檔案作為人類社會活動的產(chǎn)物，以其記錄信息的原始性、真實性，成為信息大家族的重要成員。我們所處的信息爆炸時代更刺激了社會對檔案信息的強烈利用需求。隨著網(wǎng)絡信息技術的發(fā)展，必然要求建立與之相適應的檔案信息開發(fā)利用方式，為社會各項事業(yè)服務。

一、檔案信息化建設的必要性

1.提升工作效率。信息化的檔案為檔案管理和利用提供 了極大方便。面對浩繁的紙質和實物檔案，檔案管理人員 應對繁重的工作，難免出現(xiàn)疏忽和遺漏。而檔案信息化之 后，許多工作在電腦上就可以輕松完成，記錄信息詳盡且 快捷，大大提高了工作效率。

2. 改善檔案管理。信息化使得檔案管理由封閉轉向開 放，讓檔案管理方式從檔案的保管利用轉變成檔案的信息 化服務管理和采集，進而使檔案資源科學配置，為社會提 供更高效的服務。

3. 方便檢索查詢。實現(xiàn)檔案信息化后，關鍵詞檢索、分 類檢索、年代檢索等查詢方法，可以輕易實現(xiàn)并能即時顯 示檢索結果。

4. 支撐科研活動。進行科學研究需要以科技檔案作為參 考依據(jù)?？萍紮n案的信息化將極大提高科技檔案的利用效 率，進而節(jié)省科研時間。

5. 支持管理和決策。檔案信息化還可以綜合分析檔案信息，從而為社會管理和決策提供支撐。

二、檔案信息化建設存在的問題

1. 信息化的檔案管理意識欠缺。信息化的檔案管理指的是通過數(shù)字形式來處理檔案信息，同時在網(wǎng)絡協(xié)助下對其進行集中化管理。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性影響，相當一部分檔案部門，在信息資源建設與檔案服務上，還是沿襲著傳統(tǒng)的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關注本部門的檔案信息管理，忽視全社會的信息資源整合。只強調檔案信息網(wǎng)絡設施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果信息化檔案建設的目的，只在于將傳統(tǒng)檔案保管形式轉變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設就沒有實質意義了。

檔案信息資源觀念落后，網(wǎng)絡技術保守。據(jù)報道，美國國會圖書館將館藏“大事材料”轉換成便于下載保存的 圖像、文本形式，以滿足社會的多樣化利用需求。反觀我國，網(wǎng)絡檔案服務仍以介紹館獨、查詢目錄為主。雖然國家對檔案信息建設十分重視，但對信息共建共享還缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、法律制度保障。不同地區(qū)、行業(yè)間的檔案信息建設各自為戰(zhàn)，重復建設浪費嚴重，整合起來也是困難重重。

2. 開發(fā)標準體系建設失衡。標準化是信息資源共享機制 的命門所在。必須對檔案信息資源的標識、存貯、査詢、 交換、使用、管理等各方面做出統(tǒng)一標準。標準化是信息 化建設的前提與基礎。缺乏統(tǒng)一標準的系統(tǒng)與軟件將嚴重 影響檔案信息資源建設的健康發(fā)展。

3. 網(wǎng)絡安全存在隱患。硬件設備、病毒軟件、黑客入侵 是檔案信息化建設的主要安全威脅。硬件設備與操作系統(tǒng) 的安全性是信息化建設的基礎，軟件服務水平是信息化建 設的表現(xiàn)形式，以防火墻技術、各種加密技術為代表的信 息安全技術是信息化建設的保障。不排除安全隱患，檔案 信息安全就無法保障，網(wǎng)絡共享信息資源只能是個夢想。

三、檔案信息化建設方案

1. 提升信息化管理意識。檔案工作者應樹立科學的檔案 服務理念，打破各自為政的局面，加強檔案信息資源建設 過程中的聯(lián)系與合作。把建設高質量、特色化、多元化作 為工作目標去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起， 成為造福社會的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設尚處 于探索階段，需要科學規(guī)劃、分步實施、循序漸進的過 程，絕不可能一蹴而就。

2. 統(tǒng)一標準規(guī)范，發(fā)揮整體優(yōu)勢。標準和規(guī)范是實現(xiàn)信 息資源共享的技術前提。通過對各種標準規(guī)范的制定和落 實，讓分工協(xié)作以及技術應用有統(tǒng)一的依據(jù)，確保各項工 作可以緊密聯(lián)系，獲得最佳管理效益。檔案信息資源共建 共享機制建設將在信息加工標準、信息記錄標準、信息傳 遞標準、信息檢索標準、信息處理控制標準的制約下，以 統(tǒng)一規(guī)范的形式，實現(xiàn)網(wǎng)絡化信息交流與利用。避免出現(xiàn) 各自為政、互不兼容的現(xiàn)象。

3.建設復合型高素質人才隊伍。在現(xiàn)實環(huán)境下，檔案信息服務的方法、手段與模式都發(fā)生了巨大變化，計算機技術、通訊技術、網(wǎng)絡技術日新月異，并且被廣泛應用于信息采集、組織、加工等環(huán)節(jié)。這些情況無疑對檔案工作人員的知識水平、業(yè)務技能提出了更高要求。客觀上要求每位檔案工作人員要有危機意識、創(chuàng)新意識、競爭意識，不斷提高和更新自己的知識結構以適應時代新需求。根據(jù)檔案自身特點，結合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡環(huán)境與計算機技術，探索解決檔案信息資源建設的新問題。在實踐中培養(yǎng)、鍛煉、完善隊伍，造就出一批復合型人才，為檔案信息資源建設打好堅實的人才基礎。