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數(shù)字檔案館建設(shè)遵循數(shù)字檔案館的組成結(jié)構(gòu),依照“自下而上”的建設(shè)順序,其應(yīng)用、服務(wù)建設(shè)是核心。
以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)示例,一般分為檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò),安全起見,網(wǎng)絡(luò)間的“物理隔離”必須考慮。數(shù)字檔案館網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及用戶群包括辦公自動(dòng)化及應(yīng)用服務(wù)器集群、客戶端、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用群集,數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)設(shè)備及用戶群包括進(jìn)館單位用戶、VPN網(wǎng)絡(luò)部分、Web服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用群集、備份服務(wù)器等。
硬件基礎(chǔ)共有數(shù)字化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、輸出設(shè)備四類,優(yōu)秀的數(shù)字檔案館必須支持海量存儲(chǔ)的檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)和支持大規(guī)模并發(fā)用戶的訪問服務(wù)管理系統(tǒng)。數(shù)字化設(shè)備包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī),網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包括交換機(jī)、防火墻、路由器,存儲(chǔ)設(shè)備包括磁盤陣列、移動(dòng)硬盤、光盤磁帶,輸出設(shè)備包括彩色打印機(jī)、播放器。
智慧檔案館建設(shè)的基本思路
01滿足檔案長(zhǎng)期保存和長(zhǎng)期增長(zhǎng)的需求
《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》第二章規(guī)定,新建檔案館規(guī)模應(yīng)滿足現(xiàn)存和今后30年應(yīng)進(jìn)館檔案、資料的數(shù)量之和的需求;
02、滿足檔案存儲(chǔ)安全和存儲(chǔ)環(huán)境的需求
《檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估指標(biāo)體系》指出,應(yīng)遵循安全第一、預(yù)防為主、突出重點(diǎn)的原則,從館庫(kù)安全、設(shè)施設(shè)備安全、檔案實(shí)體安全、檔案信息安全、和人員安全等方面著手,最大限度的確保檔案安全(檔案庫(kù)房十防和數(shù)字檔案系統(tǒng)十防);
03、滿足數(shù)字檔案館建設(shè)和測(cè)評(píng)的需求
《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》提出,數(shù)字檔案館是指各級(jí)各類檔案為適應(yīng)信息社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用的需求,運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理、服務(wù)和利用的信息集成管理系統(tǒng)。是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作任務(wù),需要達(dá)到《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》的要求;
04、滿足發(fā)展綠色智慧檔案館的需求
《檔案庫(kù)房技術(shù)管理》第六章指出,智慧檔案館是智慧城市背景下檔案館進(jìn)化發(fā)展的高級(jí)形態(tài),要與四大核心技術(shù)融合:與智能樓宇的融合、與物聯(lián)網(wǎng)的融合、與云計(jì)算融合、與大數(shù)據(jù)融合;
智慧檔案館主要建設(shè)內(nèi)容
01、檔案庫(kù)房的建設(shè)
實(shí)體檔案存儲(chǔ)空間、環(huán)境和保障體系的建設(shè),從庫(kù)房類型、庫(kù)房空間、檔案裝具、檔案庫(kù)房十防建設(shè)(防有害氣體、防非法入侵、防火、防潮、防水、防塵、防有害微生物、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光)、監(jiān)管控平臺(tái)及保障體系建設(shè)等方面入手,建設(shè)安全、可靠、充足的檔案庫(kù)房;
02、數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)
基于三網(wǎng)平臺(tái)的數(shù)字化檔案收集、管理、存儲(chǔ)、利用業(yè)務(wù)體系建設(shè),依據(jù)《數(shù)字檔案館系統(tǒng)評(píng)測(cè)辦法》,從主機(jī)房、三網(wǎng)平臺(tái)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、管理體系、利用通道、數(shù)字化加工、檔案資源體量和管理等方面入手,打造可以滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的對(duì)檔案信息資源管理、利用需求的高效數(shù)字化檔案系統(tǒng);
03、服務(wù)、業(yè)務(wù)、技術(shù)用房建設(shè)
服務(wù)用房:
公共場(chǎng)所:服務(wù)大廳、接待室、查閱登記室、目錄室、休息室
閱覽服務(wù):開放檔案閱覽室、未開放檔案閱覽室、微縮檔案閱覽室、音像檔案閱覽室、現(xiàn)行文件閱覽室、現(xiàn)行文件保管室
展覽區(qū)域:展覽廳、報(bào)告廳
業(yè)務(wù)和技術(shù)用房:
中心控制室:調(diào)度指揮中心、監(jiān)控中心、消控室
接收檔案用房:接收室、除塵室、消毒室
整理編目用房:整理室、編目室、修史編志室、展覽加工制作室、出版發(fā)行室
保護(hù)技術(shù)用房:去酸室、理化試驗(yàn)室、檔案有害生物防治室、裱糊修復(fù)室、裝訂室、仿真復(fù)制室
翻拍洗印用房:翻拍室、沖洗室、印像放大室、水洗烘干室、翻版膠印室,其中翻拍室和沖洗室可與縮微用房的縮微攝影室和沖洗處理室合用
微縮技術(shù)用房:資料編排室、縮微攝影室(分大型機(jī)室和小型機(jī)室)、沖洗處理室、配藥和化驗(yàn)室、質(zhì)量檢測(cè)室、校對(duì)編目室、拷貝復(fù)印室、放大還原室、備品庫(kù)
音像檔案技術(shù)用房:音像檔案技術(shù)處理室、編輯室
信息化技術(shù)用房:中心機(jī)房、電子檔案接收室、電子文件采集室、數(shù)字化用房(數(shù)字化用房由檔案前期處理室、紙質(zhì)檔案掃描室、其他載體檔案數(shù)字化室、數(shù)字化質(zhì)量檢測(cè)室、檔案中轉(zhuǎn)室)
智慧檔案館建設(shè)目標(biāo)
01、五位一體
2009年10月,國(guó)家檔案局在上海召開的全國(guó)檔案館工作會(huì)議上明確提出,下一個(gè)十年要“能力把各級(jí)國(guó)家檔案館建設(shè)成為五位一體的公共檔案館,”實(shí)現(xiàn)檔案館事業(yè)的跨越式發(fā)展。(檔案安全保管中心、愛國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心)
02、萬網(wǎng)業(yè)務(wù)平臺(tái)
《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》面向不同對(duì)象、立足現(xiàn)有不同網(wǎng)絡(luò),構(gòu)建三個(gè)服務(wù)平臺(tái)?;诰钟蚓W(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)的檔案收集、管理、存儲(chǔ)、利用業(yè)務(wù)平臺(tái),三網(wǎng)物理隔離。
03、達(dá)到相關(guān)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)要求,通過國(guó)家評(píng)測(cè)
通過國(guó)家數(shù)字化檔案館體系測(cè)試,力爭(zhēng)達(dá)到“國(guó)家示范數(shù)字檔案館”標(biāo)準(zhǔn);通過國(guó)家檔案館安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系測(cè)試。
數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容包括
數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、保障體系建設(shè),需要機(jī)關(guān)檔案部門、信息化部門、業(yè)務(wù)部門和保密部門共同參與實(shí)施。數(shù)字檔案館建設(shè)主要包括:
1.按照數(shù)字檔案館基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、主要技術(shù)路線與軟硬件配置基本要求,建設(shè)適應(yīng)未來一定時(shí)期數(shù)字檔案資源管理要求、滿足數(shù)字檔案館各項(xiàng)管理與服務(wù)需求的基礎(chǔ)設(shè)施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
2.開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案管理各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化。
3.嚴(yán)格遵循標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,全面進(jìn)行傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換,積極推進(jìn)電子文件歸檔和電子檔案管理,全面推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)。應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和手段,保證數(shù)字檔案資源真實(shí)、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。
4.根據(jù)數(shù)字檔案室建設(shè)要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應(yīng)急處置等各項(xiàng)規(guī)章制度,明確要求和權(quán)限,確保數(shù)字檔案資源的規(guī)范管理,保證數(shù)字檔案室運(yùn)行順暢。
5.加大人オ建設(shè)力度,通過培訓(xùn)或引進(jìn)人オ,為數(shù)字檔案室的建設(shè)和運(yùn)行儲(chǔ)備既通曉信息技術(shù),又精通信息資源管理、知識(shí)管理的人才。
歸納來說,數(shù)字檔案室建設(shè)內(nèi)容可以概括為基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字檔案資源、保障體系四項(xiàng)基本建設(shè)(見圖1-3)。
1.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
完善的基礎(chǔ)設(shè)施是數(shù)字檔案室建設(shè)的前提和基礎(chǔ)?;A(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施、系統(tǒng)硬件、基礎(chǔ)軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設(shè)備五方面內(nèi)容。鼓勵(lì)依托機(jī)關(guān)信息化基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)行數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。
已經(jīng)具備相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的,要按照數(shù)字檔案館建設(shè)要求進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。要特別重視在信息安全和方便管理方面對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施提出的設(shè)置要求,確保檔案信息資源安全并方便檔案人員履行管理職責(zé)。
2.應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)
從現(xiàn)實(shí)看,應(yīng)用系統(tǒng)是目前數(shù)字檔案室建設(shè)的短板。機(jī)關(guān)傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)大多基于輔助紙質(zhì)檔案及其數(shù)字化副本管理的需求開發(fā)設(shè)計(jì),管理對(duì)象為目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像等,功能相對(duì)簡(jiǎn)單。數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)要求與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相銜接,能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件歸檔與有效管理,并在開發(fā)和利用上有著更高的需求。這使得二者無論在設(shè)計(jì)思路還是功能架構(gòu)上都區(qū)別甚大。
數(shù)字檔案室要求參照《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 29194-2012),設(shè)置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲(chǔ)、數(shù)字簽名、檢素、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、處置、格式轉(zhuǎn)換、命名、移交、審計(jì)、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能。
集成管理各門類數(shù)字檔案資源,為電子文件的真實(shí)、完整、可靠與可用提供首要保障??紤]到傳統(tǒng)檔案管理軟件擴(kuò)展困難、體驗(yàn)較差,應(yīng)用系統(tǒng)能夠靈活擴(kuò)展、簡(jiǎn)單易用也是非常必要的。
3.數(shù)字檔案資源建設(shè)
數(shù)字檔案資源建設(shè)是數(shù)字檔案室建設(shè)的重中之重?!吨改稀凡皇菑碾娮游募芾砹鞒痰慕嵌纫?guī)范數(shù)字檔案資源,而是通過規(guī)范電子文件命名(檔號(hào)編制)、文件格式與品質(zhì)、元數(shù)據(jù)要求等關(guān)鍵要素實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的規(guī)范管理。
(1)電子文件命名
《指南》推薦使用檔號(hào)為電子文件統(tǒng)一命名。在數(shù)字檔案館建設(shè)中,檔號(hào)體現(xiàn)整理規(guī)則,是反映電子文件之間有機(jī)結(jié)構(gòu)和歷史聯(lián)系的一條重要紐帶。不同門類的電子文件無論處在哪個(gè)管理流程、存儲(chǔ)于哪個(gè)邏輯位置,都能通過檔號(hào)簡(jiǎn)單區(qū)分并明確相互關(guān)系。
(2)文件格式與品質(zhì)
文件格式是關(guān)系電子文件長(zhǎng)期保存的重要因素,也是保障電子文件真實(shí)、完整、可靠與可用的重要指標(biāo)。文件品質(zhì)雖然與電子文件長(zhǎng)期保存關(guān)系不大,但直接反映電子文件的質(zhì)量,并與電子文件的開發(fā)、利用關(guān)系密切?!吨改稀穼?duì)文書、照片、錄音、錄像的保存格式做出了限定性規(guī)定,并結(jié)合實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)確定了照片、錄音、錄像品質(zhì)的最低要求。
(3)元數(shù)據(jù)
元數(shù)據(jù)是描述文件的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其管理過程的數(shù)據(jù)。到目前為止,元數(shù)據(jù)仍然是保障電子文件真實(shí)性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同數(shù)字簽名、時(shí)間等技術(shù)相比。
元數(shù)據(jù)對(duì)運(yùn)行系統(tǒng)或第三方支持依賴性不強(qiáng),在后續(xù)費(fèi)用上也有相當(dāng)?shù)膬?yōu)勢(shì),因而對(duì)電子文件長(zhǎng)期保存來說意義重大。除此之外,完善的元數(shù)據(jù)信息量大,能為電子文件的開發(fā)和利用提供無限的可能,有助于創(chuàng)造性發(fā)揮數(shù)字檔案資源的作用。
目前檔案行業(yè)只有文書類、照片類兩項(xiàng)元數(shù)據(jù)規(guī)范,《指南》結(jié)合各地實(shí)踐還提出了錄音、錄像的基本元數(shù)據(jù)項(xiàng)目,具體執(zhí)行時(shí)可以以此為參考制定本地的元數(shù)據(jù)方案。如有新的元數(shù)據(jù)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)布,也可以直接對(duì)照適用??紤]到實(shí)現(xiàn)可能性,《指南》規(guī)定了元數(shù)據(jù)的最低數(shù)量,既便于操作又留足余地。
(4)電子文件歸檔范圍和保管期限
數(shù)字檔案室目前沿用傳統(tǒng)檔案歸檔范圍和保管期限,但考慮到電子文件數(shù)量增加對(duì)成本影響相對(duì)較少,可以考慮適當(dāng)調(diào)整電子文件歸檔范圍與保管期限。
(5)電子文件的整理
電子文件一般參照傳統(tǒng)整理方法進(jìn)行整理,如有適用電子文件整理的國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)當(dāng)優(yōu)先按照該標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。比如文書類電子文件的整理應(yīng)按照《歸檔文件整理規(guī)劃》(DA/T22-2015)執(zhí)行。
(6)版面格式要求
版面格式要求是針對(duì)文書類電子文件提出的獨(dú)有要求。強(qiáng)調(diào)版面格式的意義在于一方面可以在一定程度上繼承、延續(xù)紙質(zhì)檔案的可信性,另一方面也可以借助規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公自動(dòng)化流程保障電子文件的真實(shí)性。
4.保障體系建設(shè)
保障體系建設(shè)包括經(jīng)費(fèi)、制度、人オ三方面內(nèi)容。數(shù)字檔案館建設(shè)需要足夠支撐建設(shè)和運(yùn)行的經(jīng)費(fèi),需要既通曉信息技術(shù),又懂信息資源管理、知識(shí)管理的人才,需要包含電子文件管理工作流程、電子檔案的管理、備份、應(yīng)急處置等各項(xiàng)內(nèi)容的制度要求,要有計(jì)劃、有步驟地加以解決。
單就人才建設(shè)來說,應(yīng)先從管理體制入手,建立檔案、信息、技術(shù)部門協(xié)作機(jī)制,以部門協(xié)作彌補(bǔ)人才的不足,從長(zhǎng)遠(yuǎn)來說,就要加大人才建設(shè)力度,通過培訓(xùn)或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室提供人才保障。
需要明確的是,保障體系建設(shè)作為數(shù)字檔案室建設(shè)的組成部分,與其他建設(shè)內(nèi)容相輔相成、相互促進(jìn),需要在建設(shè)中同步發(fā)展和進(jìn)步,不能將保障體系建設(shè)僅僅作為開展其他建設(shè)的條件去對(duì)待。
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