檔案整理外包公司工作內(nèi)容包括：檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。檔案外包服務的核心服務就是對應檔案管理的工作內(nèi)容而來，針對實物檔案和電子檔案兩種載體，提供以檔案保管為中心的檔案全周期的各項服務，包括：軟件研發(fā)、影像掃描、數(shù)據(jù)處理、檔案整理、信息錄入、檔案存儲、檔案調(diào)閱、數(shù)據(jù)報表統(tǒng)計和決策支持。

　　只有擁有大量實體、電子檔案或大量數(shù)據(jù)的企業(yè)，才會有以上檔案外包服務的需求，這樣的公司主要集中在：全國性金融機構、全球五百強企業(yè)，大型央企、全國性集團企業(yè)和醫(yī)療機構。

　　檔案整理外包公司做些什么

　　在給以上企業(yè)提供服務的過程中，博泰文檔了解到，檔案存放空間不足是促使大多數(shù)企業(yè)不得不外包的主要原因。而在長期合作的過程中，博泰文檔的客戶也開始意識到，檔案外包服務不僅能大大緩解存放空間不足的問題，而且還有以下的好處：

　　節(jié)約：在大型企業(yè)中，為了做到海量檔案的有效管理，需要花費大量的成本配備檔案存儲空間、存儲設施、防火防水等防護設施、溫濕度控制設備、防盜防闖入設備、專業(yè)管理人員、軟件系統(tǒng)及計算機硬件設備等。在檔案外包服務中，各企業(yè)不再需要再做以上的投入，只需要付出檔案服務費用即可享受全流程的檔案服務，成本節(jié)約比例高達40%-80%。

　　安全：完善的庫房防火、防盜、防潮、防水、防蟲、防塵、防光、防污染的八防設施，可以有效降低環(huán)境對于檔案載體本身的影響；嚴密的安防設施、完善的管理制度和強大的管理系統(tǒng)，保證檔案信息不會外泄；由專業(yè)的檔案外包公司負責檔案的管理，分擔檔案風險，保證業(yè)務鏈條安全。

　　方便：簡化自我管理流程，快速滿足存儲、調(diào)閱、銷毀的所有需求；專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，可以自動提示有哪些檔案到了銷毀年限，哪些檔案觸及了調(diào)閱時效警戒線還未歸檔；對檔案的歷史數(shù)據(jù)進行全程的保存，方便相關人員進行管理或進行進一步的數(shù)據(jù)挖掘；細致而又清楚的核算賬單，方便進行多部門的賬目分擔和資金核算。

　　高效：大大節(jié)約檔案調(diào)閱的所需時間，查找只需5分鐘，3小時可完成調(diào)閱；優(yōu)化職場配置，使企業(yè)的管理資源得以釋放，職能優(yōu)化，減少設備的重復投入，優(yōu)化設備使用率，減少設備閑置率，并能很好地應對業(yè)務檔案增長增加管理難度的問題；能夠統(tǒng)一和固化管理規(guī)范，強化內(nèi)部控制和風險防御，進一步提高總公司集中管控的力度和效率，提高管理水平。

　　可見，檔案外包可以在為企業(yè)節(jié)約檔案管理成本的同時，提升檔案管理水平。檔案外包服務已逐漸被各大集團公司、央企和世界500強企業(yè)采用，檔案外包將成為一種主流的企業(yè)檔案管理趨勢。