檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉化為電子形式，以便更高效地存儲、管理和利用檔案信息的過程。這一流程需要遵循嚴格的規(guī)范和標準，以確保數(shù)字化后的檔案質量和可用性。

　　浙江省檔案數(shù)字化外包

　　一、檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　二、整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　三、電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　四、檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　五、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　六、重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　七、數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　總之，檔案數(shù)字化流程是一個復雜但極具價值的過程。通過科學、規(guī)范地實施這一流程，可以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和信息化，為檔案的利用和保護提供更有力的支持。

　　檔案數(shù)字化原則

　　檔案數(shù)字化是當今信息時代檔案管理工作的重要發(fā)展趨勢，它對于提高檔案管理效率、保護檔案原件、實現(xiàn)資源共享等方面具有重要意義。在進行檔案數(shù)字化的過程中，需要遵循一系列的原則，以確保數(shù)字化工作的質量、規(guī)范性和有效性。

　　一、科學性原則

　　檔案數(shù)字化的科學性原則指在進行數(shù)字化時遵循檔案信息的形成、保管、利用的客觀規(guī)律，使檔案信息數(shù)字化工程真正服務于社會，發(fā)揮其信息資源的作用。

　　檔案數(shù)字化的科學性要求從檔案信息的收集、處理、存儲、傳遞、利用乃至反饋的整個過程，都必須保證真實、準確、可靠,數(shù)字化的方法和手段也需要注意科學性。

　　二、實用性原則

　　針對館(室)藏檔案有重復利用和緊急利用兩種方式,急用、常用檔案應優(yōu)先進行數(shù)字化，堅持“現(xiàn)用現(xiàn)掃,常用先掃，已用定掃”的快捷服務方式。社會需求是制定和調整檔案數(shù)字化工作策略的“風向標”。檔案業(yè)務部門應注重多年檔案利用的情況統(tǒng)計，把利用頻繁的檔案進行綜合分析，科學地確定優(yōu)先進行檔案數(shù)字化的范圍。

　　許多檔案信息具有實效性,過了一定期限后其價值就會降低，甚至喪失，因此在進行檔案數(shù)字化時要用發(fā)展的眼光看待，爭取在檔案信息價值的升值前期完成。檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡技術，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化的最佳途徑。

　　三、規(guī)范性原則

　　檔案數(shù)字化的規(guī)范性原則指檔案數(shù)字化后的文件格式符合國家檔案局頒布的檔案電子文檔標準,具有較好的通用性,能夠通過計算機網(wǎng)絡檢索提供給利用者。數(shù)字化后的檔案信息內容要與原紙質檔案信息完全一致。

　　如果解決了數(shù)字檔案的法律憑證作用問題，利用者在計算機網(wǎng)絡上利用的數(shù)字化檔案信息相當于在檔案館實地查閱原始檔案實體,對于有些特殊的電子文件能以原始形成格式進行還原顯示，例如照片、圖紙等。

　　四、安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件；二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計算機錄入和掃描兩種方式進行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因為依托于計算機存儲技術、網(wǎng)絡技術，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全；

　　(2)在處理和存儲數(shù)字化檔案信息時，要確保數(shù)字化檔案信息的內容與檔案原件相吻合；

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權者瀏覽；

　　(4)利用先進的計算機安全技術，如防火墻、實時殺毒軟件以及存儲設備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　五、共享性原則

　　檔案數(shù)字化的共享性原則是由檔案信息的利用率決定的，因為檔案信息是來自社會的寶貴財富，數(shù)字化的檔案信息利用得越廣泛，其作為資源的作用就發(fā)揮得越充分。

　　因此，要建立完備的檔案數(shù)字化保障體系和高效的信息流通、傳遞和利用體系，通過有效的分析和管理，及時準確地把利用率高且具有較大社會效益和經(jīng)濟效益的檔案信息最大限度地進行利用。

　　總之，遵循這些原則進行檔案數(shù)字化工作，能夠最大程度地發(fā)揮數(shù)字化的優(yōu)勢，為檔案管理和利用帶來便利，同時也能夠保護檔案的歷史價值和文化內涵。

　　檔案數(shù)字化注意事項

　　隨著信息技術的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為檔案管理的重要手段。然而，在進行檔案數(shù)字化的過程中，有許多需要特別注意的事項，以確保數(shù)字化工作的順利進行和數(shù)字化成果的質量與安全。

　　01：數(shù)據(jù)重復利用，空白內容、復制粘貼等行為

　　在利益和效率的驅使下，個別缺乏責任感的外包服務商或崗位工作人員將數(shù)據(jù)復制粘貼和空白文件夾及內容進行充數(shù)，這種以追求數(shù)量而不顧及質量的做法，在目前普遍采用人工抽檢模式下，給業(yè)主方及外包服務商在數(shù)據(jù)質量方面埋下了諸多隱患。

　　對于業(yè)主方而言，日后在數(shù)據(jù)管理及利用方面，造成局部數(shù)據(jù)缺失錯亂，以致后續(xù)還需投入經(jīng)費重新補做，給職能管理部門的政績形象造成負面影響；對于外包服務商而言，因數(shù)字化加工過程質量管控不夠及時嚴謹，導致最后業(yè)主方驗收質量不達標，工人工資發(fā)了質量問題依然存在最后兜底的還是企業(yè)，大大增加了企業(yè)人工成本和延長項目工期。

　　02：數(shù)據(jù)統(tǒng)計準確率不一

　　在海量數(shù)據(jù)中，對各種類型檔案和幅/張以及條目要做到百分百的清算不是一件容易的事。一方面也體現(xiàn)出一些檔案服務企業(yè)在為業(yè)主方服務的過程中存在將數(shù)量調高調整的存在，抱有業(yè)主方是在驗收時以抽檢方式，不可能全部抽檢到的僥幸心理。也使得業(yè)主方遭受經(jīng)濟損失和后續(xù)數(shù)據(jù)利用及管理上都存在一定混亂錯誤。

　　03：影像質量難保障，傾斜、黑邊等問題難一一排查

　　中標服務企業(yè)在數(shù)字化過程中，難免發(fā)生長時間運行的高拍儀、掃描儀等機器會產(chǎn)生發(fā)熱、抖動的情況，或者由于人工疏忽、操作不當?shù)仍?，就會出現(xiàn)電子檔案文件不合格的情景！質量檢查崗位人員也無法張張頁頁檢查到位，裁剪崗位人員對裁剪值和分辨數(shù)值難以統(tǒng)一把握，完全憑個人主觀判斷，致使后期驗收過程中不達標和返工，來回地辦理領取搬運原始數(shù)據(jù)核對、修正等工作，也相應增加了相關方的管理投入和成本支出。

　　04：數(shù)據(jù)匹配準確率難把握，缺漏頁時常發(fā)生

　　數(shù)據(jù)掛接邏輯規(guī)則準確率發(fā)生錯誤主要是“張冠李戴”，漏錄和錯錄及少錄等原因。存在一些中標服務企業(yè)在整理數(shù)字化過程之中，未對檔案進行逐一排查，按規(guī)范和流程操作，一味追求快速成件的做法導致。

　　05：檔案數(shù)據(jù)安全性，隨時可以出現(xiàn)泄密風險

　　檔案局/館以及政府各部門管理檔案的專職人員少，專業(yè)的編研人手不足，且工作量大，難以從海量的原始文檔中逐一審閱排查哪一些是涉密文件，在原來保管條件有限下，普通文件與涉密文件混搭存放管理等多種因素造成的原因。有些秘密文件甚至是絕密檔案尚未解密，若是泄密將是嚴重后果！

　　總之，檔案數(shù)字化工作雖然帶來了諸多便利，但也伴隨著一系列的挑戰(zhàn)和需要關注的事項。只有充分重視并認真處理好這些問題，才能保證檔案數(shù)字化工作的高效、優(yōu)質和安全，為檔案的長期保存和有效利用奠定堅實的基礎。

　　檔案數(shù)字化意義

　　在當今信息時代，檔案數(shù)字化已成為一種不可逆轉的趨勢，其對于各個領域和組織都具有極其重要的意義。檔案數(shù)字化不僅僅是將傳統(tǒng)的紙質檔案轉換為電子形式，更是對信息管理和利用方式的一次深刻變革。

　　檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大，但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質材料，雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務器儲存，減少原始紙質檔案的使用，可以起到很好的保護作用。

　　最后，檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢所趨。當前大多存檔機構的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，可以很好的解決這些問題。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化是適應時代發(fā)展的必然選擇，它為檔案管理帶來了高效、便捷、安全和共享的優(yōu)勢。無論是政府機關、企事業(yè)單位還是學術研究機構，都應當充分認識到檔案數(shù)字化的重要意義，積極推進檔案數(shù)字化工作，以更好地發(fā)揮檔案在決策支持、歷史研究、文化傳承等方面的重要作用，為社會的發(fā)展和進步提供有力的信息支撐。