工程檔案管理工作內(nèi)容主要包括：工程施工技術(shù)管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程施工質(zhì)量驗(yàn)收資料、竣工圖四大部分，然后收集文檔、整理分析并進(jìn)行保管、統(tǒng)計(jì)和提供需要者利用的資料。

　　工程檔案管理員工作內(nèi)容

　　1.工程檔案的收集、整理、立卷、歸檔、保管工作；

　　2.施工過程中各種質(zhì)量保證檔案的收集、檢查、匯總等；

　　3.施工中各種會議的記錄、整理、會簽、復(fù)英分發(fā)等；

　　4.施工中各種試塊、試件的取樣、送檢、結(jié)果回索、上報(bào)、分類保管等；

　　5.各種工程信息的收集、傳遞、反饋，必要時及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)等。

　　6.領(lǐng)導(dǎo)交辦的一些其它工作。

　　督促匯總各項(xiàng)目工程的施工進(jìn)度，整理各工程的日報(bào)及月報(bào)工作。按施工單位提交的工程圖紙?zhí)顚戫?xiàng)目立項(xiàng)清單明細(xì)表。項(xiàng)目開通后，及時督促施工單位上交竣工檔案，并定期對文件檔案進(jìn)行核查，對遺缺檔案進(jìn)行督促追查，合理完善各項(xiàng)目檔案的工整性。負(fù)責(zé)工程檔案的保管，核實(shí)工程檔案的完整情況，竣工檔案上交后應(yīng)認(rèn)真填寫編號，錄入文檔，并按項(xiàng)目按檔案內(nèi)容特征對文件檔案進(jìn)行分類，將屬于同一項(xiàng)目的檔案整理后保存。

　　一、如何做好工程開工前的準(zhǔn)備工作

　　1．熟悉施工圖紙，提出疑問并解決

　　從事不同的工作就從不同的角度去看，抓住重點(diǎn)。工程開工前的準(zhǔn)備是最重要的：

　　首先熟悉設(shè)計(jì)施工圖、設(shè)計(jì)說明，填寫和準(zhǔn)備工程開工必備的檔案填寫市政工程施工安全開工條件驗(yàn)評表、市政工程文明施工開工條件驗(yàn)評表、工程質(zhì)量保證體系審查表（附七大員責(zé)任制）、開工報(bào)告、見證取樣計(jì)劃表、施工組織設(shè)計(jì)、安全施工組織設(shè)計(jì)，檔案準(zhǔn)備齊全后就找相關(guān)單位辦理簽字、蓋章、審核的手續(xù)。

　　2.分類存放各種檔案

　　為便于日后竣工檔案的整理，在平日的檔案收集過程中就按照檔案館的市政道路（排水）工程竣工檔案檢查清單順序分類歸檔；排水區(qū)分的分別放入道路和排水檔案中。對于施工中與業(yè)主、監(jiān)理等相關(guān)單位的來往檔案雖不歸檔，也應(yīng)分類整理；對于用于施工中的各種表格分編號、單位放好，便于使用時拿齲工程檔案分為施工技術(shù)管理材料、工程質(zhì)量保證材料、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定材料和竣工圖四部分。

　　二、工程開工后應(yīng)著手的工作

　　1．原材料送檢

　　開工時原材料必須送市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心檢驗(yàn)，取現(xiàn)場有代表性的土樣送總公司實(shí)驗(yàn)室做擊實(shí)試驗(yàn)。送檢應(yīng)注意嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，檢測合格的材料才允許使用。

　　2．同時可進(jìn)行的收集工作

　　將工程預(yù)算、測量交樁復(fù)核記錄、圖紙會審記錄、技術(shù)交底記錄，與開工報(bào)告、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證一起歸檔。

　　三、施工過程中收集和填報(bào)檔案的注意事項(xiàng)

　　1．收集材料質(zhì)量證明文件

　　在施工過程中不斷會購進(jìn)各種材料，就需要收集每種材料的出廠合格證及有效的檢測報(bào)告（有CMA標(biāo)志的），必須是原件。有效證件的時間、數(shù)量及品種規(guī)格必須與材料進(jìn)場的時間相符，特別是水泥要有28天強(qiáng)度的出廠檢驗(yàn)單；鋼材的標(biāo)識、規(guī)格與出廠合格證相符。

　　2．填報(bào)檔案

　　對于質(zhì)檢檔案的填報(bào)需填寫監(jiān)理規(guī)范用表，書寫要求規(guī)范，不能涂改，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水，或現(xiàn)在常用的中性筆。監(jiān)理表格一般一式三份、隱蔽記錄與工序表格一式兩份。

　　按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的相應(yīng)工序驗(yàn)收內(nèi)容填寫表格，不同的監(jiān)理對檔案的要求不完全一樣，填寫報(bào)驗(yàn)檔案前應(yīng)積極與監(jiān)理溝通，達(dá)成一致后填寫。隱蔽記錄應(yīng)寫明具體部位、工序名稱、樁號、東、西側(cè)（半幅）、南、北側(cè)（半幅）或左、右側(cè)（半幅），這樣便于日后整理檔案時更清晰、直觀；其內(nèi)容應(yīng)符合實(shí)際，不能照搬。

　　例如溝槽開挖工序，在冬季不應(yīng)寫無凍土；平基管座工序在規(guī)范中歸在一起，卻是不同的兩道工序，且棍凝土澆注時間不同，必須分開填報(bào)；填報(bào)溝槽開挖隱蔽記錄時，應(yīng)附溝槽開挖斷面圖，并標(biāo)注尺寸、當(dāng)開挖土質(zhì)較復(fù)雜時大致標(biāo)注土質(zhì)；當(dāng)?shù)缆分懈鞑课坏幕鶎庸ば驁?bào)驗(yàn)完畢后，未隱蔽的工序不用填寫隱蔽記錄，如快車道和非機(jī)動車道的面層、站、臥石、人行道步磚（面層）、預(yù)制塊護(hù)坡等；

　　填報(bào)工序表時應(yīng)注意檢查項(xiàng)目的選擇，因?yàn)橐?guī)范中未包含全部的工序，遇到不同的工序時，一般選擇較接近的，例如規(guī)范中路基分路床、基層、面層等，卻未分快車道、非機(jī)動車道，當(dāng)非機(jī)動車道需報(bào)驗(yàn)時跟快車道一樣都套路床這一項(xiàng)，但檢查項(xiàng)目卻不同。

　　非機(jī)動車道設(shè)有中線高程；工序表中填寫偏差值時也應(yīng)注意一些細(xì)節(jié)，例如路床中平整度這一項(xiàng)的偏差值為20mm，若沒到施工現(xiàn)場去實(shí)地檢測，就容易出現(xiàn)填寫負(fù)值的錯誤，一般認(rèn)為只要是負(fù)值就是不合格的偏差值，而用塞尺測出的讀數(shù)只可能是正值，即超過20mm的讀數(shù)才是不合格的偏差值；檢測項(xiàng)目中帶△符號的合格率必須達(dá)到100％。

　　3．收集試驗(yàn)報(bào)告

　　試驗(yàn)報(bào)告是工程檔案的重要組成部分，屬工程質(zhì)量保證材料，70％的試驗(yàn)報(bào)告為自檢報(bào)告，30％為見證取樣報(bào)告，由市政質(zhì)監(jiān)站委托的檢測中心出據(jù)，這30％為強(qiáng)制規(guī)定，在進(jìn)入每道工序施工前后都有相應(yīng)的試驗(yàn)，需要熟悉各種試驗(yàn)，試驗(yàn)完成后的試驗(yàn)報(bào)告應(yīng)收集完整，跟檔案中的樁號、時間、混凝土澆注記錄、施工記錄等相符合，工程中的大多數(shù)檔案都相互聯(lián)系，不僅相符，匯總和評定記錄也需要根據(jù)試驗(yàn)報(bào)告進(jìn)行填寫。

　　四、工程接近尾聲時可提前進(jìn)行的竣工檔案整理工作

　　1．匯總檔案

　　檢查報(bào)驗(yàn)檔案中有無報(bào)漏、書寫錯誤等情況；將所有工序評定表的點(diǎn)數(shù)匯總并計(jì)算填寫工序質(zhì)量評定匯總表、部位質(zhì)量評定表、單位工程質(zhì)量評定表，所有工序、部位和單位工程的合格率都在這三種表格中反映，完成后需監(jiān)理及業(yè)主方的簽字蓋章手續(xù)。將所有施工技術(shù)、質(zhì)量保證、評定檔案和竣工圖按城建檔案館統(tǒng)一的檔案清單順序整理、匯總到一起。

　　2．復(fù)印裝訂

　　復(fù)印所需的套數(shù)（業(yè)主、接受單位各一套；監(jiān)理與設(shè)計(jì)只看不存檔），裝訂成冊。送備案館的一套需用牛皮紙裝訂，送檔案館的一套為不裝訂的原件，且檔案館對竣工固有特殊要求，編制竣工圖目錄，有監(jiān)理蓋章

　　3．竣工圖的編制要求

　　竣工圖應(yīng)畫出所有變更內(nèi)容，如實(shí)反映竣工后的現(xiàn)狀，道路所處地段若有大型設(shè)施的也須標(biāo)注，完成后加蓋竣工圖章，簽字手續(xù)完備。

　　五、工程竣工后的檔案收集工作

　　填寫工程竣工報(bào)告、工程交工驗(yàn)收證書和質(zhì)量保修書。必須是原件，簽字、蓋章手續(xù)完備。竣工驗(yàn)收會議結(jié)束后將竣工會議記錄放入竣工檔案中，就基本是一套完整的工程竣工檔案了。

　　隨著市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的迅速發(fā)展，要求市政工程檔案內(nèi)容更加全面、完善，唯有不斷的學(xué)習(xí)和掌握新的整理方法，才能做好這項(xiàng)工作，做市政檔案要細(xì)心，有責(zé)任心，這是做任何事情都是一樣的。

　　工程檔案管理規(guī)范

　　工程檔案管理規(guī)范:工程檔案管理是建筑企業(yè)在工程建設(shè)、維護(hù)、整理與驗(yàn)收過程中不可或缺的一環(huán)。建筑工程企業(yè)具有工程量大、材料品種繁多、項(xiàng)目工期長、生產(chǎn)的流動性高等特點(diǎn)，還經(jīng)常伴有露天和高空作業(yè)等特殊情況，受自然氣候影響大，采取技術(shù)措施多，安全生產(chǎn)要求高，因此，所形成的檔案資料數(shù)量級大等特定。

　　建筑工程行業(yè)包含房建工程、市政工程、地基工程、水利工程、園林工程、環(huán)保工程、電力工程、道路工程等細(xì)分行業(yè)。

　　一、工程檔案管理如何規(guī)范化管理

　　1、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案分類

　?。?）按照規(guī)范分類。建設(shè)工程項(xiàng)目竣工后監(jiān)理單位向建設(shè)單位移交的監(jiān)理文件。對其中的文件，分別在地方城建檔案館、建設(shè)單位、監(jiān)理單位三處歸檔保存，保存期分為永久、長期、短期。

　　送地方城建檔案館長期保存的監(jiān)理文件有：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則；監(jiān)理月報(bào)和監(jiān)理會議紀(jì)要中有關(guān)質(zhì)量問題；工程開工/復(fù)工審批表、暫停令；不合格項(xiàng)目通知；質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見；工程竣工決算審核意見；工程延期報(bào)告及審批；合同爭議、違約報(bào)告及處理意見；合同變更材料、工程竣工總結(jié)；質(zhì)量評價意見報(bào)告等。

　?。?）按照建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部在監(jiān)理實(shí)踐中使用的監(jiān)理文件，進(jìn)行分類。可以分為：合同文件；勘察、設(shè)計(jì)文件；監(jiān)理工作指導(dǎo)文件；施工工作指導(dǎo)文件；資質(zhì)管理文件；工程進(jìn)度管理文件；工程質(zhì)量管理文件；工程造價管理文件；會議紀(jì)要；監(jiān)理報(bào)告；監(jiān)理工作函件；工程驗(yàn)收文件；監(jiān)理日記；監(jiān)理工作總結(jié)；監(jiān)理工作記錄；建設(shè)工程管理往來函件；監(jiān)理內(nèi)部文件，共17類。

　?。?）按監(jiān)理公司建立的檔案分類。公司內(nèi)部管理文件；項(xiàng)目監(jiān)理管理文件；政府相關(guān)管理文件；招投標(biāo)、經(jīng)營管理文件；財(cái)務(wù)文件；人員管理文件；設(shè)備管理文件，共7類。

　　2、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸集和整理

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案應(yīng)由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)，安排專人，在施工過程中隨時歸集，在每階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時整理歸檔。

　　3、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案的歸檔程序

　　建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案首先由項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)向監(jiān)理單位移交歸檔，監(jiān)理單位再向建設(shè)單位移交歸檔，最后由建設(shè)單位向城建檔案管理機(jī)構(gòu)移交歸檔。

　　中博奧全面規(guī)劃工程檔案管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的操作指導(dǎo)，包括檔案整理、分類、檔案著錄、編目、檔案數(shù)字化整理等核心業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，在建設(shè)工程資料編制指導(dǎo)和培訓(xùn)、已建設(shè)工程資料編制指導(dǎo)、培訓(xùn)。

　　一、菲達(dá)建筑工程案例

　　工程案例：菲達(dá)建筑應(yīng)用中博奧系統(tǒng)，構(gòu)建了企業(yè)內(nèi)部的數(shù)字化“檔案館”。通過一個系統(tǒng)，全方位管理企業(yè)各類文件、檔案，至今承載項(xiàng)目已是數(shù)千個，各類文件、檔案數(shù)量超10萬。

　　（1）業(yè)務(wù)檔案：在中博奧系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑的業(yè)務(wù)模塊分為造價咨詢、全過程咨詢、招投標(biāo)業(yè)務(wù)、工程咨詢四大板塊。

　　對于業(yè)務(wù)過程文件，通過中博奧“文件管理”模塊，管理人員可以根據(jù)不同類型的文件性質(zhì)，自定義新建文件管理分類。錄入時，按對應(yīng)業(yè)務(wù)模塊的錄入規(guī)則錄入即可。這樣一來，各業(yè)務(wù)模塊、各項(xiàng)目在實(shí)施過程中形成的過程文件都能規(guī)范歸檔，亦可供隨時查閱，充分把控了過程文件的完整性。

　　對于業(yè)務(wù)成果文件，項(xiàng)目結(jié)束后，檔案管理人員需對已錄入“文件管理”模塊內(nèi)的電子文件，與項(xiàng)目實(shí)施中收繳封存的實(shí)體文件進(jìn)行校對。確認(rèn)無誤后，即可使用“歸檔編輯”功能，將項(xiàng)目相關(guān)的所有過程文件、成果文件移動至“檔案管理”模塊中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案和實(shí)體檔案同步歸檔。同時，還可記錄實(shí)體檔案的存放地點(diǎn)，便于后續(xù)查找原件。

　?。?）綜合檔案：除了業(yè)務(wù)檔案、工程檔案以外，菲達(dá)建筑還應(yīng)用中博奧系統(tǒng)，進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案、圖書等綜合檔案的管理，實(shí)現(xiàn)了公司各部門檔案的規(guī)范存儲與有序應(yīng)用，更好地發(fā)揮了檔案的效用。

　　2、標(biāo)準(zhǔn)化借還流程，賦能業(yè)務(wù)

　　通過中博奧的借還功能，員工可依權(quán)限申請檔案、證照、文件等的借還。既可線上申請、線下借閱（紙質(zhì)版），亦可線上申請、線上借閱（電子版），為業(yè)務(wù)推進(jìn)提供便利。

　　當(dāng)發(fā)起借用后，系統(tǒng)會自動記錄借用人姓名、部門、用途、歸還時間等信息；到期后，員工還會收到流程或短信提醒，保障檔案文件資料的規(guī)范化應(yīng)用。

　　3、細(xì)?；瘷?quán)限設(shè)置，科學(xué)管控

　　在中博奧系統(tǒng)內(nèi)，菲達(dá)建筑可根據(jù)需求，為組織或個人設(shè)置針對不同模塊、類目甚至信息的行為權(quán)限。如：為各部門檔案管理人員配置管理本部門工程檔案的權(quán)限、為部門員工配置檔案查閱與借還的權(quán)限。

　　同時，還可為系統(tǒng)中的檔案、文件乃至每一條信息設(shè)置密級，僅擁有對應(yīng)訪問權(quán)限的員工才能訪問。高度自定義化，科學(xué)管控不同人員和部門間的信息安全。