近些年來(lái)，隨著信息技術(shù)水平的提升，各行各業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)發(fā)展模式的不足，看到了新興信息科技的力量，積極與新興技術(shù)手段相結(jié)合，以實(shí)現(xiàn)自身的創(chuàng)新可持續(xù)發(fā)展。在此發(fā)展趨勢(shì)下，我國(guó)檔案管理行業(yè)也認(rèn)識(shí)到了自己的不足，積極開(kāi)展檔案整理工作。隨著檔案數(shù)量的不斷增加，以及檔案整理工作的復(fù)雜性，不少檔案管理機(jī)構(gòu)都開(kāi)始選擇將檔案整理工作外包出去，以提升檔案整理效率，充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。隨著需求的不斷增多，專業(yè)的檔案整理機(jī)構(gòu)也陸續(xù)出現(xiàn)并發(fā)展壯大。

　　靠譜的檔案整理機(jī)構(gòu)在為客戶提供檔案整理服務(wù)過(guò)程中，會(huì)充分尊重以下原則：

　　1. 保持文件之間的歷史聯(lián)系。所謂文件之間的歷史聯(lián)系，是指文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)在聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面。檔案整理時(shí)，應(yīng)盡可能保持這種聯(lián)系，而不要割裂這種聯(lián)系。

　　2. 充分利用原有的整理基礎(chǔ)。充分利用原有的整理基礎(chǔ)，是指對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，不要輕易打亂原有的整理體系重新整理，這就是我國(guó)檔案界慣稱的“充分利用原基礎(chǔ)”。檔案是歷史文化的積累，它不僅記了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，而且自然反映了歷來(lái)檔案整理和保存的真實(shí)情況與成果。所以，對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，我們要尊重前人的勞動(dòng)成果，只要有規(guī)可循、有目可查，就應(yīng)力求保持其原有的整理體系。特別是對(duì)歷史檔案的原有整理基礎(chǔ)，更應(yīng)慎重對(duì)待，力求保持歷史原貌。在不同的情況下，我們對(duì)“充分利用原有的整理基礎(chǔ)”的把握，應(yīng)有不同的策略：一是在原有整理結(jié)果基本可用的情況下，保持原有整理成果不變，通過(guò)編制必要的檢索工具來(lái)彌補(bǔ)其中的缺陷;二是在原有整理狀況明顯不合理的情況下，應(yīng)充分研究和利用原來(lái)整理的成果，進(jìn)行局部的調(diào)整;三是在原有整理結(jié)果基本不可用的情況下，可以重新整理，但也應(yīng)當(dāng)量吸收和保留原有整理基礎(chǔ)中的可取之處，如原有的形成單位、內(nèi)容和時(shí)間等標(biāo)識(shí)。

　　3. 便于檔案的保管和利用。便于檔案的保管和利用，既是檔案整理工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，也是衡量檔案整理量的最終尺度。一般而言，檔案整理過(guò)程中，只要保持了文件之間的歷史聯(lián)系，就能便于案的保管和利用，這兩者基本上是一致的。但有時(shí)也會(huì)產(chǎn)生矛盾。比如，一次會(huì)議的文件料，有紙質(zhì)文件，也有照片和錄音錄像材料;有文書材料，也有會(huì)務(wù)經(jīng)費(fèi)支出的會(huì)計(jì)材料，這些文件材料在內(nèi)容上有著重要的聯(lián)系，但由于檔案門類和載體類型不同，如果按照保持文件之間的歷史聯(lián)系的要求全部放在一起整理，顯然不便于保管和利用。在整理檔案時(shí)，如果持文件聯(lián)系與便于保管利用發(fā)生了矛盾，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件之間歷史聯(lián)系的原則應(yīng)首先考慮檔案保管和利用的方便。因此，對(duì)于不同種類的檔案，或者記錄載體、機(jī)密和和保存價(jià)值等明顯不同的文件，應(yīng)根據(jù)具體情況分別整理。

　　靠譜的檔案整理機(jī)構(gòu)

　　1.資質(zhì)與經(jīng)驗(yàn)。對(duì)于機(jī)關(guān)單位而言，檔案服務(wù)外包公司的資質(zhì)是合作的首要前提。合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)是基礎(chǔ)，外包公司不僅要有合法有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，還必須具備與檔案服務(wù)相關(guān)的專業(yè)許可。特別是涉及涉密檔案整理加工時(shí)，涉密資質(zhì)更是不可或缺，這是保障檔案信息安全與合規(guī)操作的關(guān)鍵。

　　豐富的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)同樣是衡量外包公司實(shí)力的重要指標(biāo)。有過(guò)為政府部門、機(jī)關(guān)單位提供檔案整理服務(wù)經(jīng)驗(yàn)的公司，往往更能理解檔案服務(wù)外包的工作流程和特殊要求，在合作過(guò)程中能夠更好地適應(yīng)機(jī)關(guān)單位嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的工作環(huán)境。業(yè)主單位可以通過(guò)查閱公司官網(wǎng)、公眾號(hào)展示的成功案例，參考過(guò)往客戶的評(píng)價(jià)，詳細(xì)了解其服務(wù)過(guò)的機(jī)關(guān)單位類型、項(xiàng)目規(guī)模及成果，以此評(píng)估公司的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)是否豐富。

　　2.人員與技術(shù)。專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)與先進(jìn)的技術(shù)手段，是檔案服務(wù)外包公司的核心競(jìng)爭(zhēng)力。針對(duì)機(jī)關(guān)單位的檔案整理工作，外包公司應(yīng)配備熟悉檔案管理政策法規(guī)、精通機(jī)關(guān)檔案分類體系的專業(yè)人才，確保檔案鑒定、分類、整理等基礎(chǔ)工作準(zhǔn)確規(guī)范。同時(shí)，具備計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人員也是關(guān)鍵，他們能夠運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備和軟件，保障檔案整理工作的高效推進(jìn)。