數字化檔案室建設

近年來，隨著電子信息技術的廣泛應用和數字檔案館建設的蓬勃開展，基層數字檔案室建設這個問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程。基層數字檔案室建設就是指機關企事業(yè)單位和社會組織綜合運用計算機、信息網絡等技術，對室藏檔案進行數字化加工、信息化管理和網絡化運用的工作工程。基層檔案是同級國家檔案館的“基石”,基層檔案的數字化又是同級國家檔案館數字化的“基礎”。通過基層數字檔案室的建設實踐證明 ,這項工作既能有效保護紙質檔案原件,又能為利用者提供快速準確便捷的查檔服務,實現(xiàn)檔案資源利用的最大化。
　　一、基層數字檔案室建設的硬件、軟件要求
　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對室藏紙質檔案進行數字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數據存儲、管理和應用系統(tǒng)運行的服務器；用于各類用戶訪問的終端設備、身份證讀取器、打印機、復印機等輸入、輸出設備；用于紙質、照片等傳統(tǒng)載體檔案數字化加工的掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等；用于數據備份和歸檔移交的光盤刻錄機、磁帶機等，確保數字檔案的大量儲存、查詢、利用。
　?。ǘ┸浖?。選購或根據自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實際標準相符的數據庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的無縫銜接。
　　（三）數字化標準要求。依據國家檔案局DA/T 46 -2009《文書類電子文件元數據方案》、DA/T47 -2009 《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48 -2009 《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關標準進行科學化的整理加工和管理。
　　二、基層數字檔案室建設過程中存在的問題
　　根據筆者所在部門的做法和對同級單位的了解，目前基層數字檔案室建設，主要是采取業(yè)務外包的形式來進行的，還存在一些問題。
　?。ㄒ唬┱J識不到位?；鶎訂挝唤ㄔO數字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內部機構之間的協(xié)作、經費的保障、數字信息技術的采用、相關專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設數字檔案室這個問題上，多數單位尤其是領導認為建設數字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護好紙質檔案就行了，沒有必要浪費大量的人力、物力、財力；同時相當多的基層檔案工作人員，因為自身年齡較大、對現(xiàn)代信息技術不甚了解等原因，積極性不高，認為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。
　?。ǘ┙涃M成為攔路虎。基層單位在建設數字檔案室的過程中面臨最大的問題是經費有限，更愿意把有限的財力資源投向更重要的方面,導致檔案數字化建設硬件投入的資金不足,致使基層檔案數字化工作起步艱難。
　?。ㄈ┫嚓P人才缺乏。在基層檔案部門, 面對相對有限的檔案室藏、相對固定的服務對象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數字化的工作方式，知識結構的更新速度也遠趕不上數字檔案室的建設速度。已開展數字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計等技能，檔案數字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。
　　（四）安全、質量有隱患。目前，基層數字檔案室建設的普遍做法是業(yè)務委托外包，這種方式簡便省事。在實際工作中，卻存在著較大的安全和質量隱患，尤其是安全隱患應引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標形式與數字化加工企業(yè)簽訂檔案數字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會簽訂嚴格的安全、保密、質量協(xié)議，但在具體實際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質高低不同、流動性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對數字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經濟利益，存在著重數量，數字化質量不高的隱憂。
　?。ㄎ澹┸浖涮撞煌晟?。目前，在數字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結，擔心將來數字化成果無法和同級國家檔案館對接的問題。希望檔案行政管理部門能及時提供統(tǒng)一可行的軟件。
　　三、基層數字檔案室建設的對策
　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對檔案數字化建設工作重要性的認識。二是基層單位要建立檔案機構、信息技術中心、業(yè)務部門之間的協(xié)作機制，以部門協(xié)作來彌補檔案機構人才的不足。三是加大人才建設力度，對相應人員進行定期培訓，鼓勵他們更新知識結構，與新形勢下的數字化檔案工作相適應，或引進人才為數字檔案室建設提供人才保障。
　?。ǘ┟鞔_職責，規(guī)范制度，加強外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強化工作職責，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應建立嚴格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數字化加工場所安裝攝像頭、不定期進行安全巡查等，排除可能的安全隱患。
　?。ㄈ┓e極爭取加大經費投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對民生、經濟社會發(fā)展的重要作用，爭取領導的重視、政策的傾斜和經費的投入。同時優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計劃有重點地推進數字化檔案室建設。
　?。ㄋ模┘訌姍n案數字化加工安全和質量的監(jiān)控。一是做好案卷質量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細信息的檔號、起止日期、頁碼、卷內文件的件數是否準確，發(fā)現(xiàn)錯誤要及時修正，為后期的錄入做好周密細致的準備工作。二是把好檔案信息著錄的質量關，一方面要保證標準化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實專人對照原始文件對錄入的檔案目錄數據進行檢查和不定期抽查，保證錄入數據與原始檔案的一致性和準確性。（作者單位　朱妍霖：四川省武都水利集團有限責任公司　王琳：綿陽市檔案局）

建設數字檔案館主要工作內容

建設數字檔案館主要工作包括如下：

1、按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。

2、開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網絡化。

3、嚴格遵循標準規(guī)范，全面進行傳統(tǒng)載體檔案數字化轉換，積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理，全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段，保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全，滿足各類用戶共享需求。

4、根據數字檔案室建設要求，修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像（照片、錄音、錄像）電子文件歸檔范圍和保管期限表，以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規(guī)章制度，明確要求和權限，確保數字檔案資源的規(guī)范管理，保證數字檔案室運行順暢。

5、加大人オ建設力度，通過培訓或引進人オ，為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術，又精通信息資源管理、知識管理的人才。

數字檔案室及檔案數字化建設方案

數字檔案室的建設
數字檔案館系統(tǒng)綜合應用物聯(lián)網、云計算、移動互聯(lián)網等新技術，開發(fā)了對檔案實體、檔案內容、檔案服務和檔案管理等信息的感知、處置等功能，實現(xiàn)了對檔案信息資源和檔案業(yè)務信息資源的智慧收集、智慧管理、智慧服務、智慧保護和智慧監(jiān)督，為檔案館物與物、人與物、人與人的全面互聯(lián)、互通、互動提供了基礎條件。
基于OCR技術生成檔案數字化成果文本數據資源庫，結合應用原生電子檔案內容信息，實現(xiàn)了檔案信息資源的數據化管理，可以進行全文檢索，并采用數據挖掘技術構建虛擬資源庫，突破了傳統(tǒng)的檔案數字化理念，對實現(xiàn)檔案資源的深度控制和挖掘創(chuàng)造了條件。
基于數據智能采集技術，采用多樣化、組合式信息資源收集方式，實現(xiàn)了智慧城市建設中重要的信息資源之一?——?專業(yè)檔案數據庫的高效接收和有序管理。采用大數據技術的智慧檔案館，通過云計算技術虛擬合并各檔案館之間的數據，做到實時互通，跨館出證。
采用模型控制技術，實現(xiàn)了機關歸檔電子文件質量監(jiān)管、進館電子檔案質量檢查、開放檔案劃控輔助管理、檔案館業(yè)務目標督查等工作的輔助管理，有效地推進了檔案館業(yè)務工作的信息化。
應用RFID?技術，實現(xiàn)了智慧檔案館智能感知管理平臺對實體檔案、在館人員及相關業(yè)務信息的綜合感知和智能處置，拓展了RFID技術在檔案館工作中的應用領域。如文檔服務中心發(fā)出調卷指令后，在規(guī)定時間內庫區(qū)RFID?標簽信息閱讀器未感知到相關檔案出庫信息，將自動發(fā)送短信提示庫房保管人員辦理調卷業(yè)務。
基于編研人員的檔案利用，通過對檔案信息資源的深入挖掘，實現(xiàn)對檔案信息資源的智能檢索，提高了檔案檢索的查全率和查準率;同時基于數據挖掘技術，支持對檢索結果的知識圖譜展示以及檔案信息的自動聚類，為利用者提供了便捷、高效的檔案利用服務。根據業(yè)務需要，智能形成編研材料。
感知檔案，通過標簽可以知道檔案的狀態(tài)，可以對檔案實體進行識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理，幫助檔案管理人員實時掌握每一份檔案的狀態(tài)，實現(xiàn)管理者與檔案實體的溝通。這樣可以避免傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的一些問題。

檔案數字化管理建設中存在的問題及對策

最符合數字檔案室建設要求的國家標準

最符合數字檔案室建設要求的國家標準是檔案館建設標準。

數字檔案室是指以電子檔案為對象，以電子計算機等數字設備為手段，基于網絡實現(xiàn)檔案收集、整理、保管、保護、共享利用的檔案管理模式。截至2021年11月，中國為12250余件中國古代畫作建立起精準的數字化檔案。2022年2月，唐山市檔案館被國家檔案局批準為國家級數字檔案館。

數字檔案室是單位信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。各單位應把數字檔案室納入單位信息化建設總體格局之中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。檔案室應配備能夠滿足運行需要的計算機設備，采用高性能的符合保密要求的網絡設備和材料，建設獨立的檔案數據網，進行檔案數據整理加工和存儲管理。

數字檔案室的基本特征

1、檔案資源“數字”化。數字檔案室以統(tǒng)一的數字形式存儲各種信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等，壓縮了存儲空間，改進了組織形式。信息記錄形式的“數字”化，是數字檔案室的基本特征。

2、檔案實體“虛擬化”。通過對紙質檔案、縮微膠片、照片、錄音、錄像等傳統(tǒng)載體檔案進行數字化加工，實現(xiàn)檔案實體“虛擬化”，使之能夠與其他數字檔案資源一并進行管理和規(guī)范。

3、檔案管理系統(tǒng)化。將檔案業(yè)務流程、標準規(guī)范固化在數字檔案室應用系統(tǒng)中，實現(xiàn)數字檔案資源系統(tǒng)、規(guī)范管理。

數字化檔案室的軟件系統(tǒng)建設

電子文件歸檔管理系統(tǒng)是單位辦公自動化系統(tǒng)的組成部分，應按照GB/T 18894和有關電子文件歸檔管理的規(guī)定設計開發(fā)，逐步實現(xiàn)電子文件實時歸檔，網上移交。主要包括歸檔鑒定、整理編目、數據加工、數據報送等功能。歸檔管理過程中應保證電子文件元數據和背景信息的完整性。數字檔案室管理系統(tǒng)應建立以數字檔案信息收集、管理和利用為核心，涵蓋整個檔案室業(yè)務工作的管理系統(tǒng)。主要應包括電子檔案接收、檔案資料著錄、整理加工、檢索利用、檔案編研、檔案鑒定、數據統(tǒng)計、庫房管理等功能。檔案進館和報送管理系統(tǒng)按照網絡環(huán)境下館室一體化業(yè)務建設的模式，按照國家規(guī)定的檔案數據及其目錄數據格式要求，整理應進館的檔案、資料及現(xiàn)行文件，形成報送數據，通過網絡或載體移交等方式向同級國家綜合檔案館移交報送。檔案查詢利用系統(tǒng)在單位辦公網上提供非涉密檔案信息資源的在線查詢利用。　數據庫建設包括檔案資料目錄數據庫和電子檔案數據庫。