在工作中總會(huì)產(chǎn)生很多的文件，哪些文件需要存檔，哪些不需要存檔，整理檔案又有哪些步驟？本文與大家一起分享檔案整理外包的請(qǐng)示，一起來(lái)看看吧。

　　1.分步閱讀

　　收集文件材料。

　　文件材料的收集對(duì)象主要有：反映本單位主要職能活動(dòng)的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件（包括會(huì)議記錄），領(lǐng)導(dǎo)人講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音、錄像帶等文件材料。

　　2.分年度。

　　按文件所形成的年度歸檔，不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。

　　3.確定歸檔范圍。

　　不歸檔范圍文件材料主要有兩部分：一是沒(méi)有查考價(jià)值的文件;二是重復(fù)性文件。

　　4.歸檔分類。

　　第一種方法：直接分保管期限。這種方法適用范圍比較廣，絕大多數(shù)單位只要按保管期限來(lái)分就可以了，每年編一個(gè)流水號(hào)。

　　第二種方法：在同一個(gè)年度內(nèi)根據(jù)機(jī)關(guān)單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、職責(zé)分工、文件的數(shù)量等情況編制分類方案，將文件按分類方案進(jìn)行立卷，一般采用年度-組織機(jī)構(gòu)（或問(wèn)題），這種方法對(duì)文件資料比較多的單位適用，如區(qū)委辦、政府辦等單位。

　　5.立卷（整理成件）。

　　6.分保管期限。

　　按照國(guó)家新的規(guī)定，2006年起的文書(shū)檔案的保管期限劃分為永久、定期(分30、10年)兩種。

　　7.文件排列。

　　應(yīng)按其相互之間的聯(lián)系，有條理地進(jìn)行排列。

　　8.裝訂。

　　(1)按件裝訂：一般以每份文件為一件。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來(lái)文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來(lái)文在后。

　　發(fā)文裝訂順序：正文-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)單-底稿；來(lái)文裝訂順序：來(lái)文-單位處理簽（有領(lǐng)導(dǎo)重要批示才存，只是傳閱簽名的不存。）

　　(2)去除金屬釘，換不銹鋼釘。

　　9.編號(hào)。

　　歸檔文件應(yīng)依排列次序逐件編號(hào)。在文件首頁(yè)右上角空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)內(nèi)容。

　　10.數(shù)頁(yè)碼。

　　可以用鉛筆標(biāo)記在首頁(yè)的右下角，編目時(shí)直接錄入每件的總頁(yè)碼。

　　11.裝盒。

　　歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫(xiě)盒面及盒脊有關(guān)內(nèi)容。（盒面填寫(xiě)單位名稱，盒脊填寫(xiě)年度、期限、起止件號(hào)等。

　　12.編目。

　　歸檔文件應(yīng)依順序編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注。

　　13.放置備考表。

　　每盒歸檔文件都應(yīng)放置一份備考表。備考表應(yīng)填寫(xiě)盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期，并放置盒底。