檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作,檔案信息化工作的發(fā)展和推進(jìn)，離不開眾多企業(yè)公司的幫助，發(fā)揮企業(yè)優(yōu)勢(shì)，調(diào)動(dòng)市場資源，有利于檔案信息化向更好更高的方向發(fā)展。檔案信息化的基礎(chǔ)工作就是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，依托外包服務(wù)公司參與海量的紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，壓縮了數(shù)字化時(shí)間，提高了信息化進(jìn)程。在外包服務(wù)公司參與工作的過程中，需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、要求做好保密、協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)督導(dǎo)等工作。

　　檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作

　　一、檔案外包服務(wù)的政策法規(guī)依據(jù)

　　1、《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第47號(hào)）

　　第三十五條各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。

　　第三十八條國家鼓勵(lì)和支持檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。已經(jīng)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案原件妥善保管。

　　2、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局第13號(hào)令）

　　第十一條機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會(huì)化服務(wù)范圍，嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì)，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

　　機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會(huì)化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識(shí)別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會(huì)化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68）規(guī)定。

　　第五十六條機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作。

　　二、檔案外包服務(wù)的國標(biāo)規(guī)范

　　1、《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）5.7檔案數(shù)字化外包

　?。?）紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，檔案部門應(yīng)從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面嚴(yán)格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T 20530-2006第5章的要求評(píng)估數(shù)字化加工企業(yè)的技術(shù)能力；從規(guī)章制度的建立健全程度等方面考查加工企業(yè)的管理能力。

　?。?）在項(xiàng)目實(shí)施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》（檔辦發(fā)[2014]7號(hào)），從檔案部門、數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設(shè)備、檔案實(shí)體、數(shù)字化成果移交接收與設(shè)備處理等層面執(zhí)行嚴(yán)格的安全管理要求。

　?。?）檔案部門應(yīng)指派專門人員參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)，完成質(zhì)量監(jiān)控、進(jìn)度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

　　2、《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》（DA/T68-2020）

　?。?）檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數(shù)字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢服務(wù)、檔案開發(fā)利用服務(wù)、檔案銷毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類型。

　?。?）檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權(quán)和處置權(quán)的前提下,發(fā)包方將檔案委托給承包方保管,承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設(shè)備,進(jìn)行日常保管、安全防護(hù),并按需要提供利用的服務(wù)過程。

　?。?）檔案數(shù)字化服務(wù)是指承包方利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數(shù)字化加工,將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤、光盤、固態(tài)硬盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的服務(wù)過程。

　?。?）檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對(duì)發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目,使之有序化的服務(wù)過程。

　　（5）檔案管理咨詢服務(wù)是指承包方通過口頭或書面形式為發(fā)包方提供意見、建議,指導(dǎo)、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問題的服務(wù)過程。

　　（6）檔案開發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開發(fā),形成各種形式的信息、知識(shí)產(chǎn)品,提供利用,發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過程。

　　（7）檔案銷毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過鑒定、需銷毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過程。

　　三、檔案數(shù)字化外包服務(wù)選擇的注意事項(xiàng)

　　1、對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研

　　需要詳細(xì)了解數(shù)字化項(xiàng)目檔案的內(nèi)容，是什么類型的檔案，是哪個(gè)時(shí)期的檔案，是否需要修復(fù)，檔案的材質(zhì)如何，采用哪個(gè)規(guī)則進(jìn)行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲(chǔ)等等。作為一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行外包，項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算有多少，招投標(biāo)的形式如何，項(xiàng)目的實(shí)施工期有多長，如何實(shí)施，在哪里實(shí)施，如何監(jiān)管，驗(yàn)收工作如何開展等等。

　　2、外包服務(wù)公司的選擇

　　檔案數(shù)字化外包服務(wù)是一種政府采購的委托服務(wù)形式，需要按照政府采購的流程確定外包服務(wù)公司，一般都是采取公開招投標(biāo)的形式來確定選取哪家公司。在采購的時(shí)候需要對(duì)公司做出相關(guān)要求，如企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、注冊(cè)資金情況等方面資質(zhì)條件，安全保密、技術(shù)認(rèn)定、履約情況等技能實(shí)力。通過市場競爭的形式，選擇資質(zhì)條件最優(yōu)，技能實(shí)力最強(qiáng)的公司來勝任外包服務(wù)項(xiàng)目。

　　3、制定規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)

　　為保障檔案實(shí)體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的規(guī)章制度。制度的生命力在于落實(shí)，作為業(yè)主的檔案館室，需要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，作為承包項(xiàng)目的外包服務(wù)公司需要按照規(guī)定流程操作，將制度嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中。

　　4、互助互利，共同完成數(shù)字化項(xiàng)目

　　發(fā)包與承包，是互助互利的關(guān)系，檔案館室與外包服務(wù)公司需要明確責(zé)任與義務(wù)，完成進(jìn)度的快慢，成果質(zhì)量的好壞，直接影響著整體項(xiàng)目的進(jìn)展。檔案館室與外包服務(wù)公司需要共同努力，良性循環(huán)，想方設(shè)法共同完成數(shù)字化項(xiàng)目。