檔案數(shù)字化鑒定是將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式過程中的重要環(huán)節(jié)，旨在確保數(shù)字化后的檔案具有準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。以下將詳細(xì)說明檔案數(shù)字化鑒定的流程：

　　渝中檔案數(shù)字化外包中心

　　1、由誰來鑒定：建立鑒定組織機(jī)構(gòu)。組建鑒定隊(duì)伍，明確職責(zé)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，在組織上、人員上給予充足的保障。對鑒定人員的素質(zhì)要有一定的要求：要組建一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高，鑒別能力強(qiáng)，熟悉組織機(jī)構(gòu)及職能，熟知本館（室）藏情況的檔案鑒定隊(duì)伍，加強(qiáng)對鑒定人員的培訓(xùn)。鑒定工作不僅僅是檔案部門的事，在鑒定過程中應(yīng)聯(lián)合相關(guān)部門對各類型、各不同載體、不同時期的檔案進(jìn)行鑒定，征求多方意見，最終科學(xué)正確鑒定檔案價值。

　　2、如何鑒定：制定鑒定工作細(xì)則。在熟悉館（室）藏結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上要求制定本單位檔案數(shù)字化前鑒定工作細(xì)則，詳細(xì)規(guī)定需數(shù)字化檔案的全宗、內(nèi)容、時間界定和鑒定工作程序等。這既是開展鑒定工作的依據(jù)，又是進(jìn)行復(fù)查和審批的依據(jù)。根據(jù)鑒定工作的原則，確定鑒定的重點(diǎn)，一是做好館（室）藏情況的統(tǒng)計，有條件的單位每年盤點(diǎn)一次，包括檔案所屬年度、數(shù)量、類型、載體等基本情況，從宏觀上對需要加工的檔案進(jìn)行總體了解和統(tǒng)計。二是匯集多年檔案借閱登記和效果反饋，對利用頻繁的檔案進(jìn)行綜合分析，從而科學(xué)確定優(yōu)先數(shù)字化的檔案范疇。三是征求文件形成部門的意見，采用會議研討、發(fā)放調(diào)查問卷等形式廣泛征求意見，明確各級領(lǐng)導(dǎo)、各相關(guān)方對檔案數(shù)字化的需求。

　　3、鑒定方法：由鑒定小組成員對擬數(shù)字化檔案的內(nèi)容、形成年代、來源、利用率和完好率等進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研分析，按照鑒定工作細(xì)則對其價值進(jìn)行具體價值評判，可采用直接鑒定法和間接鑒定法相結(jié)合的方式，即采用直接地、逐卷逐件地審查檔案文件內(nèi)容，或通過審查案卷目錄及卷內(nèi)文件目錄來確定是否對其進(jìn)行數(shù)字化。同時，對保密期限屆滿的檔案，按照保密法的規(guī)定，作降密/解密處理。鑒定結(jié)果需經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)審批。對鑒定過程中形成的文字材料，如鑒定報告、審批文件及領(lǐng)導(dǎo)審定的鑒定結(jié)果等及時立卷歸檔，以便復(fù)核時有據(jù)可查。

　　總之，檔案數(shù)字化鑒定流程是一個嚴(yán)謹(jǐn)而細(xì)致的工作，需要多方面的專業(yè)知識和經(jīng)驗(yàn)。通過科學(xué)合理的鑒定流程，可以有效地提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率，為檔案的管理和利用提供有力的支持。

　　檔案數(shù)字化原則

　　檔案數(shù)字化是當(dāng)今信息時代檔案管理的重要發(fā)展方向，為了確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行和數(shù)字化成果的質(zhì)量，需要遵循一系列明確的原則。以下將詳細(xì)介紹檔案數(shù)字化原則：

　　1、公開性原則。數(shù)字檔案館（室）利用計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺等實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享，但也給檔案信息的安全與保密帶來了隱患。對檔案館（室）而言，檔案數(shù)字化首先是考慮保證檔案信息的安全，應(yīng)對涉密檔案進(jìn)行降解密，降解密后分批次按先后順序?qū)Σ煌潭鹊纳婷軝n案進(jìn)行數(shù)字化加工，來滿足利用需求。必要時采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限等安全措施來控制訪問。

　　2、實(shí)用性原則。從利用需求出發(fā)，對利用率較高的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，如關(guān)于成立組建的批復(fù)、機(jī)構(gòu)設(shè)立，干部任免、定級、調(diào)級、退休的決定、命令、通知，個人立功、獎懲、科研獲獎成果項(xiàng)目等方面的檔案。

　　3、價值性原則。對館（室）珍藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，既可盡量減少直接利用對檔案的損毀，又可將檔案信息以更加方便、靈活的方式提供給利用者。因此，在經(jīng)費(fèi)、人力、物力等資源有限的情況下，優(yōu)先選擇將這些珍貴檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，具有檔案高效利用與保護(hù)、搶救的雙重意義，是實(shí)現(xiàn)檔案價值的客觀需要。

　　4、搶救性原則。從檔案保護(hù)角度出發(fā)，應(yīng)對那些形成時間久遠(yuǎn)、珍貴且損壞嚴(yán)重的檔案進(jìn)行數(shù)字化。如我集團(tuán)1956年成立初期的紙質(zhì)檔案，紙張薄、字跡模糊、部分有不同程度的破損等問題，縮微膠片檔案讀取設(shè)備更新?lián)Q代而無法利用等狀況，都應(yīng)該優(yōu)先搶救進(jìn)行數(shù)字化處理。

　　5、主體性原則。企業(yè)每年都會接收大量的外部來文，有的需要組織貫徹落實(shí)辦理，有的僅需要傳閱知曉，對于這部分外部來文來說，并不能反映出本單位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)，所以在選擇數(shù)字化對象時應(yīng)放到次要考慮范圍。能夠反映本單位工作的性質(zhì)和特點(diǎn)的檔案應(yīng)是本單位自身形成的檔案，應(yīng)作為數(shù)字化的主體。本單位形成的檔案是利用率較高的，在作為史料查詢、巡視審計或作為現(xiàn)行任務(wù)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)中作用顯著，應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化范圍。

　　總之，通過遵循這些原則，能夠有效地提高檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效益，促進(jìn)檔案信息的有效利用和共享，為社會的發(fā)展和進(jìn)步提供有力的信息支持。

　　選擇檔案數(shù)字化外包公司需要注意哪些

　　在進(jìn)行檔案數(shù)字化工作時，選擇合適的外包公司是至關(guān)重要的一步。這不僅關(guān)系到數(shù)字化工作的質(zhì)量和效率，還涉及到檔案信息的安全與合規(guī)。以下是選擇檔案數(shù)字化外包公司時需要注意的事項(xiàng)：

　　1、對數(shù)字化項(xiàng)目的檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)研

　　需要詳細(xì)了解數(shù)字化項(xiàng)目檔案的內(nèi)容，是什么類型的檔案，是哪個時期的檔案，是否需要修復(fù)，檔案的材質(zhì)如何，采用哪個規(guī)則進(jìn)行整理，掃描分辨率如何，圖像文件的格式、命名、壓縮、存儲等等。作為一個項(xiàng)目進(jìn)行外包，項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)預(yù)算有多少，招投標(biāo)的形式如何，項(xiàng)目的實(shí)施工期有多長，如何實(shí)施，在哪里實(shí)施，如何監(jiān)管，驗(yàn)收工作如何開展等等。

　　2、外包服務(wù)公司的選擇

　　檔案數(shù)字化外包服務(wù)是一種政府采購的委托服務(wù)形式，需要按照政府采購的流程確定外包服務(wù)公司，一般都是采取公開招投標(biāo)的形式來確定選取哪家公司。在采購的時候需要對公司做出相關(guān)要求，如企業(yè)性質(zhì)、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面資質(zhì)條件，安全保密、技術(shù)認(rèn)定、履約情況等技能實(shí)力。通過市場競爭的形式，選擇資質(zhì)條件最優(yōu)，技能實(shí)力最強(qiáng)的公司來勝任外包服務(wù)項(xiàng)目。

　　3、制定規(guī)章制度，嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)

　　為保障檔案實(shí)體和檔案信息數(shù)據(jù)的安全，需要制定崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實(shí)體管理等方面的規(guī)章制度。制度的生命力在于落實(shí)，作為業(yè)主的檔案館室，需要做好監(jiān)督指導(dǎo)工作，作為承包項(xiàng)目的外包服務(wù)公司需要按照規(guī)定流程操作，將制度嚴(yán)格執(zhí)行落實(shí)在各項(xiàng)工作環(huán)節(jié)中。

　　4、互助互利，共同完成數(shù)字化項(xiàng)目

　　發(fā)包與承包，是互助互利的關(guān)系，檔案館室與外包服務(wù)公司需要明確責(zé)任與義務(wù)，完成進(jìn)度的快慢，成果質(zhì)量的好壞，直接影響著整體項(xiàng)目的進(jìn)展。檔案館室與外包服務(wù)公司需要共同努力，良性循環(huán)，想方設(shè)法共同完成數(shù)字化項(xiàng)目。

　　總之，選擇檔案數(shù)字化外包公司需要進(jìn)行全面、深入的考察和評估。只有綜合考慮以上多個方面，才能找到一家可靠、專業(yè)、能夠滿足需求的外包公司，從而確保檔案數(shù)字化工作的順利完成，并保障檔案信息的安全與有效利用。

　　檔案數(shù)字化的作用

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為檔案管理領(lǐng)域的重要趨勢。檔案數(shù)字化帶來了諸多顯著的作用，為檔案的管理、利用和保護(hù)提供了全新的思路和方法。

　　一、為檔案信息化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)

　　檔案信息化建設(shè)是檔案管理發(fā)展規(guī)劃的重要任務(wù)，其核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔與電子檔案管理。

　　二、利于長遠(yuǎn)發(fā)展，保護(hù)檔案原件

　　1.用數(shù)字化的檔案代替原件使用，可以保護(hù)檔案原件；

　　2.數(shù)字化副本異地保存，輸出縮微膠片供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)自然災(zāi)害的情況下不會遭到毀滅性的破壞，有利于檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展；

　　3.恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

　　三、改善檔案的利用方式，提高利用率

　　1.一份文件可以以數(shù)字化形式同時提供給多個利用者，實(shí)現(xiàn)資源共享；

　　2.數(shù)字化文件可以通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，能異地調(diào)閱利用，擴(kuò)大了檔案的利用空間；

　　3.檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上傳系統(tǒng)，利用者可以隨時使用開放的檔案文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

　　4.縮短檢索時間，利用效率有很大的提高。

　　四、節(jié)約成本，提高檔案人員工作效率

　　數(shù)字化管理后，紙質(zhì)載體的檔案可以轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，既節(jié)約了保管費(fèi)用，也節(jié)省了占地空間，查閱方便迅速，避免了反復(fù)印制資料造成的紙張和人員的浪費(fèi)。數(shù)字化管理后檔案能及時歸檔，并能盡快提供利用服務(wù)。

　　綜上所述，檔案數(shù)字化在提高工作效率、促進(jìn)資源共享、保護(hù)檔案原件、節(jié)省空間、整合信息以及支持?jǐn)?shù)據(jù)分析等方面發(fā)揮著不可替代的作用。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案數(shù)字化的作用還將進(jìn)一步拓展和深化，為各個領(lǐng)域的發(fā)展提供更強(qiáng)大的信息支撐。