為了加強(qiáng)和規(guī)范公司內(nèi)部檔案室管理工作，保證檔案完整性和保密性，準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案室管理?xiàng)l例》，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本辦法。

　　一、檔案室管理辦法

　　1、檔案是公司在施工生產(chǎn)及各項(xiàng)管理活動中形成的全部檔案的總和。包括保密制度、行政、經(jīng)營、生產(chǎn)技術(shù)管理檔案、會計(jì)檔案、基本建設(shè)、產(chǎn)品、設(shè)備檔案和人事檔案等，其構(gòu)成以建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備和會計(jì)、經(jīng)營檔案為主體。

　　2、公司檔案工作是企業(yè)管理基礎(chǔ)工作的組成部分，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。

　　3、公司檔案室管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原則。

　　二、文件的收集與歸檔

　　1、各部門形成的文件材料，由各部門專職或兼職檔案室管理人員負(fù)責(zé)收集管理，并于每年12月31日之前向公司辦公室辦理移交。

　　2、一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交辦公室備案。會議文件由辦公室收集。

　　3、檔案室在接收移交的檔案后，應(yīng)對移交檔案進(jìn)行檢查、匯總、并編制檔案總目錄。

　　4、檔案室對檔案應(yīng)區(qū)分全宗、區(qū)分年度、區(qū)分類別分別存放、排列，存放檔案必須有專用的檔案裝具，檔案排列方法要科學(xué)，以便查找。

　　5、定期進(jìn)行對庫房檔案的清理核對工作，做到賬務(wù)相符，對破損、載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

　　6、收進(jìn)的檔案要及時入庫，借閱檔案歸還后，及時放回原處。

　　三、公司文件材料歸檔的基本要求

　　1、歸檔的文件材料必須完整。

　　2、歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

　　3、歸檔的文件材料必須層次分明，符合其形成規(guī)律。

　　四、公司文件材料的歸檔范圍

　　1、保密辦公室：保密相關(guān)法規(guī)、制度；重要的會議紀(jì)要；學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料；工作計(jì)劃、總結(jié)等。

　　2、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內(nèi)部法規(guī)性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發(fā)展規(guī)劃、工作總結(jié)匯報；政府機(jī)關(guān)頒發(fā)的重要文件。

　　3、人力資源類：員工個人檔案、員工變動表、員工花名冊、薪酬福利、培訓(xùn)登記表等。

　　4、會計(jì)統(tǒng)計(jì)類：年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表、財務(wù)會計(jì)預(yù)算報表及其說明，各種季度報表、月報表。

　　5、經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。

　　6、工程建設(shè)方面，涉及到的有關(guān)工程資料、項(xiàng)目合同、工程圖紙等。

　　7、生產(chǎn)計(jì)劃方面。有各種計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報表和生產(chǎn)管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。

　　8、物資供應(yīng)方面。有物資、原材料采購、庫存保管、供應(yīng)和工具管理中形成的各種文件材料。

　　9、其他方面。

　　五檔案級別的劃分：

　　檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

　　1、一級為絕密文件

　　2、保密文件、公司制定的保密制度、涉密文件等，其等級劃分為一級。

　　3、公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等，其等級劃分為一級。

　　4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

　　5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。

　　6、二級為機(jī)密文件

　　7、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)密文件，劃分等級為二級。

　　8、三級為秘密文件

　　9、本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報表及簡報。屬公司內(nèi)部重要文件，為秘密文件，劃分等級為三級。

　　10、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于秘密文件，其等級為三級。

　　11、四級為普通文件

　　12、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普通文件，劃分等級為四級。

　　六、歸檔時間

　　1、基建工程或其他技術(shù)項(xiàng)目，在任務(wù)完成后或告一段落時，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案室管理部歸檔。

　　2、各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。

　　七、檔案的鑒定和銷毀

　　1、編制檔案的保管期限表，保管期限可分永久、長期（10－3０年）、短期（10年以下）三種。

　　2、檔案鑒定工作由公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組組織進(jìn)行，鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組由主管檔案工作的副總經(jīng)理任組長，組員由技術(shù)部門和業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人等組成。

　　3、鑒定工作根據(jù)各類檔案的保管期限進(jìn)行。每次鑒定要寫出鑒定報告，在保管單位備考表上注明鑒定意見，由小組負(fù)責(zé)人簽名，并且注明鑒定日期。

　　4、檔案通過鑒定確認(rèn)為永久保存的檔案，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確，應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員進(jìn)行補(bǔ)充和修改。

　　5、對經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價值的檔案，要登記造冊，提出銷毀報告，經(jīng)主管經(jīng)理審批，并報送上級檔案室管理部門備案。銷毀檔案要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。