檔案數(shù)字化外包服務工作的開展有利于保護紙質(zhì)檔案，提高檔案的查閱、利用效率，讓人民群眾及時準確的獲取所需信息，為社會、政府提供有價值的建議、參考。現(xiàn)階段開展的檔案數(shù)字化工作主要還是依賴于檔案外包服務公司，制定行之有效的管理制度，有利于數(shù)字化工作的正常開展，有利于檔案信息安全的保護。按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68.1—2020）等標準規(guī)范進行操作，本文簡單談談檔案數(shù)字化加工的管理制度。

　　檔案數(shù)字化外包服務

　　一、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31—2017）第五章管理制度

　　1、應制定科學化、規(guī)范化的管理制度，并在工作過程中嚴格執(zhí)行，以有效保障檔案安全和紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。

　　2、紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。

　?。?）崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等；

　?。?）人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范；

　?。?）場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎設施、環(huán)境、網(wǎng)絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范；

　?。?）設備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范；

　?。?）數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范；

　?。?）檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。

　　二、《檔案服務外包工作規(guī)范》（DA/T 68.1—2020）第四章發(fā)包方工作規(guī)范、第五章承包方工作規(guī)范

　　1、發(fā)包方工作規(guī)范-檔案數(shù)字化過程管理

　?。?）發(fā)包方應對承包方的檔案數(shù)字化加工進行全過程、全方位的管控。

　?。?）發(fā)包方應要求承包方將直接參與本項目檔案數(shù)字化加工過程的員工名單向發(fā)包方備案。

　?。?）發(fā)包方應對擬數(shù)字化的檔案進行敏感性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。檔案實體破損、殘缺的要進行登記與處理,檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要地記錄或標記。

　　（4）發(fā)包方應按照工作計劃分批調(diào)檔出庫,并根據(jù)工作完成情況分批接收歸庫。調(diào)檔出庫與接收歸庫時,發(fā)包方應與承包方辦理檔案交接手續(xù),填寫檔案交接單一式兩份。

　?。?）對正在進行數(shù)字化加工的檔案,發(fā)包方應該(或要求承包方)安排專人保管,每天入庫(柜),不得在工位上留存過夜。對于數(shù)字化加工完畢的檔案,發(fā)包方應及時與承包方辦理交接手續(xù),接收入庫保存。對于離庫超過1個月或有蟲霉隱患的檔案,應進行消毒殺蟲處理。

　　（6）發(fā)包方應禁止承包方工作人員擅自進入檔案庫房。

　　（7）發(fā)包方應要求承包方按照DA/T31的規(guī)定制作工作流程單,對檔案數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的工作情況進行記錄。工作流程單應與檔案實體同步流轉(zhuǎn)。

　?。?）發(fā)包方應對檔案數(shù)字化加工過程中使用的計算機硬盤、移動硬盤、U盤、光盤等各種存儲介質(zhì)進行安全檢查并登記造冊、統(tǒng)一保管,嚴禁承包方擅自處理。

　?。?）發(fā)生(可能導致)檔案被損毀、丟失或信息泄露的重大事件后,發(fā)包方應及時向有關(guān)部門報告,并采取補救措施。

　　2、承包方工作規(guī)范

　?。?）人員管理

　?、俪邪綉ＷC參與檔案數(shù)字化外包服務的工作人員,已根據(jù)國家勞動法律法規(guī)與公司簽訂書面勞動合同;并要求員工簽訂保密承諾書。

　　②承包方應根據(jù)項目需要,配備具有相應知識水平和業(yè)務技能的項目經(jīng)理和員工,并保證項目團隊成員具有一定的穩(wěn)定性。

　?、鄢邪綉獙椖拷M成員進行不少于5天的操作培訓,相關(guān)成員經(jīng)考核合格后方可正式上崗。

　?、艹邪綉窗l(fā)包方要求規(guī)范駐場人員的行為和著裝。

　?。?）設備管理

　?、贆n案數(shù)字化加工所需的計算機各種硬件設備、軟件系統(tǒng)和檔案裝具等,應符合國家相關(guān)法律法規(guī)和標準的要求。其中,軟件系統(tǒng)應為正版軟件,數(shù)據(jù)安全與網(wǎng)絡監(jiān)控軟硬件須通過國家安全認證。

　　②除必要的計算機操作系統(tǒng)、殺毒軟件、檔案數(shù)字化加工軟件、數(shù)據(jù)庫軟件和第三方安全管理軟件外,禁止安裝其他無關(guān)軟件。

　?、蹤n案數(shù)字化加工使用的計算機、掃描儀等設備,必須采用技術(shù)手段或物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅(qū)接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。

　?、軝n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡要與其他網(wǎng)絡物理隔離,禁止使用無線網(wǎng)卡、無線鍵盤、無線鼠標等設備。

　?、輽n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡及信息管理軟件應建立身份鑒別、訪問權(quán)限設置等安全保密措施,根據(jù)員工類型及崗位職責賦予相應的訪問權(quán)限。

　?、迿n案數(shù)字化加工網(wǎng)絡環(huán)境中應配備具有權(quán)限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的安全保護系統(tǒng),準確記錄授權(quán)用戶的訪問行為、設備接入和檔案數(shù)字化成果流向等信息。

　　⑦用于檔案數(shù)字化加工的設備、存儲介質(zhì)嚴禁與其他設備、存儲介質(zhì)交叉使用,非數(shù)字化加工專用的設備、存儲介質(zhì)嚴禁帶入數(shù)字化加工場所。

　?、鄼n案數(shù)字化加工設備和存儲介質(zhì)不得擅自送外維修,必須送外維修的應經(jīng)發(fā)包方同意,并由發(fā)包方工作人員現(xiàn)場監(jiān)督。

　?。?）現(xiàn)場管理

　?、俜枪ぷ魅藛T未經(jīng)允許不得進入檔案數(shù)字化加工場所。工作人員完成作業(yè)之后,不得在檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)停留。

　?、跈n案數(shù)字化加工場所應設有儲物箱柜,供工作人員和訪客存放物品,并與工作區(qū)相隔離。嚴禁將水杯等私人物品以及照相機、攝像機、手機、電腦、移動存儲介質(zhì)等電子設備帶入工作區(qū)域。

　?、蹤n案數(shù)字化加工場所內(nèi)嚴禁存放除檔案和必備的工具器材設備之外的任何易燃易爆危險品。

　　④嚴禁將火柴、打火機、飲料、食品、動物等帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　　⑤檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)作業(yè)完畢后,除必須開啟的監(jiān)控、報警、消防等電源外,包括照明在內(nèi)的其他電源必須關(guān)閉。

　?、蕹邪綉F(xiàn)場上下班物品清點值班制度,嚴禁任何人員擅自將檔案數(shù)字化加工場所內(nèi)的物品帶離現(xiàn)場。下班后,移動存儲設備應存放于專柜、上鎖,指定專人負責保管。

　?。?）訪客管理

　　①發(fā)包方、承包方因業(yè)務需要,邀請或接受非工作人員進入檔案數(shù)字化加工場所時,應征得發(fā)包方的同意,并對訪客的身份、來訪事由進行審核和登記。

　?、诒匾獣r,訪客在進入檔案數(shù)字化加工場所前應簽訂保密承諾書,承諾不泄露在參觀過程中可能接觸的任何檔案信息。

　?、墼L客不得將手機、電腦、照相機、錄像機等具有拍照、錄音、錄像功能的設備帶入檔案數(shù)字化加工場所。

　?、茉L客進入檔案數(shù)字化加工場所,應佩戴發(fā)放的標明訪客身份的胸牌,并由發(fā)包方或承包方工作人員全程陪同。

　　⑤訪客應遵守檔案數(shù)字化加工場所管理規(guī)定,在指定區(qū)域內(nèi)進行參觀,不得隨意走動,不得觸碰物品。

　?。?）流程與作業(yè)管理

　?、俪邪綉凑誅A/T31的規(guī)定設計檔案數(shù)字化流程,主要包括:檔案出庫、數(shù)字化前處理、檔案掃描、圖像/音視頻處理、數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交、檔案入庫等。每一環(huán)節(jié)均應填表記錄。

　?、诔邪綉乐构ぷ魅藛T在檔案數(shù)字化過程中,尤其是對檔案進行拆卷、預整理、復卷等過程中損壞檔案載體,篡改檔案內(nèi)容。

　?、鄢邪綉鶕?jù)檔案具體情況使用合適的掃描儀器和方法進行數(shù)字化,防止因不當掃描儀器和方法損害檔案。

　?、軝n案數(shù)字化加工的具體操作方法和質(zhì)量要求應符合DA/T 31、DA/T 43、DA/T 62的相關(guān)規(guī)定。

　?。?）成果管理

　?、賹τ谏形匆平话l(fā)包方的檔案數(shù)字化成果,承包方應做好備份管理,以免數(shù)據(jù)丟失。

　?、诔邪綉獙⒔?jīng)數(shù)據(jù)檢驗的檔案數(shù)字化成果,包括檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、日志、記錄、元數(shù)據(jù)等,以及使用的各種存儲介質(zhì),及時移交發(fā)包方,并履行書面交接手續(xù)。

　?、鄢邪綉獙⒏鞣N工作人員名單、訪客名單、保密承諾書、檔案交接單、工作流程單、項目驗收報告,以及工作過程中形成的其他記錄歸檔保存兩份,其中一份提交發(fā)包方。

　　三、數(shù)字化管理制度相關(guān)示例

　　第一章工作人員管理制度

　　第一條為了營造和諧、健康、文明、積極的工作環(huán)境，加強檔案保密安全管理，特制定本制度。

　　第二條從事檔案數(shù)字化的工作人員必須按規(guī)定完成安全保密教育，簽訂保密承諾書，經(jīng)備案登記后方可進入工作現(xiàn)場。

　　第三條工作人員須遵守相應的考勤、考核、安全保密管理等規(guī)章制度。

　　第四條工作人員須遵守現(xiàn)場管理制度，禁止攜帶手機、相機、包等私人物品進入工作場所。

　　第五條工作時間內(nèi)禁止飲水、就餐、睡覺、串崗、上網(wǎng)、聽音樂等影響工作或與工作無關(guān)的行為。

　　第六條工作人員須嚴格按照工作流程及標準從事各項工作，不得擅自修改作業(yè)標準。

　　第七條工作時間應統(tǒng)一著工作服或懸掛工牌上班，不濃妝艷抺，樸素大方，端莊得體。

　　第八條工作現(xiàn)場檔案及辦公用品擺放整齊，水杯放在公共飲水區(qū)（數(shù)字化加工現(xiàn)場室外）。

　　第九條工作人員應遵守有關(guān)工作設備的安全操作規(guī)則，非工作職責范圍，不得擅自使用其他設備。

　　第十條未經(jīng)許可，不得隨意到其他部門，不準非上班時間到辦公區(qū)，不準把非工作人員帶入辦公區(qū)。

　　第十一條經(jīng)批準調(diào)換工作崗位的員工，須將工作交接完畢后方可離開原工作崗位。

　　第二章數(shù)字化工作檔案調(diào)還卷管理制度

　　第十二條安排專人負責檔案調(diào)還卷工作，妥善保管檔案實體。

　　第十三條嚴格執(zhí)行定期檢查和進出檔案清點制度。

　　第十四條每次長假前對檔案進行全面檢查，檔案柜加貼封條。

　　第十五條注意愛護和保管好檔案，加強在檔案調(diào)出、歸還和工作流程中的清點核對。

　　第十六條下班后不允許桌面存有散放檔案，未經(jīng)允許不得私自將檔案帶出工作間。

　　第十七條工作過程中不得損壞檔案，不得抄閱、更改檔案內(nèi)容，不得泄露檔案信息，不得丟失檔案及檔案信息。

　　第十八條檔案借、還要按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并當面認真進行清點。

　　第十九條借出的檔案資料，要認真辦理交接手續(xù)。交接雙方要根據(jù)移交目錄仔細清點核實，填寫檔案交接文據(jù)兩份，交接雙方各執(zhí)一份。

　　第二十條調(diào)閱和歸還檔案資料，交接雙方要根據(jù)調(diào)卷單當面進行清點，辦理調(diào)還卷手續(xù)。

　　第三章數(shù)字化工作數(shù)據(jù)管理制度

　　第二十一條檔案保密工作領導小組統(tǒng)一領導安全保密管理工作，處理緊急突發(fā)事件。

　　第二十二條數(shù)據(jù)庫管理員每日對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作更新備份，每月對系統(tǒng)數(shù)據(jù)作完全備份。

　　第二十三條磁盤、光盤等存儲介質(zhì)由專人負責保管，放置在專用存儲柜內(nèi)。

　　第二十四條對需長期保存的備份數(shù)據(jù)定期進行檢查并轉(zhuǎn)儲。

　　第二十五條定期對檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化原文進行備份，推薦使用硬盤或光盤（檔案級光盤）備份。

　　第二十六條數(shù)字化工作人員應嚴格按照計算機系統(tǒng)操作規(guī)程對數(shù)據(jù)進行存儲、備份。

　　第二十七條不得越權(quán)隨意刪除、修改檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)。

　　第二十八條服務器的數(shù)據(jù)備份由計算機系統(tǒng)管理部門負責定期檢查。

　　第二十九條為防止病毒造成嚴重后果，對外來存儲設備、軟件要嚴格管理，原則上不允許外來存儲設備、軟件在內(nèi)部局域網(wǎng)計算機上使用。確因工作需要使用的，須進行殺毒處理，確認無病毒感染后，方可使用。

　　第三十條不得擅自將參與數(shù)字化工作使用的計算機及移動存儲介質(zhì)、復印機等設備交由外部人員維修；不得將未經(jīng)專業(yè)銷密的文件、資料、辦公自動化設備等涉密載體出售、贈送、丟棄。

　　第四章數(shù)字化設備使用規(guī)定

　　第三十一條設備使用堅持“安全第一，預防為主”的原則。操作人員必須愛護設備，熟練掌握設備使用性能、操作要求、不違規(guī)操作。

　　第三十二條設備損壞必須立即報告，查明原因及時報修，不允許設備帶病使用。非維修需要，不得拆卸設備，杜絕人為損壞。

　　第三十三條數(shù)字化外包公司應加強對工作現(xiàn)場的計算機、掃描儀、打印機、數(shù)據(jù)存儲設備的管理。

　　第三十四條計算機上光驅(qū)、藍牙、紅外線和USB接口（除了必要的設備外）須鎖死或屏蔽。

　　第三十五條服務器專人使用，未經(jīng)允許不得使用。

　　第三十六條計算機采用安全性高的屏敝網(wǎng)線及水晶頭，所有設備外殼均接地線確保安全。

　　第三十七條操作人員應做好設備使用前的安全檢查，發(fā)現(xiàn)設備有故障或異?，F(xiàn)象時應停止使用，及時報修。數(shù)字化公司要加強電力線路、電器電源的檢查，防止線路老化或受潮引起安全事故。

　　第三十八條每天下班前操作人員應確認數(shù)據(jù)保存完畢后依順序關(guān)閉設備電源及數(shù)字化現(xiàn)場總電源。

　　第三十九條數(shù)字化現(xiàn)場嚴禁使用電爐、熱得快等電器，嚴禁帶入蠟燭、打火機等易燃易爆品。

　　第四十條經(jīng)常進行設備維護保養(yǎng)工作，保持設備清潔、運行狀況良好,設備報廢應報請相關(guān)部門批準后及時登記造冊、注銷或更換補充。

　　第五章檔案數(shù)字化監(jiān)理制度

　　第四十一條項目金額較大的檔案數(shù)字化項目，需要由專業(yè)檔案數(shù)字化監(jiān)理公司對項目進行監(jiān)理。

　　第四十二條監(jiān)理項目組由總監(jiān)理工程師和監(jiān)理工程師組成。

　　第四十三條檔案數(shù)字化項目開展的全過程，總監(jiān)理工程師必須全程在場，無特殊原因不得離開項目現(xiàn)場。

　　第四十四條所有監(jiān)理人員須具有豐富的檔案數(shù)字化經(jīng)驗、有良好職業(yè)道德，同時遵守《檔案數(shù)字化工作人員管理制度》。

　　第四十五條檔案數(shù)字化監(jiān)理工作主要內(nèi)容：

　　1.紙質(zhì)檔案監(jiān)理，包括收集、整理、規(guī)范、復原情況。

　　2.目錄數(shù)據(jù)監(jiān)理，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

　　3.元數(shù)據(jù)監(jiān)理，包括元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　4.數(shù)字圖像監(jiān)理，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量、圖像壓縮情況等。

　　5.數(shù)據(jù)掛接監(jiān)理，包括目錄數(shù)據(jù)與其對應的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

　　6.存儲載體監(jiān)理，包括載體的可用性、有無病毒等。

　　7.工作現(xiàn)場監(jiān)理，包括數(shù)字化實施人員、項目現(xiàn)場檔案實體安全、加工設備安全、加工數(shù)據(jù)安全、項目現(xiàn)場施工日志、項目現(xiàn)場監(jiān)理日志等。

　　第四十六條檔案數(shù)字化監(jiān)理標準：

　　要求檔案整理符合相關(guān)規(guī)范要求，紙質(zhì)檔案復原率達到100%，能夠采用計算機自動檢驗的項目應采用計算機自動檢驗的方式進行100%檢驗，檢驗合格率應為100%。對于無法用計算機自動檢驗的項目，可根據(jù)情況以件或卷為單位采用抽檢的方式進行人工檢驗，抽檢比率不得低于90%，對于數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應的準確性，抽檢合格率應為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應不低于95%。

　　第六章數(shù)字化工作現(xiàn)場管理制度

　　第四十七條全體工作人員必須嚴格按照《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)進行檔案數(shù)字化相關(guān)工作，嚴守工作秘密，嚴防泄密、失密。

　　第四十八條項目參與成員須簽訂安全保密協(xié)議，身份信息登記備案后方能上崗工作。

　　第四十九條進入辦公場所的工作人員嚴禁攜帶手機、相機、攝像機等個人信息設備和其他與工作無關(guān)的私人物品，未經(jīng)許可嚴禁將場所內(nèi)的任何物品帶離場所。

　　第五十條工作人員進入場所須著統(tǒng)一工作服上班，上班時不得隨意串崗，不得將非項目工作人員帶入辦公區(qū)域。

　　第五十一條設置檔案前處理區(qū)、數(shù)據(jù)著錄區(qū)、圖像掃描區(qū)、圖像處理區(qū)、檔案裝訂區(qū)等功能區(qū)域，做到標志明顯，規(guī)范有序。

　　第五十二條工作人員應妥善保管檔案，未經(jīng)允許不得將檔案帶出工作間，不得隨意廢棄、損毀、涂改檔案；廢棄的打印目錄、備考表、卷皮等需要集中銷毀處理。

　　第五十三條不同工作崗位的人員不得相互談論、打聽工作情況，不得閱讀、討論檔案內(nèi)容及相關(guān)情況。

　　第五十四條注意安全操作，做好上班前、下班后的安全防范檢查，下班后個人使用的設備要關(guān)機斷電。

　　第五十五條值班人員下班后要逐項檢查是否關(guān)機、關(guān)燈、關(guān)窗、鎖門等關(guān)鍵部位的安全，確保實體檔案、數(shù)字化信息、檔案庫房、加工現(xiàn)場及各種設備的安全。

　　第五十六條禁止在工作場所吸煙，保持工作場所的整潔。

　　第五十七條做好辦公場所的防盜、防火、防塵、防潮、防鼠等工作，安排專人值班檢查。

　　第七章數(shù)字化加工保密管理制度

　　第五十八條嚴守國家秘密，不得以任何方式向外界散布、泄露項目涉及到的檔案秘密。

　　第五十九條不得過問非本人工作職責內(nèi)的項目涉及到的秘密。

　　第六十條嚴格遵守文件資料的登記和保密制度，涉密檔案不參與外包公司的檔案數(shù)字化項目。

　　第六十一條在公共場所、私人信件、家庭子女及親友相互交流時，不得談論、交接工作的文檔資料內(nèi)容或信息。

　　第六十二條嚴格遵守涉密文件、資料、檔案的借用管理制度。

　　第六十三條涉密文件、資料和檔案不準私自翻閱、復印、摘錄和外傳，不準用普通電話、明碼電報、平件傳達涉密事項。

　　第六十四條所有數(shù)字化加工的工作人員均必須確保歸檔文檔材料的完整性，不得出現(xiàn)遺失、損壞；不得以任何方式復制、摘抄、攝錄文檔資料中的任何內(nèi)容，不得以任何形式向外界傳播、公開任何內(nèi)容。