檔案移交進館時，應當做好三個“一并”，將檔案原件與相應復制件、檔案檢索工具、編研成果一并移交。按要求設立全宗卷的機關，應將管理進館檔案的全宗卷一并移交進館。
《機關檔案管理規(guī)定》要求：“機關應當按照國家規(guī)定定期向同級國家綜合檔案館移交檔案。移交檔案時，應同時移交檢索工具、編研成果?！?/span>
2.傳統(tǒng)載體檔案與相應的數(shù)字復制件一并移交
隨著機關信息化工作的不斷推進，檔案數(shù)字化在機關越來越普遍，針對紙質檔案和傳統(tǒng)載體照片、錄音、錄像檔案等形成了大量的數(shù)字復制件，成為檔案資源的重要補充。為加強國家檔案資源體系建設，避免重復數(shù)字化，《機關檔案管理規(guī)定》提出機關檔案移交進館時應將“傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字復制件與檔案原件一并移交”。當然，如果機關沒有開展檔案數(shù)字化工作，同級檔案行政管理部門對機關檔案數(shù)字化也未作要求的，機關可以只移交傳統(tǒng)載體檔案。
按照《電子文件管理暫行辦法》(廳字[2019]39號)要求，具有永久保存價值或其他重要價值的電文件轉換為紙質文件或者縮微膠卷的，應將電子檔案與相應的紙質文件或縮微膠片一并移交。
