行政檔案數(shù)字化服務(wù)方案

　　1.檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備

　　（1）制定數(shù)字化方案：確定數(shù)字化的檔案范圍、要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。

　?。?）檔案評(píng)估：評(píng)估檔案的保存狀況、數(shù)量、種類、價(jià)值等。

　　（3）檔案整理：對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、標(biāo)注等。

　?。?）設(shè)備準(zhǔn)備：準(zhǔn)備數(shù)字化設(shè)備，如掃描儀、復(fù)印機(jī)、攝像機(jī)等。

　　2.檔案數(shù)字化實(shí)施

　?。?）掃描數(shù)字化：對(duì)檔案進(jìn)行掃描數(shù)字化，保存為電子文件。

　?。?）影像數(shù)字化：對(duì)檔案進(jìn)行拍照、掃描、錄像等方式進(jìn)行數(shù)字化。

　?。?）OCR數(shù)字化：利用OCR技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行文字識(shí)別，將文字轉(zhuǎn)化為電子文件。

　　（4）數(shù)字化質(zhì)量控制：對(duì)數(shù)字化后的文件進(jìn)行質(zhì)量檢查和修復(fù)。

　　3.數(shù)字化檔案管理

　　（1）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫：將數(shù)字化的檔案信息建立數(shù)據(jù)庫，方便管理和檢索。

　?。?）檔案分類：按照檔案種類、年代、部門等分類存儲(chǔ)檔案。

　?。?）檔案檢索：建立檢索系統(tǒng)，方便用戶進(jìn)行檢索和查詢。

　?。?）數(shù)字化檔案備份：對(duì)數(shù)字化的檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。

　　4.數(shù)字化檔案服務(wù)

　　（1）提供數(shù)字化檔案服務(wù)：為用戶提供數(shù)字化檔案查詢、下載、打印等服務(wù)。

　　（2）檔案信息共享：將數(shù)字化檔案信息共享給相關(guān)部門、用戶或公眾。

　?。?）檔案信息保密：對(duì)機(jī)密性較高的數(shù)字化檔案進(jìn)行保密處理。

　?。?）檔案信息維護(hù)：對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保信息的完整性和可用性。

　　檔案管理系統(tǒng)解決方案

　　檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時(shí)長、工作量大、易出錯(cuò)等痛點(diǎn)、難點(diǎn)，是一個(gè)功能強(qiáng)大、平臺(tái)一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點(diǎn)：

　　1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價(jià)值

　　通過數(shù)字化智能抓取與實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。

　　2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本

　　自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時(shí)長、工作量大、易出錯(cuò)等問題，提升檔案管理效率。

　　3、信息安全管控，規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)

　　多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

　　4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺(tái)

　　基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

　　檔案數(shù)字化應(yīng)遵循哪些基本原則

　　1、基本原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。

　　2、數(shù)字化對(duì)象的確定原則：

　　應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和利用方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行數(shù)字化。

　　3、符合國家法律法規(guī)的原則：

　　紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國家檔案開放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。

　　4、價(jià)值性原則：

　　屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化加工的范圍。

　　5、安全保密管理原則：

　　確保檔案原件和數(shù)字化檔案信息的安全。

　　6、完整性原則：

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總，裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。

　　擴(kuò)展資料：

　　檔案整理的步驟：

　　1、目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備：

　　按照《檔案著錄規(guī)則》(DA/T18)等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文件名、賈任者、起止頁號(hào)和頁數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。

　　2、拆除裝訂：

　　在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

　　3、區(qū)分掃描件和非掃描件：

　　按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是：無關(guān)的重份的文件要剔除，有正或件的文件可以不掃描原稿。

　　4、頁面修整：

　　破損嚴(yán)重、無法直接進(jìn)行掃描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理(壓平或燙平等)后再進(jìn)行掃描。

　　5、檔案整理登記：

　　制作并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每份文件的起始頁號(hào)和頁數(shù)。

　　6、裝訂：

　　掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù)裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏。

　　如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)

　　近年來，隨著電子信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和數(shù)字檔案館建設(shè)的蓬勃開展，基層數(shù)字檔案室建設(shè)這個(gè)問題便提上了檔案行政管理部門和基層單位的議事日程?；鶎訑?shù)字檔案室建設(shè)就是指機(jī)關(guān)企事業(yè)單位和社會(huì)組織綜合運(yùn)用計(jì)算機(jī)、信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)室藏檔案進(jìn)行數(shù)字化加工、信息化管理和網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)用的工作工程。

　　基層檔案是同級(jí)國家檔案館的“基石”,基層檔案的數(shù)字化又是同級(jí)國家檔案館數(shù)字化的“基礎(chǔ)”。通過基層數(shù)字檔案室的建設(shè)實(shí)踐證明,這項(xiàng)工作既能有效保護(hù)紙質(zhì)檔案原件,又能為利用者提供快速準(zhǔn)確便捷的查檔服務(wù),實(shí)現(xiàn)檔案資源利用的最大化。

　　一、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的硬件、軟件要求

　?。ㄒ唬┯布?。主要包括：用于對(duì)室藏紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的專門辦公場地;用于信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、管理和應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的服務(wù)器；用于各類用戶訪問的終端設(shè)備、身份證讀取器、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等輸入、輸出設(shè)備；用于紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化加工的掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)等；用于數(shù)據(jù)備份和歸檔移交的光盤刻錄機(jī)、磁帶機(jī)等，確保數(shù)字檔案的大量儲(chǔ)存、查詢、利用。

　?。ǘ┸浖蟆＿x購或根據(jù)自身情況開發(fā)與硬件配套的安全性高、穩(wěn)定性好的主流操作系統(tǒng)；選擇與單位檔案信息管理實(shí)際標(biāo)準(zhǔn)相符的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)；選擇配套的掃描軟件、圖像處理軟件等，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的無縫銜接。

　?。ㄈ?shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求。依據(jù)國家檔案局DA/T 46-2009《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》、DA/T47-2009《版式電子文件長期保存格式需求》和DA/T48-2009《基于XML的電子文件封裝規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)化的整理加工和管理。

　　二、基層數(shù)字檔案室建設(shè)過程中存在的問題

　　根據(jù)筆者所在部門的做法和對(duì)同級(jí)單位的了解，目前基層數(shù)字檔案室建設(shè)，主要是采取業(yè)務(wù)外包的形式來進(jìn)行的，還存在一些問題。

　?。ㄒ唬┱J(rèn)識(shí)不到位?；鶎訂挝唤ㄔO(shè)數(shù)字檔案室，畢竟不是一件小事情，它涉及到方方面面的問題，比如內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作、經(jīng)費(fèi)的保障、數(shù)字信息技術(shù)的采用、相關(guān)專業(yè)人才的配備、安全保密保管等具體問題。因而，基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室這個(gè)問題上，多數(shù)單位尤其是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為建設(shè)數(shù)字檔案室不重要，是多此一舉，只要保管保護(hù)好紙質(zhì)檔案就行了，沒有必要浪費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力；同時(shí)相當(dāng)多的基層檔案工作人員，因?yàn)樽陨砟挲g較大、對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)不甚了解等原因，積極性不高，認(rèn)為是多余的，滿足于傳統(tǒng)的做法。

　　（二）經(jīng)費(fèi)成為攔路虎。基層單位在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中面臨最大的問題是經(jīng)費(fèi)有限，更愿意把有限的財(cái)力資源投向更重要的方面,導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)硬件投入的資金不足,致使基層檔案數(shù)字化工作起步艱難。

　?。ㄈ┫嚓P(guān)人才缺乏。在基層檔案部門,面對(duì)相對(duì)有限的檔案室藏、相對(duì)固定的服務(wù)對(duì)象，傳統(tǒng)的管理模式仍然管用、好用，這種根深蒂固的思維定式使得很多基層的檔案工作人員不愿主動(dòng)放棄傳統(tǒng)的工作模式去探索數(shù)字化的工作方式，知識(shí)結(jié)構(gòu)的更新速度也遠(yuǎn)趕不上數(shù)字檔案室的建設(shè)速度。已開展數(shù)字化的基層檔案室的檔案工作也還停留在摸索階段，掌握使用的只是簡單的查詢、登記、統(tǒng)計(jì)等技能，檔案數(shù)字化的作用還沒有充分發(fā)揮出來。

　?。ㄋ模┌踩①|(zhì)量有隱患。目前，基層數(shù)字檔案室建設(shè)的普遍做法是業(yè)務(wù)委托外包，這種方式簡便省事。在實(shí)際工作中，卻存在著較大的安全和質(zhì)量隱患，尤其是安全隱患應(yīng)引起檔案行政管理部門和基層單位的高度重視。以外包為例，基層單位通過政府購買或招標(biāo)形式與數(shù)字化加工企業(yè)簽訂檔案數(shù)字化加工合同，雖然在委托加工的過程中會(huì)簽訂嚴(yán)格的安全、保密、質(zhì)量協(xié)議，但在具體實(shí)際操作過程中，隱患并未就此消失，主要表現(xiàn)在一是數(shù)字化加工企業(yè)從業(yè)人員素質(zhì)高低不同、流動(dòng)性大帶來的隱憂；二是基層業(yè)主單位對(duì)數(shù)字化加工監(jiān)管不到位的隱憂；三是數(shù)字化工作企業(yè)和從業(yè)人員首先考慮的是經(jīng)濟(jì)利益，存在著重?cái)?shù)量，數(shù)字化質(zhì)量不高的隱憂。

　　（五）軟件配套不完善。目前，在數(shù)字化加工工作中，基層部門感到比較困惑的是沒有一套統(tǒng)一的軟件，存在著選擇性的糾結(jié)，擔(dān)心將來數(shù)字化成果無法和同級(jí)國家檔案館對(duì)接的問題。希望檔案行政管理部門能及時(shí)提供統(tǒng)一可行的軟件。

　　三、基層數(shù)字檔案室建設(shè)的對(duì)策

　　（一）從管理體制入手，建立協(xié)同機(jī)制。一是檔案行政管理部門加大檔案信息化工作的宣傳力度，提高基層單位對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)工作重要性的認(rèn)識(shí)。二是基層單位要建立檔案機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)中心、業(yè)務(wù)部門之間的協(xié)作機(jī)制，以部門協(xié)作來彌補(bǔ)檔案機(jī)構(gòu)人才的不足。三是加大人才建設(shè)力度，對(duì)相應(yīng)人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，鼓勵(lì)他們更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，與新形勢下的數(shù)字化檔案工作相適應(yīng)，或引進(jìn)人才為數(shù)字檔案室建設(shè)提供人才保障。

　?。ǘ┟鞔_職責(zé)，規(guī)范制度，加強(qiáng)外包過程的監(jiān)督和控制。建立并完善檔案出入庫、檔案交接、外包人員出入等數(shù)字化加工現(xiàn)場管理制度，建立檔案出入庫表單、工作量表單等，強(qiáng)化工作職責(zé)，優(yōu)化工作環(huán)境。在與委托外包單位簽訂保密協(xié)議之外還應(yīng)建立嚴(yán)格的監(jiān)督制度，采取有效措施，如在數(shù)字化加工場所安裝攝像頭、不定期進(jìn)行安全巡查等，排除可能的安全隱患。

　　（三）積極爭取加大經(jīng)費(fèi)投入。檔案工作人員要大力宣傳檔案對(duì)民生、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用，爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視、政策的傾斜和經(jīng)費(fèi)的投入。同時(shí)優(yōu)先開展利用率高、涉及人民群眾切身利益的檔案的數(shù)字化，從小規(guī)模到大規(guī)模，有計(jì)劃有重點(diǎn)地推進(jìn)數(shù)字化檔案室建設(shè)。

　?。ㄋ模┘訌?qiáng)檔案數(shù)字化加工安全和質(zhì)量的監(jiān)控。一是做好案卷質(zhì)量的檢查工作，如案卷題名的擬寫是否規(guī)范，記錄案卷詳細(xì)信息的檔號(hào)、起止日期、頁碼、卷內(nèi)文件的件數(shù)是否準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要及時(shí)修正，為后期的錄入做好周密細(xì)致的準(zhǔn)備工作。二是把好檔案信息著錄的質(zhì)量關(guān)，一方面要保證標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)，避免錄入的隨意性，另一方面要落實(shí)專人對(duì)照原始文件對(duì)錄入的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和不定期抽查，保證錄入數(shù)據(jù)與原始檔案的一致性和準(zhǔn)確性。