檔案統(tǒng)計是按照國家檔案統(tǒng)計制度，對檔案工作領(lǐng)域中的各種現(xiàn)象的數(shù)量關(guān)系進(jìn)行調(diào)查、分析和研究，從而揭示檔案管理的現(xiàn)狀及一般規(guī)律。

一、檔案統(tǒng)計工作的內(nèi)容

目前，我國檔案統(tǒng)計工作分為4個層次的內(nèi)容：

二、檔案統(tǒng)計工作的意義

(1)檔案統(tǒng)計工作以表冊、數(shù)字等形式，揭示檔案和檔案工作有關(guān)情況及發(fā)展規(guī)律，實(shí)行定量管理與定性管理相結(jié)合，使檔案管理計量化、精確化，對于提高檔案管理水平有重要的作用。

(2)檔案統(tǒng)計可以準(zhǔn)確反映各級檔案部門工作的真實(shí)狀況，便于更好地了解和掌握檔案事業(yè)規(guī)模和檔案工作水平，從而對各級檔案部門的工作進(jìn)行分類指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

(3)檔案統(tǒng)計能系統(tǒng)反映檔案的數(shù)量、增長速度、館藏檔案的狀況、檔案利用頻率等發(fā)展趨勢，以及人力財力的需求量，可以為制定檔案工作方針、政策、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃以及檔案的科學(xué)管理提供依據(jù)。

三、檔案統(tǒng)計的步驟與要求

(一)檔案統(tǒng)計的步驟

檔案統(tǒng)計步驟依次包括：統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理和統(tǒng)計分析。

1.統(tǒng)計調(diào)查

統(tǒng)計調(diào)查的目的在于獲取大量的原始材料，其基本形式有統(tǒng)計報表和專門調(diào)查兩種。

(1)統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表是下級檔案管理機(jī)關(guān)和檔案館(室)按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級機(jī)關(guān)以表的形式定期報送的文件，是檔案統(tǒng)計中最基本、最經(jīng)常的一種形式。也是檔案統(tǒng)計工作的一項制度。

(2)專門調(diào)查。專門調(diào)查是根據(jù)一定的目的和要求臨時組織起來的調(diào)查，是統(tǒng)計報表的一種補(bǔ)充形式。

2.統(tǒng)計整理

統(tǒng)計調(diào)查獲得的資料是分散的、大量的、原始的，為了使這些資料系統(tǒng)反映檔案工作情況，必須對它們進(jìn)行整理，其結(jié)果是形成了各種統(tǒng)計表。

3.統(tǒng)計分析

統(tǒng)計分析是對整理出的資料進(jìn)行分析研究，從中發(fā)現(xiàn)和總結(jié)具有典型性的經(jīng)驗教訓(xùn)，掌握不同時期檔案工作的發(fā)展水平，以便進(jìn)一步提高檔案管理水平。

(二)檔案統(tǒng)計的要求

檔案統(tǒng)計作為獲取反饋信息的手段，要求統(tǒng)計對象恰當(dāng)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)，統(tǒng)計方法和統(tǒng)計指標(biāo)科學(xué)、合理。

1.統(tǒng)計對象恰當(dāng)

檔案統(tǒng)計的對象應(yīng)選擇能夠確實(shí)反映檔案工作情況的基本方面和關(guān)鍵因素，如：館藏檔案數(shù)量和質(zhì)量、檔案建筑與設(shè)備、檔案工作機(jī)構(gòu)的數(shù)量和狀態(tài)、檔案人員的年齡和學(xué)歷、檔案事業(yè)經(jīng)費(fèi)、檔案利用情況，等等。

2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)

統(tǒng)計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是檔案統(tǒng)計的基本要求，必須實(shí)事求是，獲得準(zhǔn)確的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。統(tǒng)計資料必須系統(tǒng)、全面，切忌零碎不全。只有從系統(tǒng)的統(tǒng)計資料中，才能總結(jié)出檔案工作的規(guī)律性。

3.統(tǒng)計方法和統(tǒng)計指標(biāo)科學(xué)、合理

應(yīng)用科學(xué)的統(tǒng)計方法搜集、整理、分析數(shù)據(jù)和資料，制定規(guī)范化的統(tǒng)計報表，規(guī)定統(tǒng)一的格式和標(biāo)準(zhǔn)，明確統(tǒng)計的范圍、內(nèi)容和要求，合理設(shè)計統(tǒng)計指標(biāo)體系。

(三)檔案統(tǒng)計指標(biāo)

檔案統(tǒng)計指標(biāo)，是反映檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征。如全宗數(shù)、利用人次、檢索效率。

1.檔案統(tǒng)計指標(biāo)的種類

根據(jù)檔案管理和研究目的的不同，檔案統(tǒng)計指標(biāo)分成不同的種類：

(1)按統(tǒng)計指標(biāo)的內(nèi)容，分為管理狀況指標(biāo)和利用指標(biāo)。檔案管理狀況指標(biāo)包括：館藏量、全宗數(shù)、檔案整理狀況、檔案鑒定情況、檔案流動情況(檔案收進(jìn)、移出數(shù)量)等；利用指標(biāo)包括：利用人次、利用案卷數(shù)、利用率、檢全率、檢準(zhǔn)率等。

(2)按統(tǒng)計指標(biāo)的性質(zhì)，分為數(shù)量指標(biāo)和質(zhì)量指標(biāo)。數(shù)量指標(biāo)是反映檔案、檔案工作規(guī)模及總體數(shù)量多少的統(tǒng)計指標(biāo)，具有實(shí)體計量單位，如檔案人員數(shù)、保存檔案數(shù)、庫房面積等；質(zhì)量指標(biāo)是反映檔案工作現(xiàn)象相對水平或質(zhì)量的統(tǒng)計指標(biāo)，如保存和銷毀案卷的比例、年利用率、檢索效率等。

(3)按統(tǒng)計指標(biāo)的表現(xiàn)形式，分為總量指標(biāo)、相對指標(biāo)、平均指標(biāo)?？偭恐笜?biāo)是反映檔案及檔案工作總體現(xiàn)象規(guī)模的統(tǒng)計指標(biāo)，以絕對數(shù)的形式表現(xiàn)，如案卷數(shù)、庫房面積等，反映全國或某一地區(qū)、某一部門在一定時期內(nèi)檔案工作的規(guī)?；蛩?；相對指標(biāo)是兩個有聯(lián)系的總量指標(biāo)相比較的結(jié)果，用相對數(shù)(百分比)來表示，如電子文件在館藏中的比例，檔案利用率等；平均指標(biāo)是按某個數(shù)量標(biāo)志說明總體單位的平均水平，如平均復(fù)制量、年平均整理案卷數(shù)量等。

2.檔案統(tǒng)計指標(biāo)體系及設(shè)計要求

各種統(tǒng)計指標(biāo)不是孤立的，而是互有聯(lián)系的，如總量指標(biāo)常與數(shù)量指標(biāo)相一致，質(zhì)量指標(biāo)常用相對數(shù)、平均數(shù)表示。利用統(tǒng)計指標(biāo)中相對指標(biāo)、平均指標(biāo)用得較多，而總量指標(biāo)又是計算相對指標(biāo)和平均指標(biāo)的前提和基礎(chǔ)。若干個互有聯(lián)系的統(tǒng)計指標(biāo)相結(jié)合就構(gòu)成了檔案統(tǒng)計指標(biāo)體系。用一系列反映檔案工作相互聯(lián)系的統(tǒng)計指標(biāo)體系來揭示檔案管理的整體運(yùn)動狀況，才能比較真實(shí)、全面地反映檔案工作實(shí)際情況，使統(tǒng)計資料更為確切可靠。

檔案統(tǒng)計指標(biāo)的設(shè)計要求如下：

(1)要反映我國檔案事業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和特點(diǎn)，適應(yīng)我國檔案管理的原則，統(tǒng)計內(nèi)容要盡可能全面反映我國檔案工作狀況。

(2)要符合檔案工作本身的性質(zhì)、特點(diǎn)和運(yùn)動規(guī)律。

(3)要考慮到管理的要求或研究的目的，使統(tǒng)計指標(biāo)體系具有實(shí)用性。

(4)從整體和全局考慮各個檔案統(tǒng)計指標(biāo)之間的聯(lián)系，形成一套多層次、多系統(tǒng)的統(tǒng)計指標(biāo)群，以便全面描述檔案工作現(xiàn)象和過程的各個方面。

(5)統(tǒng)計指標(biāo)的選擇要注意統(tǒng)一性和穩(wěn)定性，注意計量單位和計算方法的科學(xué)與統(tǒng)一。