機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有查考、利用和保存價(jià)值的各種形式、各種載體的歷史記錄。在機(jī)關(guān)日常工作過(guò)程中，形成最多的檔案類(lèi)型是機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案?，F(xiàn)如今，隨著信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理正逐步向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，按照國(guó)家政策要求，開(kāi)展機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件歸檔與電子檔案管理工作，并建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，積極實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件的全文識(shí)別，建立室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，強(qiáng)化檔案數(shù)字化全過(guò)程監(jiān)管，保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量、安全和有效利用。

　　機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包的主要工作內(nèi)容：

　　1. 基本設(shè)置。基本設(shè)置是對(duì)檔案管理的基本參數(shù)進(jìn)行設(shè)置，明確檔案管理系統(tǒng)的使用單位、各人員權(quán)限、檔案類(lèi)型、庫(kù)房位置、保管期限等情況，是檔案管理系統(tǒng)開(kāi)展日常業(yè)務(wù)工作的前提。基本設(shè)置一般由單位主管、檔案工作負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)共同確定(普通工作人員不涉及)，在單位引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)時(shí)進(jìn)行，具體通過(guò)系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置和基礎(chǔ)信息兩大模塊實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)設(shè)置和基礎(chǔ)信息兩大模塊的使用。

　　2. 檔案導(dǎo)入。檔案業(yè)務(wù)工作的第一步就是檔案的收集與整理，反映在檔案管理系統(tǒng)中就是檔案導(dǎo)入工作。數(shù)字化檔案的導(dǎo)入，首先仍然是檔案卷宗信息的導(dǎo)入。通過(guò)檔案收集模塊的檔案導(dǎo)入界面下載模板，根據(jù)模板錄入檔案的卷宗信息(包括卷內(nèi)目錄)，然后導(dǎo)入系統(tǒng)中，形成相應(yīng)的檔案信息。其次是檔案全文的導(dǎo)入。通過(guò)檔案收集中的文件導(dǎo)入，將檔案的全文文件導(dǎo)入系統(tǒng)，并與相應(yīng)的檔案卷宗對(duì)應(yīng)。

　　3. 檔案入庫(kù)。檔案入庫(kù)是指將已經(jīng)導(dǎo)入系統(tǒng)的檔案存放進(jìn)庫(kù)房，這主要針對(duì)的是有紙質(zhì)載體的檔案。因?yàn)楝F(xiàn)在很多地方實(shí)行的是紙質(zhì)與電子的雙套制，即既有電子檔案、又有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)載體，所以除了純紙質(zhì)檔案外，許多電子檔案也有對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)部分。檔案入庫(kù)針對(duì)的就是純紙質(zhì)檔案和電子檔案的紙質(zhì)部分。

　　檔案入庫(kù)的操作通過(guò)檔案存儲(chǔ)的檔案入庫(kù)頁(yè)面實(shí)現(xiàn)。在待入庫(kù)列表上，勾選要入庫(kù)的檔案，點(diǎn)擊“分配庫(kù)位”，選擇要存放的庫(kù)房、庫(kù)位，點(diǎn)擊“確認(rèn)”即可。當(dāng)然在檔案系統(tǒng)內(nèi)完成入庫(kù)的同時(shí)，必須將對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案存放到相應(yīng)的庫(kù)房、庫(kù)位中。

　　4. 檔案借閱。在檔案公布后，單位如有查看檔案的需要，可通過(guò)檔案借閱對(duì)已公布的檔案進(jìn)行借閱。檔案借閱既可借閱紙質(zhì)檔案，又可借閱電子檔案。檔案借閱的實(shí)現(xiàn)，主要通過(guò)系統(tǒng)的“檔案借閱”模塊，在檔案借閱的全文檢索中查詢(xún)到需借閱的檔案后，直接點(diǎn)擊借閱申請(qǐng)進(jìn)行借閱，也可添加進(jìn)檔案車(chē)后再行借閱申請(qǐng)。

　　5. 檔案銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀是指保管期限到期后，經(jīng)過(guò)檔案負(fù)責(zé)人鑒定，對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。檔案銷(xiāo)毀，首先是確定需要銷(xiāo)毀的檔案，然后進(jìn)行銷(xiāo)毀，在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀的同時(shí)，也要將相應(yīng)的紙質(zhì)部分進(jìn)行處理，可派專(zhuān)人登記銷(xiāo)毀。

　　6. 檔案利用。檔案利用是指對(duì)檔案的利用情況的查看，通過(guò)系統(tǒng)的“檔案存儲(chǔ)模塊”中的“庫(kù)房利用率和檔案利用率”，即可查看單位對(duì)檔案的利用情況。檔案作為一種信息資源，對(duì)組織和個(gè)人工作活動(dòng)來(lái)說(shuō)起著原始憑證作用和重要的參考作用，只有對(duì)其進(jìn)行充分利用，才能在最大程度上發(fā)揮檔案資源的價(jià)值。因此，檔案的利用環(huán)節(jié)十分重要。

　　檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級(jí)對(duì)我國(guó)的檔案管理和建設(shè)起著非常重要的作用。因此，為了促進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型和升級(jí)工作，我國(guó)積極開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)和升級(jí)，將其作為檔案管理和建設(shè)的重點(diǎn)。

　　綜上所述，機(jī)關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包是檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措，也是機(jī)關(guān)單位應(yīng)對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型挑戰(zhàn)的有效途徑。通過(guò)外包，機(jī)關(guān)單位能夠?qū)⒂邢薜馁Y源集中于核心業(yè)務(wù)，同時(shí)借助專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)的技術(shù)優(yōu)勢(shì)，確保檔案數(shù)字化工作的高效、安全和合規(guī)。未來(lái)，隨著檔案數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展和外包服務(wù)的進(jìn)一步規(guī)范化，機(jī)關(guān)單位的檔案管理將更加智能化、便捷化，為機(jī)關(guān)工作的高效開(kāi)展和信息化建設(shè)提供有力支撐。