檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描、修圖、編目、最終合成為圖像(PDF)格式文件保存在電腦、移動(dòng)硬盤中的一種方法。使用檔案數(shù)字化后紙質(zhì)檔案無需再翻動(dòng)，有利于原始檔案的保存。檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)檔案一鍵查找、打印，既方便又快捷。湖北是我國中部的重要省份之一，對中部建設(shè)和國家發(fā)展起著十分重要的作用。一方面，湖北是荊楚文化的發(fā)祥地，主要包含炎帝神農(nóng)文化、楚國歷史文化、現(xiàn)代革命文化等，中國重要的民間節(jié)日——端午節(jié)，就是由楚地興起傳開的。另一方面，武漢作為我國中部建設(shè)的重要地區(qū)，經(jīng)濟(jì)較為發(fā)達(dá)，綜合經(jīng)濟(jì)實(shí)力居中國經(jīng)濟(jì)中上。因此，為了提升檔案管理效率，優(yōu)化資源配置，湖北很早就開始了檔案整理數(shù)字化加工工作。

　　湖北檔案整理數(shù)字化的必要性：

　　(1)防治檔案的損壞。為了保障檔案不受損壞，檔案管理機(jī)構(gòu)需要了解和掌握檔案損壞的原因和規(guī)律，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。這就需要檔案管理機(jī)構(gòu)和人員通過經(jīng)常性的具體的檔案整理工作，采取專門的有的放矢的技術(shù)措施和方法，最大限度地消除各種可能損壞檔案的不利因素的影響，從而把檔案的自然損壞率降低和控制在最小范圍內(nèi)。

　　(2)延長檔案的壽命。檔案保管管理工作不僅僅在于只是一味地防治檔案的自然損壞，而且還要從根本上采取更積極的措施，盡可能最大限度地延長檔案的壽命，或者說，盡可能延長檔案被自然損壞的時(shí)間，維護(hù)檔案資源的價(jià)值，為社會發(fā)展和歷史文化發(fā)展等活動(dòng)提供依據(jù)。

　　(3)維護(hù)檔案的安全。維護(hù)檔案的安全，一方面是指檔案作為一種物質(zhì)存在的形態(tài)，檔案管理機(jī)構(gòu)必須最大限度地使其安全保存下去;另一方面是指檔案作為一種社會現(xiàn)象，是在社會活動(dòng)和工作中直接形成的原始記錄，有著十分重要的原始憑證作用和參考作用，甚至涉及組織和個(gè)人的隱私。因此，需要嚴(yán)格保障檔案信息的安全，不致因?yàn)楸９艿牟划?dāng)或條件的低劣使檔案丟失而發(fā)生泄密，對組織或個(gè)人造成不良影響。

　　湖北檔案整理數(shù)字化的主要內(nèi)容：

　　1. 檔案數(shù)字化管理。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是對傳統(tǒng)檔案管理工作的一次創(chuàng)新，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等日常工作的數(shù)字化管理，并可通過組織系統(tǒng)專網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)上瀏覽和遠(yuǎn)程查借閱功能。按照檔案業(yè)務(wù)工作流程，經(jīng)過系統(tǒng)管理員的授權(quán)，單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室可以在各自辦公室查閱檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程閱檔。系統(tǒng)全面運(yùn)行后，可以大大提高工作效率，提升工作服務(wù)的水平和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案由管理向信息研究與利用的質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

　　2. 檔案數(shù)字化采集。從檔案實(shí)體庫提卷后，首先拆卷、校對檔案頁數(shù)、區(qū)分高掃、平掃材料，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對圖像進(jìn)行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然后由專人再次對檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，完成檔案裝訂還原，對電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔。為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在整個(gè)過程中，各環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線方式完成信息的采集、審核工作。

　　3. 檔案數(shù)字化查閱。以組織系統(tǒng)專用資源網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在組織系統(tǒng)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)了本地及遠(yuǎn)程查檔、閱檔功能。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在安全方面進(jìn)行了考慮:可按日期、時(shí)間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán);閱檔過程進(jìn)行詳細(xì)的日志記錄;信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。

　　最后，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步和國家政策的支持，湖北檔案整理數(shù)字化將迎來更廣闊的發(fā)展前景。未來，檔案數(shù)字化將更加智能化，借助人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、編目和檢索。此外，湖北檔案整理數(shù)字化工作還將與文化旅游、教育等產(chǎn)業(yè)深度融合，進(jìn)一步為湖北的經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展注入新的活力，促進(jìn)社會可持續(xù)發(fā)展和檔案管理事業(yè)的持續(xù)變革。