所謂檔案掃描，就是通過各種先進(jìn)技術(shù)手段，將傳統(tǒng)的實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換為以二進(jìn)制形式存儲在特定的計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字檔案的過程。武漢作為長江經(jīng)濟(jì)帶核心城市和華中地區(qū)最大的制造業(yè)城市，經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)，各類檔案資源也較為豐富，很早就開始了檔案數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)型建設(shè)。隨著需求不斷擴(kuò)大，專業(yè)化的檔案掃描服務(wù)機(jī)構(gòu)也陸續(xù)出現(xiàn)。

　　武漢檔案掃描服務(wù)機(jī)構(gòu)開展工作時的基本原則：

　　1. 同步檢查檔案實(shí)體質(zhì)量，確保數(shù)字化成果的真實(shí)、完整。

　　2. 采用先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，確保數(shù)字化成果的長期有效、數(shù)據(jù)兼容和安全遷移。

　　3. 采取有效的保護(hù)措施，確保檔案實(shí)體及數(shù)字化成果的安全。

　　4. 確保檔案實(shí)體與數(shù)字化成果間的有機(jī)聯(lián)系。

　　武漢檔案掃描服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案掃描過程管理要求：

　　1. 制定檔案數(shù)字化的總體方案、技術(shù)路線與工作方法，確保檔案數(shù)字化工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和流程化。

　　2. 檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描(轉(zhuǎn)換)、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

　　3. 建立檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密機(jī)制和工作制度，確保檔案數(shù)字化工作的安全與高效。

　　4. 檔案數(shù)字化的各個環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時整理、匯總，裝訂成冊，在數(shù)字化工作完成的同時建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　數(shù)據(jù)掛接

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中形成的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)，經(jīng)質(zhì)量驗(yàn)收合格后，加載到檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。通過編制的程序或借助相應(yīng)的軟件，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫條目與相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像、音頻、視頻批量的快速掛接。相關(guān)工作人員需要認(rèn)真填寫檔案數(shù)字化掛接檢查情況登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù)，核對每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(張、盤)數(shù)與檔案整理、掃描(轉(zhuǎn)換)時填寫的頁(張、盤)數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理辦法。

　　數(shù)據(jù)驗(yàn)收

　　1. 圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)驗(yàn)收。以一個全宗或多個目錄為單位，隨機(jī)抽查5%的檔案條目數(shù)據(jù)對應(yīng)的圖像、音頻、視頻數(shù)據(jù)。圖像、音頻、視頻應(yīng)符合本規(guī)范中所規(guī)定的分辨率、采樣頻率、數(shù)碼率、文件格式及色彩模式。圖像、音頻、視頻文件的命名必須與條目數(shù)據(jù)題名相一致。圖像、音頻、視頻的轉(zhuǎn)換完整性要求達(dá)到100%，圖像偏斜度、清晰度、整潔度，音頻、視頻的清晰度等技術(shù)指標(biāo)，要求抽檢合格率達(dá)到95%以上(含95%)。合格率=抽檢合格文件數(shù)/抽檢文件總數(shù)×100%。

　　2. 驗(yàn)收審核。驗(yàn)收“通過”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。

　　3. 驗(yàn)收登記。認(rèn)真填寫數(shù)字化驗(yàn)收登記表單。

　　數(shù)據(jù)備份

　　掃描過程完成后，檔案掃描機(jī)構(gòu)會對經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)及時進(jìn)行備份，并檢驗(yàn)備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等內(nèi)容。

　　武漢檔案掃描服務(wù)機(jī)構(gòu)的未來發(fā)展趨勢：

　　第一，深化智能化與自動化技術(shù)整合人工智與大數(shù)據(jù)。通過人工智能自動分類、智能檢索功能提升檔案管理效率，結(jié)合數(shù)據(jù)分析為干部選拔提供科學(xué)依據(jù)。例如，檔案機(jī)構(gòu)可以使用區(qū)塊鏈技術(shù)，用于保障檔案的真實(shí)性和不可篡改性，增強(qiáng)數(shù)據(jù)可信度。還有光學(xué)字符識別技術(shù)和云計算技術(shù)，可以用于優(yōu)化紙質(zhì)檔案的快速轉(zhuǎn)化與云端存儲能力，降低本地服務(wù)器依賴。

　　第二，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)體系。建立多層次安全防護(hù)，包括數(shù)據(jù)加密、權(quán)限分級、定期審計和災(zāi)備機(jī)制。引入符合法規(guī)要求的系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)存儲與傳輸合法合規(guī)。

　　第三，服務(wù)創(chuàng)新優(yōu)化，個性化與多元化滿足多元需求。檔案數(shù)字化服務(wù)將朝著個性化與多元化方向發(fā)展。借助用戶畫像、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)手段，深入了解用戶需求，為用戶提供定制化的檔案信息服務(wù)，如為科研人員提供專業(yè)領(lǐng)域的深度檔案資料，為普通公眾提供通俗易懂的檔案文化產(chǎn)品。同時，服務(wù)形式將更加多元化，除傳統(tǒng)的在線查詢、借閱服務(wù)外，還將拓展檔案展覽、教育活動的數(shù)字化形式，如虛擬檔案展覽、線上檔案培訓(xùn)課程等，以增強(qiáng)用戶體驗(yàn)，提升檔案文化的傳播力與影響力。