所謂數(shù)字化檔案，就是利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字化檔案和管理技術(shù)，對傳統(tǒng)的實體檔案進行處理，轉(zhuǎn)變其存在形態(tài)、存儲方式和利用方式，將其轉(zhuǎn)換為依托數(shù)字化技術(shù)手段，以二進制形式存儲在計算機系統(tǒng)內(nèi)的非實體檔案的過程。

　　青海面積廣闊，歷史文化源遠流長，獨特的地理位置使其成為了連接我國多個地區(qū)的重要紐帶。與此同時，該地的民族文化豐富多彩。這里聚居著藏族、回族、蒙古族等多個民族，每個民族都有其獨特的風俗習慣和傳統(tǒng)文化，各類檔案資源十分豐富。為了更好地保存各類檔案，青海積極開展數(shù)字化檔案工作，并出現(xiàn)專業(yè)的外包公司。利用外包加工形式開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，是指需要方選擇可靠的數(shù)字化加工公司，由加工公司負責提供設(shè)備、人員技術(shù)等，按照檔案保管機構(gòu)的要求開展數(shù)字化工作，檔案保管機構(gòu)只負責數(shù)據(jù)的驗收工作。

　　選擇把本組織檔案外包給青海數(shù)字化檔案公司的好處包括：

　　第一，通過選擇數(shù)字化檔案外包公司，可以節(jié)省檔案部門的人力，使檔案人員有更多的時間和精力開展其他業(yè)務工作。

　　第二，將本單位的檔案數(shù)字化工作外包出去，可以確保數(shù)字化工作速度、質(zhì)量。外包公司通過競標獲得加工權(quán)，按照合同約定開展數(shù)字化加工業(yè)務，能夠為紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作提供高質(zhì)量、高效率和高效益的服務。專業(yè)的數(shù)字化檔案公司經(jīng)手的數(shù)字項目眾多，相關(guān)經(jīng)驗十分豐富，工作效率和完成質(zhì)量都相對更有保障。

　　第三，與企業(yè)自行開展數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型相比，選擇外包給數(shù)字化檔案公司更能節(jié)約人力物力成本。外包專業(yè)公司自帶軟硬件，能夠避免檔案管理機構(gòu)購置軟件及硬件設(shè)備、建立工作室等一次性較大投入和設(shè)備維護、人員管理等成本，降低業(yè)務運行成本。隨著技術(shù)進步，如果由檔案保管機構(gòu)購置設(shè)備和軟件會有被淘汰的風險，而將相應業(yè)務交由專業(yè)公司承包，節(jié)省軟硬件升級、更新等大量經(jīng)費，避免投資風險，而且可以得到專業(yè)公司的先進設(shè)備和優(yōu)質(zhì)服務。

　　青海數(shù)字化檔案公司在開展工作前，需要首先對檔案進行鑒定，對其價值、保管期限等進行鑒定。數(shù)字化前的鑒定需要遵循以下原則：

　　鑒定應遵循方便利用和實現(xiàn)高價值的總原則。建立方便快捷的數(shù)字檔案資源，最大限度滿足用戶需求是檔案數(shù)字化的根本目標。但由于數(shù)字檔案具有失讀、失真、失密等缺點，不利于永久、安全保存，因此，在對檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換后仍需要保存原件。在近兩年的數(shù)字化實踐中，本單位對館藏歷史檔案進行分類，結(jié)合利用頻率和價值評估實施鑒定。具體鑒定工作應遵循以下原則。

　　1、公開性原則。數(shù)字檔案館(室)利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)平臺等實現(xiàn)了檔案信息的共享，但也給檔案信息的安全與保密帶來了隱患。對檔案館(室)而言，檔案數(shù)字化首先是考慮保證檔案信息的安全，應對涉密檔案進行降解密，降解密后分批次按先后順序?qū)Σ煌潭鹊纳婷軝n案進行數(shù)字化加工，來滿足利用需求。必要時采用內(nèi)外網(wǎng)物理隔離、設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限等安全措施來控制訪問。

　　2、實用性原則。從利用需求出發(fā)，對利用率較高的檔案資料進行數(shù)字化，如關(guān)于成立組建的批復、機構(gòu)設(shè)立，干部任免、定級、調(diào)級、退休的決定、命令、通知，個人立功、獎懲、科研獲獎成果項目等方面的檔案。

　　3、價值性原則。對館(室)珍藏檔案進行數(shù)字化，既可盡量減少直接利用對檔案的損毀，又可將檔案信息以更加方便、靈活的方式提供給利用者。如本單位的一些珍貴檔案，有省部級領(lǐng)導視察的照片檔案、院慶周年的照片檔案，榮譽檔案、實物檔案(獎杯獎狀錦旗)等，在舉辦“不忘初心牢記使命”“紅色教育”等主題展覽及單位展廳建設(shè)等各類宣傳報道中經(jīng)常利用。因此，在經(jīng)費、人力、物力等資源有限的情況下，優(yōu)先選擇將這些珍貴檔案進行數(shù)字化處理，具有檔案高效利用與保護、搶救的雙重意義，是實現(xiàn)檔案價值的客觀需要。