在你的印象中檔案整理是不是就是意味著好找、整齊，其實檔案整理是以維護歷史原貌為宗旨。在檔案實踐中，零散形成的文件只有經(jīng)過檔案整理的過程，建立起它們之間的歷史聯(lián)系，才能成為真正的檔案。而檔案整理就是將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

檔案整理工作的基本要求：遵循檔案的形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系；區(qū)分檔案的價值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。

（一）保持檔案之間的有機聯(lián)系。檔案之間的有機聯(lián)系體現(xiàn)了檔案的形成規(guī)律和特點，要求我們在檔案整理過程中盡量保持這種聯(lián)系，不得人為地任意制裂?！兑?guī)則》所規(guī)定的按照年度、組織機構、問題分類法就是從檔案的形成時間、來源、內(nèi)容來集中相關的歸檔材料，尊重了檔案在時間、來源、內(nèi)容方面的聯(lián)系。

（二）區(qū)分不同價值。區(qū)分不同價值是指分析檔案的保存價值，劃定保管期限，原則上對于不同保管期限的檔案分別集中，區(qū)別對待，體現(xiàn)了檔案分級保管的思想。例如：《規(guī)則》將保管期限作為檔案的分類標準之一，充分體現(xiàn)了區(qū)分檔案的不同價值，分別集中檔案的管理方式。此外《規(guī)則》規(guī)定，短期保存的檔案可以不拆訂，允許在最低一級類內(nèi)直接按檔案的形成時間或文號排列。區(qū)分不同價值管理檔案，意味著對價值大、保管期限長的檔案重點整理和保管，而對于價值小、保管期限短的檔案可以根據(jù)實際情況，采取適當?shù)墓芾泶胧?。這樣既有利于節(jié)約文書人員和檔案人員的勞動強度和有限的資源，也有利于提高具有長久保存價值的檔案的整理質(zhì)量，為其創(chuàng)造更好的管理和保管條件。

（三）便于保管和利用

檔案整理的根本目的，是為了方便其保管和利用。當然，不能孤立地追求保管和利用的方便性，其前提是保持檔案之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同的價值。如不少單位完全按檔案的形成時間或文號對檔案進行排編制大流水號，不強調(diào)事由原則，利用計算機進行關鍵詞檢索。這樣的確很省事，能夠暫時滿足一定的現(xiàn)實利用需要。但若干年以后，當檔案移交進館后，這種做法的不足之處就會顯現(xiàn)：同一事由的檔案被分散，關鍵詞檢索并不能保證百分百的查全率和查準率。

對于各單位檔案室來講，檔案整理工作是其最為基礎的一項工作，通過整理可以更有利于檔案的保存和利用，有利于檔案管理水平的提升。特別是在當前新形勢下，檔案數(shù)量不斷增加，在檔案整理工作中需要利用新技術和新方法來提高檔宰整理的質(zhì)量，確保檔案更好地發(fā)揮其應用價值。