檔案外包注意事項(xiàng)，檔案是一個(gè)單位的重要寶貴財(cái)富，是歷史，是文化，是知識(shí)，是記錄，是一代人的奉獻(xiàn)與經(jīng)歷。文書檔案是所有需要保管檔案的核心，它記錄著這個(gè)單位公務(wù)活動(dòng)的過程和活動(dòng)軌跡，它也反應(yīng)著社會(huì)發(fā)展的延續(xù)和變革。文書檔案的整理參照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015），一般以件為單位進(jìn)行整理歸檔，在整理的過程中需要注意以下幾個(gè)要素。

　　檔案外包注意事項(xiàng)

　　1、歸檔與不歸檔的文件材料分開

　　收集來的文件材料并不是每一份都要?dú)w檔的,要糾正兩種錯(cuò)誤認(rèn)識(shí),一是有文必檔,二是紅頭文件（上級(jí)來文）都要?dú)w檔。具體可以參照第8號(hào)國(guó)家檔案局令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》

　　機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍：

　?。?）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；

　?。?）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；

　　（3）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；

　?。?）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料（行政執(zhí)法、行政審批、產(chǎn)權(quán)關(guān)系、個(gè)人權(quán)益等方面的文件材料）。

　　一般有以下幾種文件可以不歸檔：

　?。?）上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文件材料；任免,獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文件；供工作參考的抄件；征求意見未定稿的文件等。

　　（2）本機(jī)關(guān)文件材料中的重份文件；無查考利用價(jià)值的事務(wù)性,臨時(shí)性文件；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件；一般性文件的歷次修改稿,各次校對(duì)稿；無特殊保存價(jià)值的信封；不需辦理的一般性人民來信,電話記錄；機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文件材料,不應(yīng)履行公文的行文、介紹信等；本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無關(guān)的文件材料；為參考目的從各方面搜集的文件材料。

　?。?）同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料中,不需貫徹執(zhí)行的文件材料,不需辦理的抄送文件材料。

　?。?）下級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料中,供參閱的簡(jiǎn)報(bào),情況反映,抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的一般性的文件材料。

　　2、年度分開

　　文書檔案是按年度進(jìn)行整理的,如果單位的檔案好幾年未進(jìn)行規(guī)范化整理,那么首先要將各年度的文件材料分開歸類,同一個(gè)年度的文件材料放在一起,整理的過程種注意以下幾點(diǎn)：

　?。?）一般以文件形成日期為準(zhǔn)；

　?。?）計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰等統(tǒng)一以文件的簽發(fā)日期判定所屬年度；

　　（3）跨年度形成的會(huì)議材料歸閉幕年；

　?。?）幾份文件作為一件時(shí),“件”的日期以排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

　　3、保管期限分開

　?。?）文書檔案分永久（Y）和定期（D）兩種。其中定期，分為30年（D30）和10年（D10）。

　?。?）各單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家檔案局8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的要求,結(jié)合本單位的實(shí)際,制訂出一個(gè)科學(xué)、合理的符合本單位實(shí)際的歸檔范圍和保管期限表，報(bào)本級(jí)檔案行政部門審批，并以此為依據(jù)對(duì)歸檔文件劃定正確的保管期限。