隨著國家行政事業(yè)性收費的逐步取消和減征,各級檔案管理部門檔案利用、檔案保管等的收費也都先后取消。中國經(jīng)濟高速發(fā)展帶來的檔案文件數(shù)量激增，促使企業(yè)的檔案服務(wù)外包需求市場不斷擴大,按照市場機制運營已成為未來檔案管理的一個新趨勢新內(nèi)容。

　　北京檔案整理外包公司

　　國家檔案局在檔案事業(yè)“十三五”規(guī)劃綱要中提出“鼓勵檔案社會化服務(wù)”，并于2017年8月發(fā)布了檔案行業(yè)標準DA/T68-2017《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，這一管理性規(guī)范于2018年1月1日開始實施，是檔案服務(wù)外包好的開端和新的起點。檔案服務(wù)外包不僅是一種服務(wù)模式,也是對檔案服務(wù)社會化、市場化、集約化理念的推廣和發(fā)展。

　　檔案服務(wù)外包內(nèi)容包括檔案數(shù)字化、檔案整理、檔案寄存、檔案培訓(xùn)等。其中檔案寄存服務(wù)外包是檔案服務(wù)外包的一種，它指的是企、事業(yè)單位與第三方檔案保管機構(gòu)簽署合約，將本單位的檔案文件委托第三方機構(gòu)進行保管的一種檔案管理方式，也稱作檔案托管。

　　相對機關(guān)、事業(yè)單位而言，企業(yè)檔案寄存服務(wù)外包走得更快一些，本文重點就企業(yè)檔案寄存服務(wù)外包需要注意的幾個問題進行初步探討，以期對此項工作實際需要的單位或個人起到參考作用。

　　1對企業(yè)檔案寄存服務(wù)外包提供方的要求

　　檔案寄存服務(wù)的雙方，即檔案寄存服務(wù)的需求方和提供方之間是一種商品服務(wù)的買賣關(guān)系。需求方想以較小的代價獲得優(yōu)良的檔案寄存服務(wù)；提供方關(guān)心的是如何以最小的成本獲得豐厚的利潤。如處理好雙方的差異獲得優(yōu)良的服務(wù)，是檔案寄存服務(wù)需求方要認真解決的一個重要問題。對檔案寄存服務(wù)提供方的要求涉及以下兩點內(nèi)容：

　　1.1一看庫房裝具設(shè)施，即檔案的存放環(huán)境

　　能否提供足夠的庫房,最大限度地保護檔案的安全與完整，保證寄存的檔案不丟失、不缺少、不損毀、不泄密，安全第一，這是需求方的寄存檔案的首要前提。

　　檔案寄存是否配備有檔案密集架、專用檔案保管箱、溫濕度控制及防光防塵防蟲防火等設(shè)施，是否具有監(jiān)控錄像系統(tǒng)、報警系統(tǒng)設(shè)備以及24小時專人值守等。

　　檔案庫房建筑物房首先選擇有自主房屋產(chǎn)權(quán)的，其次選擇房屋租賃合同期長（30年或以上）的，三是有諸多長期寄存客戶的且寄存營收穩(wěn)定增長的。這需要通過調(diào)研和實地考察才能了解清楚。

　　1.2二看寄存服務(wù)提供方管理團隊的服務(wù)能力

　　管理團隊的服務(wù)能力是保證需求方的檔案寄存服務(wù)是否完美無缺，檔案利用是否及時準確快捷，檔案存放是否安全的重要保證。服務(wù)能力分為基本服務(wù)能力和特定服務(wù)能力。

　　基本服務(wù)能力就是指檔案寄存的提供方的收納容量、保管條件、借閱利用響應(yīng)速度等。特定服務(wù)能力就是根據(jù)基本服務(wù)能力延展出來的為企業(yè)提供檔案寄存以外的諸如檔案整理、檔案培訓(xùn)、檔案工作方案策劃、檔案制度體系建設(shè)等檔案管理相關(guān)的其它能力。

　　從檔案寄存服務(wù)提供方管理團隊員的檔案專業(yè)人數(shù)多少可以了解其專業(yè)性的強與弱；從其全體員工碩本專學(xué)歷的比例情況可以看得出團隊素質(zhì)的高與低；從為企業(yè)員工繳納社保及繳納時間的長短可以看出該團隊的穩(wěn)定性和凝聚力。

　　一個管理團隊專業(yè)性強、隊伍素質(zhì)高、員工穩(wěn)定性和凝聚力好的檔案寄存服務(wù)提供方才是企業(yè)寄存需求方最好選擇。

　　2企業(yè)檔案寄存服務(wù)需求

　　企業(yè)進行檔案寄存之前要對企業(yè)所有檔案進行一次區(qū)分與評估，弄清家底，劃分出可以進行寄存的檔案門類和數(shù)量，嚴格區(qū)分檔案是否涉密，涉密檔案不可以進行寄存。通過區(qū)分評估，確定比較實際的檔案寄存服務(wù)需求，增強可操作性。

　　2.1企業(yè)檔案寄存服務(wù)需求，包括檔案寄存范圍、寄存時間、檔案存儲方式等

　　2.1.1寄存范圍：寄存的是紙質(zhì)的檔案還是文件資料，是紙質(zhì)檔案還是電子文件。

　　2.1.2寄存時間：長期寄存還是短期（臨時）寄存。

　　長期寄存只要企業(yè)持續(xù)運營下去，檔案寄存數(shù)量只會越來越多。其原因是沒有配備專職檔案人員，辦公地點緊張，檔案庫房面積不足，檔案數(shù)量增加較快。短期（臨時）寄存是因企業(yè)辦公地點臨時搬遷，檔案庫房面積不足、檔案安全得不到保障而將企業(yè)檔案暫時寄存，一般寄存時間2-5年。

　　2.1.3檔案存儲方式：對所需寄存的檔案采用密集架寄存還是貨架式存放寄存，弄清楚本企業(yè)檔案寄存是側(cè)重存放還是側(cè)重利用。一般來說，利用率高的采用密集架寄存，以卷為單位進行調(diào)閱；利用率低的采用檔案箱寄存，利用時以箱為單位調(diào)閱。

　　2.2檔案寄存需要的服務(wù)深度

　　除了單純意義上的檔案寄存，在寄存業(yè)務(wù)的同時,是否需要提供方對寄存檔案進行檔案整理、檔案消毒、數(shù)字化、錄入檔案系統(tǒng)等更進一步的服務(wù)。如果需要就必需考慮服務(wù)深度，并在寄存服務(wù)需求中明確提出。

　　3通過招標選擇檔案寄存服務(wù)提供方要注意的問題

　　企業(yè)選擇檔案寄存服務(wù)提供方的方式多種多樣，但不外乎商務(wù)洽談、競爭性磋商、比價、招標等諸多方式來選擇檔案寄存服務(wù)提供方，大型企業(yè)、國有企業(yè)以招標方式確定檔案寄存服務(wù)提供方的居多。

　　企業(yè)招標工作主要內(nèi)容包括：根據(jù)招標項目需求，按照招標預(yù)算，編制招標文件，通過發(fā)標、截標、開標、評標、確定中標人、簽訂合同等環(huán)節(jié)完成招標工作。其中編制招標文件中的項目需求最為重要。

　　3.1招標的寄存服務(wù)需求要編寫清楚。要全面細致、科學(xué)合理，要有針對性、合理性、保護性以及可操作性

　　3.1.1招標項目服務(wù)內(nèi)容按照檔案寄存服務(wù)的收取、存放管理、借閱利用等環(huán)節(jié)，具體包括檔案的清點、整理、登記、下架、裝箱、搬運、消殺、上架、保管、調(diào)閱、送取等步驟。不同企業(yè)有不同的需求，根據(jù)實際寫入標書即可。

　?。?）基本要求：具有完善的檔案管理外包服務(wù)管理體系，具備良好的合規(guī)性管理、保密管理、風險管理、知識產(chǎn)權(quán)管理、環(huán)境管理水平。

　　（2）法規(guī)/標準要求：要符合國家有關(guān)政策，嚴格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)標準開展檔案寄存服務(wù)，做到規(guī)范化、專業(yè)化、保密化，必要時可在招標文件中列出需要遵循相關(guān)制度、標準名稱及編號。

　　（3）檔案存儲環(huán)境的要求：可以提供足夠存儲空間的檔案專用庫房，硬件設(shè)施條件必須達到檔案“八防”要求，質(zhì)量與標準應(yīng)符合JGJ 25-2010《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》的要求及《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》中關(guān)于檔案庫房建設(shè)及管理的相關(guān)規(guī)定。

　?。?）檔案庫房安全要求：具備全方位的安保系統(tǒng)、24小時人工執(zhí)勤、中央閉路電視監(jiān)控、動態(tài)監(jiān)控系統(tǒng)、電子門禁系統(tǒng)等。

　?。?）檔案內(nèi)容信息保密要求：這一點非常重要。寄存服務(wù)提供方須與員工簽訂保密協(xié)議或承諾，確保員工無論其任職或離職都保證保守國家秘密、需求方企業(yè)商業(yè)秘密。若員工違反保密約定，寄存服務(wù)提供方要承擔連帶責任。未經(jīng)需求方事先書面許可，寄存服務(wù)提供方不得向任何第三方披露存需求方檔案（包括其他秘密信息或敏感信息）或擅自留存需求方檔案（包括復(fù)制件）；若被國家司法機關(guān)、國家行政管理機關(guān)依法要求披露該檔案的，須立即通知檔案寄存需求方。

　?。?）提供利用環(huán)節(jié)的服務(wù)要求：調(diào)閱檔案方便快捷安全，流程規(guī)范；使用提供方自備專用檔案遞送車輛，及時安全地提供各項文件遞送服務(wù)；指派固定的檔案遞交授權(quán)人遞送檔案文件，確保檔案安全。

　　3.1.2招標項目服務(wù)內(nèi)容之外還要寫明檔案寄存服務(wù)期限、履約保證金承諾等內(nèi)容。

　　3.1.3服務(wù)費、費用支付方式、稅率等，是招標文件商務(wù)標部分的主要內(nèi)容，多以表格形式體現(xiàn)。

　　3.2要求投標人投標時提供包括以上需求的詳細實施方案。

　　3.3招標文件中要有檔案寄存服務(wù)合同模板。在后文中會有闡述，這里不再展開。

　　3.4招標主體：通過招標代理公司代為招標和企業(yè)自主招標

　　3.4.1通過招標代理公司代為招標的，一般都是經(jīng)政府公共資源交易中心進行公開招標，招標文件由招標代理公司編制，招標需求由實際的檔案寄存服務(wù)需求方提供。

　　需求方要積極參與招標文件的編制，特別是招標需求和合同，不能過分依賴招標代理公司，盡可能的介入保證檔案寄存服務(wù)需求更具專業(yè)性和實操性。前期可以與招標代理公司或一些檔案寄存服務(wù)提供方溝通取得相關(guān)招標投標資料作為參考，具有事半功倍的效果。

　　3.4.2檔案寄存服務(wù)由企業(yè)自主招標的，招標人須具有招標經(jīng)驗，編制招標文件和組織評標的能力，整個招標過程要符合企業(yè)內(nèi)部有關(guān)制度和流程，如招標立項、預(yù)算、招標方式、評標定標等。

　　3.4.3企業(yè)自主招標一定要注意招標文件編制要依法、合規(guī)、嚴謹，招標需求與合同約定的服務(wù)內(nèi)容前后約定保持一致。因為企業(yè)的檔案部門是弱勢部門，主動加強與企業(yè)招標部門的溝通，借助其部門優(yōu)勢，根據(jù)檔案寄存實際需求把檔案寄存服務(wù)的招標工作做好。

　　4檔案寄存服務(wù)合同簽署中需要注意的問題

　　合同與選擇合作方的方式是緊密結(jié)合的，無論是否通過招標確定合作供應(yīng)商，都要嚴格對待合同的簽訂。合同內(nèi)容主要涉及服務(wù)項目、服務(wù)標準、服務(wù)流程、監(jiān)管要求等。

　　4.1約定服務(wù)內(nèi)容，要求與招標文件里的招標需求保持一致。

　　包括但不限于寄存服務(wù)模式、業(yè)務(wù)內(nèi)容、完成時間、工作要求、服務(wù)報酬、產(chǎn)權(quán)歸屬、違約后果、后續(xù)服務(wù)等。

　　4.2約定制定保密條款，簽訂保密合同；約定合作期間獲悉的經(jīng)營信息要嚴格保密，并僅限于本合同使用。

　　這些信息包括但不限于戰(zhàn)略計劃、經(jīng)營數(shù)據(jù)、商業(yè)合同、客戶信息、財務(wù)報表、價格信息、制度流程、統(tǒng)計數(shù)據(jù)所反映的任何其他信息等。未經(jīng)對方書面允許，獲悉方不得以任何目的或形式復(fù)制、使用或向他人透露。一旦出現(xiàn)檔案信息泄露按照保密條款及法律追究相關(guān)責任人和責任單位。

　　4.3約定其他事項如履約保證金及違約責任等。

　　5有效控制寄存服務(wù)過程中存在的各種風險

　　檔案的原始、唯一等屬性決定了檔案在寄存服務(wù)過程中面臨諸多安全風險。要對其進行有效控制，確保企業(yè)檔案的安全。

　　5.1確保檔案實體和信息安全是企業(yè)檔案寄存的重要前提。

　　5.1.1一是在招標需求中進行約定，不符合安全要求的通過招標予以篩選和淘汰；二是在合同中予以約定。如針對檔案寄存服務(wù)提供方人員流動性較大的，會對需求方的檔案實體和信息安全具有較大的風險。

　　5.1.2通過與檔案寄存服務(wù)提供方及其員工簽訂保密協(xié)議，約定處罰條款。

　　5.2在具體合作過程中主動跟進、監(jiān)督，確保寄存服務(wù)過程的檔案資料安全

　　5.2.1加強與寄存服務(wù)提供商的有效溝通，確定良好的合作伙伴關(guān)系，在相互尊重基礎(chǔ)上以合同及制度約束雙方的合作。

　　5.2.2制定針對寄存服務(wù)提供商的管理制度，要求服務(wù)提供商定期提交巡查日志、監(jiān)控視頻等措施。定期對提供方的檔案存放地進行巡視，檢查檔案箱（盒）的密封情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即要求提供方限期整改。

　　5.2.3要求檔案寄存服務(wù)提供方按年度提交公司治理報告或?qū)ζ浼拇娣?wù)質(zhì)量、滿意度情況進行綜合考核等。

　　5.3制定應(yīng)急預(yù)案，防止突發(fā)事件。

　　為防止應(yīng)急突發(fā)的不可抗力的實踐，減少檔案損毀、損壞，應(yīng)建立應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急接警程序、搶救檔案措施、通訊聯(lián)絡(luò)等，必要時進行演練，保證應(yīng)急預(yù)案有效。