檔案室管理規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的收集、整理、歸檔與電子檔案的編目、管理與處置的一般方法。本標準適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過程中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理，其他活動中產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理可參照檔案室管理規(guī)定執(zhí)行。

　　檔案室管理規(guī)定：

　　1、檔案室（庫）內(nèi)必須配備滅火器、消防栓，始終保持完好率達到100%。嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品及雜物，嚴禁明火，嚴禁非管理人員入內(nèi)。確因工作需要進入時，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準，并由本室（庫）管理人員陪同。門要加固防盜門。進出室（庫）隨時關(guān)燈、鎖門，

　　2、進檔案室（庫）內(nèi)查閱資料，查閱者不得大聲喧嘩。要愛護檔案，不得撕頁、涂改，沾口水翻頁，一旦發(fā)現(xiàn)由查閱者負全部責任。

　　3、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出檔案室（庫），更不準私自摘抄、外傳，嚴格遵守保密制度。

　　4、檔案工作人員對所保管的檔案，要定期檢查，做出記錄，不得擅自轉(zhuǎn)移、分散和銷毀檔案，發(fā)現(xiàn)破損或褪變的檔案要及時采取措施進行修復(fù)或復(fù)制。

　　5、查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。

　　6、員工存檔卡由人資行政部負責統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。

　　7、非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。

　　8、員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。

　　9、必須定期檢查、清點庫藏檔案和資料。發(fā)現(xiàn)霉爛、褪變、破損或帳物不符時，必須及時追查、處理和修復(fù)。因失職而損毀、丟失檔案者，按檔案法規(guī)嚴肅處理。

　　10、重點建設(shè)項目和重點工程，在立項之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時間移交給綜合檔案室。

　　11、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針、別針、大頭針……等金屬物；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱；如有字跡擴散褪變者，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔。

　　12、因單位、家庭、個人工作、生活需要的，都可借閱已開放檔案，但原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,確實要借出的檔案,必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽批，方可辦理借閱手續(xù),借閱時間一般不超過一周。

　　13、查找利用檔案者，一律憑單位介紹信、個人身份證或其他有效證件，辦理登記手續(xù)后，方可查閱。

　　14、查閱檔案者，要愛護檔案，嚴禁在檔案材料上畫圖、劃線、折疊、涂改、撕頁、拆卷等。借閱的檔案要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、遺失。不準將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準將檔案保密內(nèi)容外泄。

　　15、國家規(guī)定應(yīng)向當?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應(yīng)在檢索工具上注明。

　　16、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。