文書(shū)檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在形成在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。具體內(nèi)容包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

　　文書(shū)檔案整理及數(shù)字化的主要步驟：

　　(一)文書(shū)檔案整理

　　1、文書(shū)檔案整理收集。收集是歸檔文書(shū)檔案管理整理的前提、根本，沒(méi)有收集齊全完整的文件材料，歸檔整理就不能很好地反映立檔單位的歷史面貌和工作情況。因此，收集應(yīng)歸檔的文件材料必須保證齊全完整;收集范圍是本單位的收文、發(fā)文、內(nèi)部文件。必須采取以下相應(yīng)措施：

　　(1)立檔單位要建立健全收發(fā)文登記制度，有完整的收文登記本、發(fā)文登記本、印章登記本、依據(jù)歸檔范圍，收集所登記的“紅頭文件”的歸檔。

　　()檢查本單位在年度工作中產(chǎn)生的“白頭文件”材料是否收集歸檔。如：①會(huì)議材料：本單位年度工作會(huì)議材料(總結(jié)、計(jì)劃)、表彰材料，專業(yè)會(huì)議材料，代表發(fā)言材料;本單位在上級(jí)工作會(huì)議上發(fā)言、匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、典型材料、交流或發(fā)表論文、考察報(bào)告。②綜合材料：會(huì)議記錄本(黨委、黨組會(huì)議，行政、辦公會(huì)議)等;各類(lèi)花名冊(cè)、登記簿(干部職工、黨員、專業(yè)技術(shù)人員等花名冊(cè)及主要業(yè)務(wù)工作登記簿);年報(bào)表(業(yè)務(wù)、黨員、人事勞資等各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表);各種介紹信存根(黨團(tuán)組織關(guān)系、干部調(diào)動(dòng)、行政事務(wù)等)、協(xié)議、合同。

　　2、文書(shū)檔案整理裝訂。用不銹鋼釘或線將歸檔范圍中的文書(shū)檔案管理歸檔文件以“件”為單位固定在一起即單“件”裝訂，便于保管利用。

　　(1)整理單位：確定以件為文書(shū)檔案管理歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，重要文件的正本與歷次修改稿可各為一件;計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無(wú)定稿的或打印出來(lái)的定稿上無(wú)領(lǐng)導(dǎo)修改手跡、批示而定稿不存檔的，將正本與發(fā)文稿紙為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、會(huì)議記錄、介紹信存根等按其原來(lái)的裝訂方式，一個(gè)自然本(冊(cè))為一件，未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起的為一件;來(lái)文與復(fù)文可為一件，未裝訂成套的會(huì)議材料各為一件，正文與文件處理單為一件。

　　(2)文件的裝訂：文書(shū)檔案管理歸檔文件按件裝訂具體要求：正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;復(fù)文在前，來(lái)復(fù)在后;漢文在前，少數(shù)民族文字在后;不同文字的文本，無(wú)特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后;有文件處理的，文件處理單在前，正文在后。

　　(3)裝訂的部位與對(duì)齊方式及注意事項(xiàng)：文件裝訂時(shí)應(yīng)以左、下側(cè)對(duì)齊，以便裝訂和利用。裝訂時(shí)，應(yīng)將保管期限為永久的文書(shū)檔案管理歸檔文件中去掉不符合保管要求的一般訂書(shū)釘，采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂(注意：采用不銹鋼訂書(shū)釘裝訂的檔案不能用微波設(shè)備進(jìn)行消毒，否則可能會(huì)引起火災(zāi))?；蜉^厚的文件采用“三孔一線”的線裝方法裝訂。

　　3、文書(shū)檔案整理分類(lèi)。文書(shū)檔案管理歸檔文件采用年度——保管期限分類(lèi)法進(jìn)行分類(lèi)，同全宗應(yīng)保持分類(lèi)方案的穩(wěn)定。

　　4、文書(shū)檔案整理編號(hào)。文書(shū)檔案管理歸檔文件編號(hào)是指將文書(shū)檔案管理歸檔文件在全宗中的位置標(biāo)識(shí)為符號(hào)，并以歸檔章的形式在文書(shū)檔案管理歸檔文件上注明。編號(hào)是編目工作的起點(diǎn)和基礎(chǔ)，其目的是反映分類(lèi)、排列這些系統(tǒng)工作的成果。

　　(二)文書(shū)檔案數(shù)字化

　　文書(shū)檔案是我國(guó)檔案數(shù)字化加工中處理相對(duì)較多的檔案類(lèi)型。文書(shū)檔案的數(shù)字化包括檔案預(yù)處理、檔案掃描、圖像處理、光學(xué)字符識(shí)別、光學(xué)字符識(shí)別、數(shù)據(jù)整理和分類(lèi)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化檔案存儲(chǔ)和備份、數(shù)據(jù)驗(yàn)收與移交等一系列繁瑣且相互關(guān)聯(lián)的程序。

　　最后，隨著社會(huì)信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，文書(shū)檔案整理及數(shù)字化工作在全國(guó)的普及程度將會(huì)越來(lái)越高，越愛(ài)越多的企事業(yè)單位和其他社會(huì)組織開(kāi)展檔案整理數(shù)字建設(shè)工作，以促進(jìn)檔案管理效率的提高。