科技檔案管理方法：科技檔案主要保存的是在科學(xué)研究和生產(chǎn)過程中的形成的具有一定價(jià)值的材料以及聲像資料等，記錄了科學(xué)項(xiàng)目的研究步驟、研究重點(diǎn)以及最終所取得的研究成果?？萍紮n案具有專業(yè)技術(shù)性、成套性、多樣性等特點(diǎn)，它既不同于文書檔案、專門檔案，也不同于科技文件和科技資料，因此需要有不同于普通檔案管理的專門工作方法。

　　總的來說，科技檔案管理也是一門技術(shù)活，對(duì)工作人員有著很高的專業(yè)技能要求，它要求遵循各類科技檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，按照一定的原則、方法和科學(xué)的程序，完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地保管好科技檔案，及時(shí)、充分地開發(fā)利用科技檔案信息。

　　而檔案數(shù)字化則是通過利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，是提升檔案管理工作質(zhì)量的重要手段。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理模式暴露出的問題愈發(fā)突顯，主要表現(xiàn)為人才儲(chǔ)備不足、基礎(chǔ)條件不完善、管理制度不健全，檔案資源低數(shù)字化、低信息化、低智能化現(xiàn)象已跟不上信息化時(shí)代發(fā)展的步伐。

　　推進(jìn)檔案數(shù)字化，使檔案信息在短時(shí)間內(nèi)高效、準(zhǔn)確被獲取，是提高檔案管理效率、推進(jìn)檔案工作轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，這也是順應(yīng)檔案信息化發(fā)展趨勢(shì)的必然舉措。

　　科技檔案管理的基本原則和要求

　　集中統(tǒng)一為科技檔案管理的基本原則。通過科學(xué)地管理科技檔案，不僅有利于確?？萍紮n案信息資料的完整性，而且有利于充分地發(fā)揮出科技檔案的價(jià)值。

　　“四同步”乃是科技檔案管理工作的要求，具體內(nèi)容包括：

　　下達(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出科研文件材料要求同步；

　　檢查計(jì)劃進(jìn)度與檢查科研文件材料的累積情況同步；

　　驗(yàn)收、鑒定科研成果與驗(yàn)收、鑒定相關(guān)科技檔案材料同步；

　　申報(bào)、登記和評(píng)審、獎(jiǎng)勵(lì)科技成果等與檔案部門出示的信息資料同步。

　　此外，還可參照國(guó)家相關(guān)部委或單位出臺(tái)的多種檔案標(biāo)準(zhǔn)和條文，例如《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T 28-2002）、《中國(guó)科學(xué)院基本建設(shè)項(xiàng)目檔案建檔規(guī)范》（科發(fā)辦字〔2015〕176號(hào)）等等。

　　推進(jìn)檔案數(shù)字化管理的思路

　　1、加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)

　　檔案管理工作人員的整體素質(zhì)對(duì)于檔案管理質(zhì)量具有重要的影響。然而，當(dāng)前科技檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)并不高，不能夠較為有效地完成檔案管理工作。

　　主要原因如下，一是檔案管理人員多為年齡較大的老員工，其應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理的工作能力偏低；

　　二是科技檔案部門也有一些年輕的檔案管理人員，但是他們多不是檔案管理專業(yè)的，專業(yè)工作水平較低。

　　三是部分檔案管理工作由兼職人員進(jìn)行，這些兼職人員的工作能力不太高。加上，兼職人員流動(dòng)性較大，不能夠保證檔案管理工作的連續(xù)性。

　　因此，有必要通過開展培訓(xùn)的方法，增長(zhǎng)科技檔案管理人員在檔案管理工作方面的知識(shí)。在科技技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，需要對(duì)他們進(jìn)行關(guān)于計(jì)算機(jī)技術(shù)方面的培訓(xùn)工作，保證他們充分地利于現(xiàn)代化管理手段開展的檔案管理工作。

　　2、改善檔案數(shù)字化基礎(chǔ)條件

　　檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的完善程度關(guān)系著檔案管理工作與時(shí)代接軌的步伐。首先，檔案主管部門應(yīng)高度重視檔案數(shù)字化經(jīng)費(fèi)申報(bào)工作，保障必要經(jīng)費(fèi)投入，包括可存儲(chǔ)電子設(shè)備、服務(wù)器、報(bào)警監(jiān)控設(shè)施、消毒系統(tǒng)等，提升檔案資料的防火防潮能力，保證檔案的完整性。

　　其次，多措并舉增強(qiáng)檔案數(shù)字化工作對(duì)人才的吸引力度，針對(duì)非科班出身檔案從業(yè)人員對(duì)檔案數(shù)字化技能欠缺現(xiàn)象，可新開辟人才引進(jìn)思路，如公開競(jìng)聘、公開招標(biāo)、外包等形式吸引復(fù)合型人才加入檔案數(shù)字化工作隊(duì)伍中，指導(dǎo)、督促、推動(dòng)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

　　3、健全、完善科技檔案數(shù)字化管理制度

　　檔案數(shù)字化管理工作離不開制度支撐，制度化和規(guī)范化管理制度是檔案工作得以順利開展的重要保障，檔案部門應(yīng)從檔案數(shù)字化管理的需求出發(fā)，結(jié)合組織結(jié)構(gòu)、工作需求制定配套的檔案管理制度，做到明確檔案數(shù)字化管理內(nèi)容、明確各級(jí)管理人員責(zé)權(quán)、明確獎(jiǎng)懲措施，并實(shí)時(shí)結(jié)合工作實(shí)際不斷完善管理制度，優(yōu)化工作流程，增強(qiáng)管理人員責(zé)任意識(shí)，以便提升檔案數(shù)字化管理工作實(shí)效，順應(yīng)數(shù)字化發(fā)展大趨勢(shì)。

　　科技類檔案管理細(xì)則（僅供參考）

　　1、總則

　　1.1為了健全公司科學(xué)技術(shù)檔案工作（以下簡(jiǎn)稱科技檔案），完整地保存和科學(xué)地管理、利用科技檔案，以適應(yīng)公司生產(chǎn)、科學(xué)技術(shù)研究和基本建設(shè)工作的需要，充分發(fā)揮科技檔案的作用。依據(jù)國(guó)家、行業(yè)關(guān)于科技檔案管理的有關(guān)規(guī)定要求，結(jié)合公司的具體情況制定本制度。

　　1.2科技檔案是指在科學(xué)技術(shù)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)（以下簡(jiǎn)稱科研、生產(chǎn)、基建）等活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值，并按照一定的歸檔制度，作為真實(shí)的歷史記錄集中保存起來的圖紙、文字材料、計(jì)算材料、照片、影片、錄音、錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料。

　　1.3科技檔案是國(guó)家全部檔案的組成部分，是國(guó)家的寶貴財(cái)富。公司的科技檔案是公司的技術(shù)儲(chǔ)備和豐富的信息資源，是公司科研、生產(chǎn)、基建工作的重要依據(jù)。

　　1.4科技檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

　　1.5科技檔案工作是生產(chǎn)管理、技術(shù)管理的重要組成部分，各部門應(yīng)把科技檔案的收集、積累、整理、歸檔納入本部門、個(gè)人的職責(zé)范圍，并與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制度掛鉤。

　　2、科技檔案管理的基本任務(wù)

　　2.1堅(jiān)決貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和有關(guān)檔案管理規(guī)定。

　　2.2科技檔案管理的基本任務(wù)是：按照國(guó)家規(guī)定的原則和公司的有關(guān)要求，科學(xué)地管理科技檔案，做到“三納入”、“四參加”，并充分發(fā)揮其作用，通過收集、整理、保管、檢索、編研、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用八項(xiàng)基本工作，做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全地保管和有效地提供利用，為我公司的生產(chǎn)、科研、基建工作服務(wù)。

　　2.3負(fù)責(zé)收集全公司生產(chǎn)、科研、基建工作中形成的科技文件資料，并登記、造冊(cè)、入庫。

　　2.4負(fù)責(zé)全公司所需標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程規(guī)范、科技圖書的訂購(gòu)和發(fā)放工作。

　　2.5按照《檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定》〔國(guó)檔發(fā)（1987）19號(hào)〕和《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2003）中的保管期限的規(guī)定，保管和保護(hù)好科技檔案，確保檔案的安全，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。

　　2.6做好向上級(jí)檔案館（室）移交有關(guān)科技檔案的工作。

　　3、科技文件材料的歸檔

　　3.1歸檔范圍：按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細(xì)則中所列項(xiàng)目的圖紙、圖表、文字材料、照片、錄音和錄像帶、磁盤、光盤等科技文件材料均應(yīng)向檔案室移交歸檔、集中管理，任何人不得據(jù)為己有。

　　3.2認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家、行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)定，確保歸檔率達(dá)到100%、完整率達(dá)到100%、準(zhǔn)確率達(dá)到100%。

　　3.3歸檔時(shí)間：

　　3.3.1基建項(xiàng)目檔案在驗(yàn)收達(dá)標(biāo)、（專項(xiàng)驗(yàn)收）后1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　3.3.2小型基建工程或零星工程竣工后，及時(shí)整理、組卷，提交給有關(guān)責(zé)任部門驗(yàn)收、簽字后，由施工單位在1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　3.3.3生產(chǎn)技術(shù)管理性文件材料在每年第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　3.3.4生產(chǎn)管理性文件材料在每年1月31日、7月31日前分兩次向檔案室移交歸檔。

　　3.3.5設(shè)備技術(shù)管理、檢修管理、九大監(jiān)督（金屬、化學(xué)、絕緣、熱工、電測(cè)、環(huán)保、繼電保護(hù)、節(jié)能、電能質(zhì)量）、三項(xiàng)費(fèi)用工程計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、批復(fù)、燃料管理、施工管理、安全環(huán)保管理和污染治理、壓力容器管理、粉煤灰綜合利用、科技管理、質(zhì)量管理、標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量性文件材料在每年第一季度向檔案室移交歸檔。

　　3.3.6檢修總結(jié)在檢修工作完成后1個(gè)月內(nèi)向檔案室移交歸檔。

　　3.3.7信息工作管理性文件在每年第一季度向檔案室移交歸檔。

　　3.3.8運(yùn)行系統(tǒng)圖冊(cè)、值長(zhǎng)記錄、運(yùn)行日志、運(yùn)行技術(shù)材料、運(yùn)行監(jiān)督記錄、全廠性試驗(yàn)等電力生產(chǎn)性文件材料在每年第一季度向檔案移交歸檔。

　　3.4歸檔份數(shù)：

　　3.4.1在工程建設(shè)階段，工程招、投標(biāo)文件，合同、協(xié)議等文本文件；施工組織設(shè)計(jì)、工程總結(jié)、專業(yè)總結(jié)等文本文件；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、專題報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)等文本文件；調(diào)試大綱、調(diào)試措施、調(diào)試報(bào)告、調(diào)試總結(jié)等文本文件；工程設(shè)計(jì)文件（圖紙、說明書）、設(shè)備文件（圖紙、說明書）、其它工程技術(shù)文件均以紙質(zhì)形成，并按一正一副歸檔。

　　3.4.2工程建設(shè)在工程竣工后，應(yīng)向公司提交本單位責(zé)任范圍內(nèi)的工程竣工文件電子版一套。

　　3.4.3在生產(chǎn)階段，公司各部門應(yīng)將本部門需歸檔的技術(shù)文件、管理文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)以紙質(zhì)原件和電子文件形式歸檔各一份。

　　3.4.4圍繞工程建設(shè)所產(chǎn)生的錄像帶、錄音帶、磁盤、光盤、照片、底片……等聲像材料也應(yīng)由各參建單位按規(guī)定立卷歸檔。

　　3.5歸檔要求：

　　3.5.1歸檔的生產(chǎn)技術(shù)文件材料、圖紙必須準(zhǔn)確反映基建、生產(chǎn)、科研等活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容。

　　3.5.2科技文件材料字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字手續(xù)完備。

　　3.5.3所有歸檔的文件材料必須是原件或正本，不得用復(fù)印件歸檔。

　　3.5.4科技文件材料應(yīng)采用不褪色的藍(lán)黑墨水、黑色碳素墨水和黑色簽字筆書寫，不得用紅色、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙、圓珠筆和鉛筆書寫、繪制。

　　3.5.5科技文件材料用紙為70克A4或A3幅度白紙，紙張大小小于A4幅度、重量低于70克的要粘貼在70克A4大小的白紙上，使用漿糊，嚴(yán)禁使用膠水。

　　3.5.6計(jì)算機(jī)打印原件應(yīng)加蓋簽發(fā)單位公章或簽字人親筆簽字即可。

　　3.5.7文件材料上簽名處的簽名必須齊全，不得有漏簽的現(xiàn)象。

　　3.5.8主送和抄送本單位的文件材料應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。

　　3.5.9科技檔案案卷的分類、組卷、編目、卷皮規(guī)格及其制作材料的質(zhì)量應(yīng)符合科技技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2000)及《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細(xì)則中的規(guī)定。

　　3.5.10如歸檔的科技文件材料不完整、不齊全或不符合案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的，歸檔人必須補(bǔ)齊、整理合格后方可歸檔；歸檔驗(yàn)收合格后交接雙方應(yīng)履行交接手續(xù)。

　　3.5.11施工單位向檔案室移交檔案時(shí)，必須持有簽名齊全的驗(yàn)收責(zé)任表和工程檔案交接書，并經(jīng)檔案室驗(yàn)收合格、簽字后，方可在財(cái)務(wù)部辦理工程決算。

　　3.5.12聲像文件材料的歸檔辦法按《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）和《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T15-1995）執(zhí)行。

　　4、科技檔案的管理

　　4.1按照國(guó)家對(duì)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理的原則，檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的科技檔案。

　　4.2案卷的分類按照《火電企業(yè)檔案分類表》修訂細(xì)則進(jìn)行分類管理。

　　4.3案卷的排列應(yīng)按國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和公司的要求進(jìn)行排列。

　　4.4庫房?jī)?nèi)不準(zhǔn)堆放其它雜物，并保持清潔、整齊，做到防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防陽光直射。

　　4.5檔案庫所存正本只能在檔案室查閱，如確因工作需要借出，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門主管批準(zhǔn)方可借出，并限期歸還。

　　4.6外單位人員、來我公司實(shí)習(xí)人員到檔案室查閱、復(fù)印技術(shù)資料文件，必須持有介紹信并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門主管簽字同意后，方能在檔案室查閱、復(fù)印技術(shù)資料。任何職工不得私自帶領(lǐng)或幫助外單位人員到檔案室查閱、摘抄、復(fù)印技術(shù)資料。

　　4.7對(duì)破損圖紙應(yīng)按照檔案修復(fù)技術(shù)的要求進(jìn)行修補(bǔ)。

　　4.8職工調(diào)離本公司、退休，在離職前應(yīng)將所借科技檔案、資料完整無誤地歸還后方能離職。

　　5、科技檔案的利用和統(tǒng)計(jì)

　　5.1科技檔案管理人員應(yīng)通過各種形式了解公司生產(chǎn)、科研、基建等活動(dòng)，積極收集科技文件材料，主動(dòng)提供檔案利用。

　　5.2利用保密科技檔案需經(jīng)過審批手續(xù)才能借閱。

　　5.3為迅速、準(zhǔn)確地提供利用，檔案管理人員應(yīng)編制方便、實(shí)用的檢索工具。

　　5.4檔案室應(yīng)有計(jì)劃的開展編研工作，充分開發(fā)檔案信息資源。

　　5.5為了解家底、揭示庫藏，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真做好統(tǒng)計(jì)工作。

　　6、科技檔案的鑒定銷毀

　　6.1超過保管期限及失去使用價(jià)值的檔案由檔案室整理出清單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)及公司保密委員會(huì)批準(zhǔn)，交有關(guān)部門鑒定、審查后進(jìn)行備案，公司領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。

　　6.2檔案室編制銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)有批準(zhǔn)人、檔案主管、鑒定人、監(jiān)銷人簽字。

　　6.3指定專人監(jiān)督銷毀。

　　7、其它

　　7.1本制度未予說明部分，按相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。

　　7.2本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。