貴州位于中國西南部，是一個(gè)擁有豐富地理位置、歷史背景和文化底蘊(yùn)的省份。獨(dú)特的喀斯特地貌、湖泊、峽谷和古跡等自然景觀與豐富的民族文化共同構(gòu)成了貴州獨(dú)特的魅力。與此同時(shí)，貴州省作為我國“一帶一路”陸海新通道的重要節(jié)點(diǎn)，將發(fā)揮其地理優(yōu)勢，加強(qiáng)與周邊國家的經(jīng)貿(mào)合作和人文交流，為貴州的發(fā)展提供了更廣闊的空間。在此背景下，貴州積累了許多珍貴的檔案資源。為了更好地保存這些檔案，貴州各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)積極開展檔案整理數(shù)字化工作。

　　貴州檔案整理數(shù)字化應(yīng)遵循的原則：

　　第一，安全性原則

　　檔案數(shù)字化的途徑一般有兩種：一是通過歸檔接收電子文件;二是館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。館(室)藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的方式一般是通過計(jì)算機(jī)錄入和掃描兩種方式進(jìn)行的，與傳統(tǒng)的檔案信息相比,這些數(shù)字化檔案信息，因?yàn)橐劳杏谟?jì)算機(jī)存儲(chǔ)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，所以具有明顯的不穩(wěn)定性，數(shù)字化信息的內(nèi)容和位置易發(fā)生變化。

　　因此,在檔案數(shù)字化過程中，要做到以下幾點(diǎn)，以保證安全性原則：

　　(1)通過錄入或掃描方式得到的數(shù)字化檔案信息，要確保檔案原件的安全;

　　(2)在處理和存儲(chǔ)數(shù)字化檔案信息時(shí)，要確保數(shù)字化檔案信息的內(nèi)容與檔案原件相吻合;

　　(3)遵循原始檔案的保密性，確保涉密檔案的信息不被未授權(quán)者瀏覽;

　　(4)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)安全技術(shù)，如防火墻、實(shí)時(shí)殺毒軟件以及存儲(chǔ)設(shè)備等，保證已經(jīng)數(shù)字化的檔案信息的安全。

　　第二，兩個(gè)同步原則

　　1. 檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步。推進(jìn)在檔案數(shù)字化環(huán)節(jié)中，要對(duì)每一個(gè)存放單位進(jìn)行梳理，在這過程中對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過鑒定重新審視其價(jià)值，特別是已期滿或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過鑒定可去除價(jià)值相對(duì)較低的檔案，把它排除在數(shù)字化范圍以外。數(shù)字化過程的鑒定也可以納入日常管理的定期鑒定，可以說一舉兩得。

　　2. 數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步。推進(jìn)因?yàn)闄n案數(shù)量眾多，檔案數(shù)字化工作周期一般很長，假如等到所有檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放查找，數(shù)字檔案館的效益將長期無法得到體現(xiàn)，提升減縮投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。因此，需要盡早將檔案數(shù)據(jù)開放查找，推行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡快使數(shù)字檔案館建設(shè)工作看到成果。

　　第三，規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則指檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)需要規(guī)范一致，以便于數(shù)據(jù)管理、查找利用和數(shù)據(jù)傳輸與分享。反過來，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不合規(guī)，將不利于檔案的監(jiān)管、查找利用和數(shù)據(jù)交換共享。統(tǒng)一的規(guī)范包括三個(gè)方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)需要統(tǒng)一;二是數(shù)字化中應(yīng)盡量使用國家或國際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國家或國際標(biāo)準(zhǔn)上去;三是數(shù)字化全過程嚴(yán)格規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須要遵照對(duì)應(yīng)的規(guī)范。

　　貴州檔案整理數(shù)字化過程中所需工具：

　　1. 掃描儀：用于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件，可以選擇單頁或多頁掃描，同時(shí)還可以進(jìn)行自動(dòng)分頁和文本識(shí)別。

　　2. 文檔管理系統(tǒng)(DMS)：用于管理和組織電子文件，提供文檔檢索、版本控制、權(quán)限管理等功能，方便用戶快速找到和共享文件。

　　3. 光學(xué)字符識(shí)別(OCR)軟件：用于將掃描的圖像文件轉(zhuǎn)換為可編輯的文字文件，提高文檔的可搜索性和可編輯性。

　　4. 數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)(DBMS)：用于建立和維護(hù)一個(gè)中央數(shù)據(jù)庫，存儲(chǔ)和管理所有的電子檔案信息。

　　5. 數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備：例如硬盤、云存儲(chǔ)等，用于安全地存儲(chǔ)和備份所有的電子文件。

　　6. 檔案管理系統(tǒng)軟件：專門用于管理和組織電子檔案的軟件，提供文件檢索、索引、分類、備份等功能。

　　這些工具可以根據(jù)不同的需求和預(yù)算進(jìn)行選擇和組合使用，以實(shí)現(xiàn)高效的檔案數(shù)字化管理。

　　最后，隨著社會(huì)發(fā)展，社會(huì)對(duì)于檔案數(shù)字化的需求只會(huì)越來越大，檔案數(shù)字化將會(huì)與更多先進(jìn)技術(shù)手段相結(jié)合，變得更加完善、便利。