對(duì)于一家企業(yè)或一段歷史，會(huì)涉及到相關(guān)的資料，把分散的資料通過(guò)匯總編號(hào)形成一系列的完整檔案，這一過(guò)程可稱(chēng)為檔案整理。那么檔案整理的目的是什么？其包含的意義又是什么呢？

首先來(lái)說(shuō)目的，檔案整理具有三大特性：準(zhǔn)確性、完整性、方便性。其一，保存了原始資料，以便核對(duì)資料準(zhǔn)確性及查證需要；其二，便于建立人事或者項(xiàng)目履歷；第三，在于資料保存的完整性和連續(xù)性；最后，就是保證資料真實(shí)，以利于后續(xù)借鑒。

檔案整理的目的和意義呢？其意義可歸為六點(diǎn)。

一、準(zhǔn)確反映企業(yè)的成長(zhǎng)歷程。

檔案記錄著企業(yè)成長(zhǎng)的全過(guò)程，從何時(shí)開(kāi)業(yè)，創(chuàng)業(yè)者是誰(shuí)，何時(shí)盈利，到何時(shí)擴(kuò)張，戰(zhàn)略目標(biāo)調(diào)整過(guò)幾次、掌門(mén)人有無(wú)變動(dòng)等等都可以從企業(yè)檔案中找到答案。

二、決策制訂的參謀和幫手。

企業(yè)做決策、出方案，需要查找歷史數(shù)據(jù)，進(jìn)行同比分析或方案對(duì)比。檔案整理良好的企業(yè)，死檔案強(qiáng)過(guò)活幫手。好記性不如爛筆頭。人腦記憶總有誤差的時(shí)候。做決策離不開(kāi)檔案資料。

三、防患企業(yè)商業(yè)秘密外泄。

企業(yè)檔案涉及商業(yè)機(jī)密，如果沒(méi)有統(tǒng)一整理，任憑管理人員個(gè)人處置，勢(shì)必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統(tǒng)一整理，而且還有要保密意識(shí)。

四、企業(yè)宣傳的資料庫(kù)

檔案整理好的企業(yè)需要進(jìn)行宣傳時(shí)，只需在檔案室調(diào)取資料就行了，不需要臨時(shí)抱佛腳，打亂正常工作。檔案整理好的企業(yè)，宣傳資料真實(shí)可信，對(duì)宣傳和擴(kuò)大企業(yè)影響力有百利而無(wú)一害。

五、企業(yè)文化的活標(biāo)本

企業(yè)文化是企業(yè)成員思想意識(shí)在企業(yè)制度規(guī)范、員工行為、廠容廠貌等諸多方面的投射或反映。做好檔案整理的企業(yè)，在完善企業(yè)文化時(shí)，不需要編造，只需要將全體員工認(rèn)可的價(jià)值觀、制度規(guī)范、行為準(zhǔn)則梳理、補(bǔ)充、完善，企業(yè)文化的基本內(nèi)容就有了。

六、員工成長(zhǎng)的斷代史

很多企業(yè)員工進(jìn)來(lái)時(shí)一張表，出去時(shí)還是一張表。人事部門(mén)對(duì)于已經(jīng)離職的員工檔案應(yīng)定期移交檔案管理部門(mén)。人事部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)員工檔案管理，每年補(bǔ)充、更新員工檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確及時(shí)記錄員工成長(zhǎng)的腳步，企業(yè)人事檔案應(yīng)該成為員工成長(zhǎng)的斷代史。

通過(guò)解析，可以了解到檔案整理的目的和意義，對(duì)檔案整理有了全新的認(rèn)識(shí)，檔案整理不僅帶來(lái)方便，科學(xué)規(guī)范的檔案整理更是可以不斷地提升一個(gè)企業(yè)的管理水平，是為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步提供發(fā)展動(dòng)力的主要措施。