等級(jí)保護(hù)的要求，采用相應(yīng)安全保障技術(shù)方法，配備必要的軟硬件設(shè)施。智慧檔案館系統(tǒng)集成商應(yīng)具備相應(yīng)的保密資質(zhì)，并嚴(yán)格按照有關(guān)安全保密規(guī)范要求進(jìn)行項(xiàng)目設(shè)計(jì)、系統(tǒng)開發(fā)和項(xiàng)目施工。

　　建設(shè)、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的檔案信息安全保密工作。二是建立健全智慧檔案館安全管理制度，并嚴(yán)格遵照實(shí)施。

　　智慧檔案館系統(tǒng)安全隱患包括數(shù)據(jù)竊聽、電磁泄漏、電力中斷、載體損壞、自然災(zāi)害、非法訪問、計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊、系統(tǒng)超負(fù)載、假冒身份、權(quán)限擴(kuò)散、數(shù)據(jù)篡改、操作失誤等，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的技術(shù)措施和管理手段應(yīng)對(duì)這些安全隱患。

　　應(yīng)當(dāng)高度重視數(shù)字化加工、電子文件接收等過(guò)程中的安全保密管理工作。同時(shí)應(yīng)當(dāng)制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

　　智慧檔案館建設(shè)公司

　　智慧檔案館建設(shè)公司：智慧檔案館結(jié)合檔案管理實(shí)際需求，對(duì)電子檔案和實(shí)體檔案進(jìn)行同步管理，高度集成檔案出入庫(kù)管理系統(tǒng)、館庫(kù)環(huán)境管理系統(tǒng)、館庫(kù)安防告警系統(tǒng)、人員出入管理系統(tǒng)等四大系統(tǒng)。

　　各系統(tǒng)數(shù)據(jù)相互共享、既獨(dú)立運(yùn)行又互相協(xié)作聯(lián)動(dòng)運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)智慧檔案感知、協(xié)同處置功能；實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體的智能化識(shí)別、定位、跟蹤、監(jiān)控；實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案館建筑、智能密集架、恒溫恒濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備、紅外防盜設(shè)備、出入門禁設(shè)備、視頻監(jiān)控設(shè)備等智能化檢測(cè)、評(píng)價(jià)和即時(shí)處理；實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作者、檔案實(shí)體、檔案建筑設(shè)備及檔案利用者之間的全面感知，起到優(yōu)化資源配置的作用，使實(shí)體檔案的價(jià)值得以被最大化開發(fā)利用。

　　與此同時(shí)，智慧檔案館還擁有檔案安全、環(huán)境管理、庫(kù)房安全、遠(yuǎn)程控制四大體系，加上虛擬3D庫(kù)房展示，檔案電子化加工系統(tǒng)等功能。

　　完善的檔案安全體系

　　智慧檔案館集成RFID技術(shù)，通過(guò)視頻監(jiān)控一起保障實(shí)體檔案安全，檔案非法出入庫(kù)時(shí)自動(dòng)報(bào)警并通知管理人員。通過(guò)數(shù)據(jù)加密傳輸，防止非法入侵、結(jié)合防火墻等其它軟、硬件設(shè)備及技術(shù)手段，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。

　　創(chuàng)新的環(huán)境管理體系

　　平臺(tái)配置溫度、濕度、空氣質(zhì)量等傳感設(shè)備，環(huán)境數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)采集、自動(dòng)展示。同時(shí)配置恒溫恒濕凈化設(shè)備，在溫度、濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境數(shù)據(jù)超標(biāo)時(shí)，自動(dòng)控制相關(guān)設(shè)備工作，保障庫(kù)房環(huán)境。

　　先進(jìn)的庫(kù)房安全體系

　　平臺(tái)配置視頻監(jiān)控、紅外檢測(cè)、門禁管理設(shè)備，通過(guò)本平臺(tái)統(tǒng)一管理調(diào)度，異常情況時(shí)，以系統(tǒng)提示、聲光、短信多種方式實(shí)時(shí)通知，報(bào)警位置視頻監(jiān)控設(shè)備自動(dòng)進(jìn)行抓拍并保存視頻圖像，實(shí)現(xiàn)24小時(shí)自動(dòng)布防，對(duì)跟隨人員進(jìn)行記錄，實(shí)時(shí)跟蹤，并發(fā)出告警，從而保障檔案館的安全。

　　便攜的遠(yuǎn)程控制體系

　　檔案館內(nèi)的設(shè)備比較多，工作人員有時(shí)離開后忘記關(guān)閉的情況也是時(shí)有發(fā)生的事情，這樣不但浪費(fèi)電能而且也會(huì)影響檔案的保存環(huán)境。通過(guò)管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程把館內(nèi)的燈光關(guān)掉既方便又節(jié)能，同時(shí)達(dá)到保護(hù)檔案館室內(nèi)環(huán)境的目的。

　　虛擬3D庫(kù)房展示

　　智慧檔案館通過(guò)圖像化的方式，直觀的展示檔案數(shù)量、狀態(tài)，庫(kù)房與設(shè)備狀態(tài)。大大提高了管理效率。通過(guò)虛擬庫(kù)房使用圖表等多種方式實(shí)時(shí)展示庫(kù)房的實(shí)時(shí)環(huán)境數(shù)據(jù)(溫度，濕度，空氣質(zhì)量等)。

　　檔案電子化加工系統(tǒng)

　　支持TWIN、ISIS高掃模塊，可直接連接各種高速掃描儀。通過(guò)OCR模塊相結(jié)合，可輕松實(shí)現(xiàn)檔案文檔的快速自動(dòng)錄入、相關(guān)圖像優(yōu)化處理，自動(dòng)建立索引?？蓪?duì)掃描后電子檔案進(jìn)行OCR識(shí)別形成文本文件，標(biāo)準(zhǔn)字體識(shí)別率可達(dá)99%，用于檔案的快速檢索。

　　既滿足企業(yè)對(duì)電子檔案的業(yè)務(wù)管理需要，也滿足檔案館對(duì)實(shí)體檔案的業(yè)務(wù)管理需求。使檔案新資源的系統(tǒng)利用狀況及檔案管理系統(tǒng)功能可以滿足新形勢(shì)下檔案工作的應(yīng)用需要，推動(dòng)檔案工作水平再上新臺(tái)階，全面支撐和服務(wù)企業(yè)發(fā)展。