阿克蘇位于位于新疆維吾爾自治區(qū)南疆中部，天山南麓、塔里木盆地北緣。得益于獨(dú)特的地理位置，阿克蘇是多民族聚居和多種宗教并存的地區(qū)，多元文化的交融使得新疆的文化呈現(xiàn)出獨(dú)特而豐富的面貌。與此同時(shí)，阿克蘇還先后榮獲了“國(guó)家旅游城市”、“國(guó)家衛(wèi)生城市”、“國(guó)家森林城市”等多個(gè)榮譽(yù)稱號(hào)。在此背景下，阿克蘇地區(qū)積累了豐富且珍貴的檔案資源。隨著科技水平的提升，檔案整理數(shù)字化在全國(guó)檔案管理領(lǐng)域流行開(kāi)來(lái)，阿克蘇地區(qū)也積極跟上時(shí)代發(fā)展步伐，開(kāi)展檔案整理數(shù)字化工作。

　　阿克蘇檔案整理數(shù)字化過(guò)程中，檔案整理歸檔對(duì)檔案數(shù)字化有著十分重要的影響。

　　檔案的歸檔整理實(shí)際主要是兩項(xiàng)工作：一是將不需要?dú)w檔的文件剔除掉，二是將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行有序整理，使得原來(lái)無(wú)序雜亂的文件變成系統(tǒng)有序、具有內(nèi)在聯(lián)系的一個(gè)整體。

　　歸檔整理完成的檔案以卷或件為單位加以保存。歸檔整理后的“件”與原始記錄狀態(tài)的“件”不是同一概念。歸檔后的“件”是若干份“自然件”的集合，是人們經(jīng)過(guò)加工，將若干個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的“自然件”組合在一起，進(jìn)行有序排列，并通過(guò)統(tǒng)一編號(hào)，以固化其排序及有機(jī)聯(lián)系。

　　歸檔整理極大地提高了檔案檢索的查準(zhǔn)率和查全率，也是檔案長(zhǎng)期保存和管理的有效手段。比如，將報(bào)告與批復(fù)在歸檔時(shí)整合在一起，這是最典型的保持有機(jī)聯(lián)系整理方式。但是由報(bào)告與批復(fù)組成的一件歸檔材料并非僅僅是由2份“自然件”所組成，一般的報(bào)告與批復(fù)歸檔件，少則由2-5件“自然件”所組成，多則10幾件，甚至上100件“自然件”組成一組(套)歸檔件。

　　第一，密與非密不分，直接影響掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理及利用?，F(xiàn)在的保密要求明確規(guī)定：密與非密混在一起，一律按涉密數(shù)據(jù)處理;低密級(jí)數(shù)據(jù)與高密級(jí)數(shù)據(jù)混在一起，一律按最高密級(jí)數(shù)據(jù)處理。對(duì)于行政審批、干部人事等材料，往往結(jié)論性的最終批復(fù)材料都是可公開(kāi)的信息，而報(bào)批材料和機(jī)關(guān)內(nèi)部審批過(guò)程中形成的內(nèi)部文件，往往帶有敏感信息和涉密內(nèi)容?，F(xiàn)在，將可公開(kāi)的政府信息和涉密或敏感信息混在一起，不僅讓掃描后形成的數(shù)據(jù)出不了涉密網(wǎng)，更極大地限制了可公開(kāi)信息的共享和檔案數(shù)字化成果的利用服務(wù)。

　　第二，用一條目錄對(duì)應(yīng)若干個(gè)“自然件”，經(jīng)數(shù)字化掃描，常常造成一條文件目錄下面掛接了若干個(gè)“自然件”的情況。這猶如將所有的“自然件”書(shū)寫(xiě)在同一頁(yè)紙上。由于數(shù)字影像的閱讀與紙質(zhì)檔案的閱讀有著很大的不同，當(dāng)閱讀者不懂檔案整理規(guī)則時(shí)，在一條目錄下面閱讀到多個(gè)與目錄不相對(duì)應(yīng)的“自然件”，勢(shì)必造成閱讀障礙。

　　在檔案數(shù)字化過(guò)程中，如何解決傳統(tǒng)檔案整理方法對(duì)數(shù)字化工作帶來(lái)的負(fù)面影響呢?

　　可以通過(guò)“拆件”來(lái)解決。以“自然件”為單位進(jìn)行數(shù)字化。這樣能夠較好地解決管理、利用中的涉密和閱讀的問(wèn)題。尤其是針對(duì)建國(guó)后形成的檔案，不失為一種有效的補(bǔ)救措施與方法。

　　阿克蘇檔案整理數(shù)字化加工過(guò)程中，需要用到一下工具：

　　1.掃描儀/數(shù)字拍攝儀：用于將紙質(zhì)文件數(shù)字化為電子文件的工具。

　　2. OCR(光學(xué)字符識(shí)別)軟件：用于將掃描或拍攝的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文本文件。

　　3.文件管理系統(tǒng)/智能電子檔案管理系統(tǒng)：用于存儲(chǔ)、分類、索引和檢索電子檔案的軟件系統(tǒng)。

　　4.數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備：包括硬盤、閃存驅(qū)動(dòng)器、云存儲(chǔ)等，用于存儲(chǔ)電子檔案。

　　5.數(shù)字簽名工具：用于對(duì)電子文檔進(jìn)行電子簽名，確保文件的真實(shí)性和完整性。

　　6. 數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工具：用于定期備份電子檔案，并在需要時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。

　　7. 數(shù)據(jù)安全工具：包括防病毒軟件、防火墻、加密軟件等，用于保護(hù)電子檔案的安全性和機(jī)密性。

　　8.手寫(xiě)輸入和識(shí)別軟件：用于將手寫(xiě)的文件或筆記數(shù)字化，并進(jìn)行文字識(shí)別。

　　9.數(shù)字審閱工具：用于多人協(xié)同審閱和批注電子檔案

　　10.共享和協(xié)作工具：如云存儲(chǔ)平臺(tái)、協(xié)同辦公軟件等，用于多人共享和協(xié)作電子檔案。

　　在實(shí)際工作過(guò)程中，可以根據(jù)具體的需求和場(chǎng)景組合使用以上工具，以確保檔案整理數(shù)字化的質(zhì)量。