廣西是我國(guó)的五個(gè)自治區(qū)之一，位于我國(guó)南部地區(qū)。廣西壯族自治區(qū)的文化十分獨(dú)特，是由世居少數(shù)民族文化與中原文化、海洋文化不斷融合而成。在獨(dú)特的發(fā)展歷程中，廣西壯族自治區(qū)積累了豐富且珍貴的檔案資源。檔案是一種十分重要的信息資源，應(yīng)該妥善保管并發(fā)揮其價(jià)值。因此，廣西壯族自治區(qū)的檔案管理機(jī)構(gòu)和組織積極開(kāi)展檔案整理數(shù)字化工作。

　　廣西檔案整理數(shù)字化的主要內(nèi)容：

　　一、檔案整理工作

　　1.收集檔案資料。首先要對(duì)需要收集的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)匯總，對(duì)檔案的來(lái)源、種類(lèi)、數(shù)量、保存狀態(tài)等進(jìn)行調(diào)查與了解，為后續(xù)的整理工作做好準(zhǔn)備。

　　2.鑒定檔案材料。確定檔案材料是否具有保存價(jià)值，是否需要?dú)w檔，以及歸檔的級(jí)別和期限等，要先對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行鑒定。

　　3.分類(lèi)整理檔案材料。在檔案整理工作過(guò)程中，需要確保每一份檔案都有準(zhǔn)確的分類(lèi)和歸檔位置，按照檔案鑒定的結(jié)果，對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)整理。

　　4.系統(tǒng)排列和編制目錄。在日常的工作過(guò)程中，檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案，這些都是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷。檔案館室的檔案整理工作主要是對(duì)這部分接收的檔案，依據(jù)存放和管理需要的進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，比如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。對(duì)整理好的檔案材料進(jìn)行目錄編制，使檔案資料的查詢(xún)更加方便和快捷。

　　5.局部調(diào)整。對(duì)于已經(jīng)整理進(jìn)入檔案館室的檔案，還需要進(jìn)行校驗(yàn)和專(zhuān)門(mén)的質(zhì)量檢查，不符合要求以及不便于保管利用的，還需要進(jìn)一步加工以提高質(zhì)量。另外，檔案自身或檔案整理體系可能隨著時(shí)間的推移會(huì)發(fā)生變化，也需要進(jìn)行必要的調(diào)整。

　　6.全過(guò)程整理。有些時(shí)候檔案館室會(huì)因?yàn)橐恍┨厥庠蚪邮蘸驼骷闵⑽募?，另外，館藏體系遭受?chē)?yán)重破壞，這都需要進(jìn)行全過(guò)程檔案整理。

　　二、檔案數(shù)字化工作：

　　1. 檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過(guò)組織系統(tǒng)專(zhuān)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來(lái)查檔單位可以在閱檔室通過(guò)電腦查閱電子檔案，也可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　2. 檔案數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫(kù)提卷后，首先拆卷、校對(duì)檔案頁(yè)數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對(duì)檔案目錄、核對(duì)電子材料，完成初步審核。然后由專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化加工人員再次對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，完成檔案裝訂還原，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過(guò)程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　3. 檔案數(shù)字化查閱。以特定的檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，將數(shù)字化加工后的檔案都存儲(chǔ)在該檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，在該檔案管理系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查詢(xún)、檢索和利用檔案的功能。與此同時(shí)，此類(lèi)系統(tǒng)還在安全方面進(jìn)行了多方考慮，例如，可按日期、時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　綜上所述，檔案作為社會(huì)組織和個(gè)人工作、活動(dòng)的直接原始記錄，起著非常重要的原始憑證作用和參考作用，在整理數(shù)字化過(guò)程中需要注意保障檔案原件和檔案信息的安全，因此，檔案整理數(shù)字化有著一系列較為復(fù)雜且繁瑣的流程。檔案整理數(shù)字化不僅可以提高組織的檔案管理效率，還能大大方便組織內(nèi)部人員和社會(huì)大眾對(duì)檔案的利用，充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。