北京是我國(guó)的首都，同時(shí)也是我國(guó)的政治中心、國(guó)際交往中心、科技創(chuàng)新中心，世界著名古都和現(xiàn)代化國(guó)際大都市，產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)以新一代信息技術(shù)、科技服務(wù)業(yè)為主。由此可以看出，北京市經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)。文化底蘊(yùn)豐富。集政治、經(jīng)濟(jì)、文化等為一體的北京市，在長(zhǎng)久的發(fā)展中積累了豐富且珍貴的檔案資源，這些檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展建設(shè)起著十分重要的作用。因此，為了更好地管理并利用這些檔案資源，北京市較早時(shí)期就開(kāi)始了檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。

　　北京檔案資源的類(lèi)型較為多樣，以照片檔案為例，照片檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

　　照片檔案整理包括兩部分：

　　(一)底片的整理

　　1. 底片整理分以下幾個(gè)步驟。第一，底片的編號(hào)。底片號(hào)是固定和反映底片在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：全宗號(hào)一保管期限代碼一張?zhí)枴?/p>

　　2. 底片號(hào)的登錄。宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處(刻寫(xiě)不下時(shí)，前段可不寫(xiě))，不得影響畫(huà)面;也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致，底片放人底片袋內(nèi)保管，一張一袋，并在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。

　　3. 底片的入冊(cè)。底片冊(cè)一般由297mmx210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成，應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?cè)，芯頁(yè)的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào)。對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序排列。

　　(二)照片的整理

　　照片的分類(lèi)應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限一年度一問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限一問(wèn)題一年度進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。照片的排列應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。具體整理有以下幾個(gè)步驟：

　　1. 照片的編號(hào)。照片編號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼，

　　照片號(hào)有兩種格式:

　　格式一：全宗號(hào)一保管期限代碼一冊(cè)號(hào)一張?zhí)?/p>

　　格式二：全宗號(hào)一保管期限代碼一張?zhí)?/p>

　　2. 照片的入冊(cè)。照片冊(cè)一般由297mmx210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。應(yīng)按照分類(lèi)、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專(zhuān)用的檔案袋或檔案盒中，按照片號(hào)順序排列。

　　3. 照片說(shuō)明的填寫(xiě)。說(shuō)明內(nèi)容包括：題名、照片號(hào)、底片號(hào)、參見(jiàn)號(hào)、時(shí)間、攝影者和文字說(shuō)明，其中文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息;或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。一組(若干張)聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。

　　近幾年，隨著信息技術(shù)水平的不斷提升，逐漸發(fā)展出一種與數(shù)字化技術(shù)手段相結(jié)合的新型檔案信息形態(tài)——檔案數(shù)字化。簡(jiǎn)言之，檔案數(shù)字化就是通過(guò)各種先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)檔案原件進(jìn)行加工處理，將其轉(zhuǎn)換為以非實(shí)體形式存儲(chǔ)在特定的檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)字化檔案的過(guò)程。

　　最后，北京檔案整理數(shù)字化的一系列舉措，不僅可以提高組織和檔案管理機(jī)構(gòu)的檔案整理效率，還能夠減少檔案管理的人力物力成本，提升組織檔案管理的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范化水平。