智慧檔案管理與大數(shù)據(jù)解決方案的領(lǐng)航者,讓信息價(jià)值超越期待
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嘉峪關(guān)位于甘肅省嘉峪關(guān)市西南隅,別名“天下第一雄關(guān)”“河西第一隘口”,建成了以關(guān)城景區(qū)為主體,長(zhǎng)城第一墩、懸壁長(zhǎng)城、魏晉慕景區(qū)為輔助的文物景,景區(qū)擁有長(zhǎng)城工牌、嘉峪關(guān)關(guān)照印版、木觚等文物。嘉峪關(guān)是我國(guó)首批世界文化遺產(chǎn)名錄。因此,嘉峪關(guān)留存了較為豐富且重要的檔案資源。為了更好地存儲(chǔ)這些檔案資源,嘉峪關(guān)各個(gè)機(jī)構(gòu)和組織也積極開展檔案電子化工作。
嘉峪關(guān)檔案電子化公司開展檔案電子化工作的具體流程:
第一,慎重選擇技術(shù)路線。信息技術(shù)的飛速發(fā)展成為當(dāng)代技術(shù)革命的主要特征,對(duì)檔案信息電子化影響最大的是檔案應(yīng)用軟件的開發(fā)及成熟的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)的實(shí)現(xiàn)。在信息技術(shù)發(fā)展日新月異的條件下,選擇檔案信息電子化系統(tǒng)的技術(shù)路線尤為重要,應(yīng)從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展的角度考慮,研制開發(fā)適應(yīng)當(dāng)代檔案信息管理工作的應(yīng)用軟件,其中的管理模塊應(yīng)與各行各業(yè)的檔案管理工作應(yīng)緊密結(jié)合,同時(shí)利用軟件技術(shù)實(shí)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動(dòng)轉(zhuǎn)換功能,即通過應(yīng)用軟件化繁為簡(jiǎn),將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式等,通過軟件自動(dòng)轉(zhuǎn)化到國(guó)際、國(guó)內(nèi)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)上來,從而最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的強(qiáng)大功能,使得檔案信息電子化趨于完善。
第二,加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案電子化運(yùn)用體現(xiàn)在檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié),其中首要的是檔案管理要規(guī)范,檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和有效實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程,要推進(jìn)檔案信息電子化,必須進(jìn)行科學(xué)、合理、長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃,避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。檔案管理部門應(yīng)盡早制定檔案信息電子一體化技術(shù)流程標(biāo)準(zhǔn)體系和規(guī)則,以保證電子文件向檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的平滑移交,實(shí)現(xiàn)檔案目錄信息、文件原文和原數(shù)據(jù)的電子化管理。通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,實(shí)現(xiàn)在一定的范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享,從而有效地避免大量的重復(fù)勞動(dòng),防止日后數(shù)據(jù)匯集過程中出現(xiàn)的冗余、重復(fù)現(xiàn)象。
第三,注重檔案信息安全管理。檔案信息資源管理中有很多安全問題需要注意。首先是檔案內(nèi)容安全。涉及到國(guó)家、商業(yè)秘密,個(gè)人隱私等內(nèi)容的檔案,有的屬于整卷保密,有的屬于部分內(nèi)容保密。對(duì)于這些內(nèi)容,在電子化過程中以及對(duì)外開放使用時(shí)均需要特別注意,須采取必要措施。其次是檔案應(yīng)用系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的安全。應(yīng)選擇安全級(jí)別高的應(yīng)用系統(tǒng),并對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期備份和異地備份,維護(hù)系統(tǒng)事務(wù)日志,實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份鑒別和安全訪問控制,避免因人為破壞或系統(tǒng)故障導(dǎo)致信息丟失。
第四,高度重視人才管理。推進(jìn)檔案信息電子化的關(guān)鍵是人才。檔案電子化及電子化檔案信息管理,涉及到計(jì)算機(jī)軟硬件與掃描技術(shù)、數(shù)字影像處理技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)和檔案管理等基礎(chǔ)知識(shí),絕不是只懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識(shí)的人所能勝任的,所以應(yīng)加強(qiáng)多元化、復(fù)合型人才的培養(yǎng),著力培育符合行業(yè)特點(diǎn)的專業(yè)技術(shù)人才,逐步積聚起一支穩(wěn)定、勝任的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。
第五,開展檔案電子化問題研究。要加強(qiáng)檔案電子化問題研究,及時(shí)解決電子化進(jìn)程中的疑難問題。隨著檔案電子化工作的不斷推進(jìn),不可避免地會(huì)遇到一些新情況、新問題。比如,電子化檔案信息的壓縮存儲(chǔ)關(guān)鍵技術(shù)問題,訪問形式與安全控制問題,真?zhèn)未_認(rèn)和法律效果問題等。針對(duì)這些新情況、新問題,在抓檔案電子化工作的同時(shí),需要及時(shí)研究解決,確保檔案電子化工作的順利開展。
最后,嘉峪關(guān)檔案電子化公司在推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中發(fā)揮著重要作用。通過專業(yè)的技術(shù)和服務(wù),這些公司不僅提升了檔案管理的效率和安全性,還為檔案信息的高效利用和長(zhǎng)期保存提供了有力保障。通過持續(xù)的技術(shù)創(chuàng)新和服務(wù)優(yōu)化,嘉峪關(guān)檔案電子化公司將在保護(hù)文化遺產(chǎn)、促進(jìn)信息共享、推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展等方面發(fā)揮更大的作用,為嘉峪關(guān)市的現(xiàn)代化建設(shè)提供堅(jiān)實(shí)的信息支持。