在當今數(shù)字化時代，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域正經(jīng)歷著一場深刻的變革。人事檔案作為記錄個人職業(yè)生涯、教育背景、工作表現(xiàn)等重要信息的核心載體，其管理和利用的效率與準確性對于個人職業(yè)發(fā)展、組織人事管理以及社會人力資源配置都有著至關(guān)重要的影響。

　　(一)人員基本信息采集

　　即人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)信息采集工作。

　　根據(jù)人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)所需的信息類型、項目，對所有在庫檔案對應(yīng)人員的基本信息進行收集、整理，準確錄入人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)。

　　同時，應(yīng)根據(jù)在庫檔案變化情況，及時完成人員添加或更改存放狀態(tài)等工作。

　　(二)檔案整理編碼

　　按照《國家電網(wǎng)有限公司人事檔案管理辦法》文件要求，對在存檔案進行再次收集、鑒別、分類、排序、編目、加工。

　　1.拆除裝訂。對以縫紉線裝訂、遞進式裱糊的多頁材料，如影響掃描結(jié)果，需在不影響材料的情況下進行拆分。

　　2.折疊材料如延展后折痕影響掃描質(zhì)量，需壓平折皺再進行掃描。

　　3.編目時注意完全清除原鉛筆字跡，以統(tǒng)一的字體、字號進行標注。

　　此外，對整理過程中發(fā)現(xiàn)的檔案材料的特殊情況應(yīng)詳細記錄。

　　(三)檔案目錄建立

　　根據(jù)人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)要求的目錄格式，進行檔案目錄整理、錄入，與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)， 并準確記錄檔案材料的類號、序號、名稱、形成時間、頁數(shù)等重要信息。

　　(四)檔案圖像數(shù)據(jù)采集

　　1.圖像采集標準

　　應(yīng)采用真彩色24位RGB模式、300dpi分辨率掃描。

　　2.掃描方式

　　根據(jù)紙質(zhì)檔案材料的具體情況，對檔案圖像數(shù)據(jù)采集可使用合理的掃描方式進行，掃描過程中應(yīng)保證呈現(xiàn)檔案材料的原貌。

　　(1)檔案材料須逐頁單獨掃描，并根據(jù)實際情況加墊白色襯紙，避免出現(xiàn)字跡疊印、背頁字跡透印造成圖像內(nèi)容不明晰等情況。

　　(2)大幅面檔案材料應(yīng)盡量采用大幅面掃描設(shè)備進行掃描，如不具備大幅面掃描條件，可采用分區(qū)域掃描后拼接的方式進行圖像處理。

　　(3)紙張狀態(tài)不佳的檔案材料應(yīng)采用平板掃描方式，避免造成材料毀損。

　　3.圖像處理圖像處理應(yīng)確保圖像完整、端正、無扭曲、無陰影，獲得最佳圖像質(zhì)量。

　　圖像可采用JPEG或PDF格式保存，禁用word格式保存。掃描或拍照所得原始圖像盡量不進行壓縮，確保圖像優(yōu)化后的清晰度。

　　(1)偏斜度

　　應(yīng)保證所有圖像方向正確，且圖像偏斜度應(yīng)確保在1°以內(nèi)。

　　(2)裁邊

　　完成偏斜度校準后，對圖像進行裁邊處理，去除掃描過程中形成的黑邊等。

　　(3)圖像拼接

　　對于分區(qū)域掃描的大幅面材料，應(yīng)將各區(qū)域圖像進行拼接合并為一張圖像，拼接時不能重疊或留有空隙，應(yīng)確保展現(xiàn)材料原貌。

　　(4)圖像優(yōu)化

　　使用計算機軟件或人工方式對原始圖像數(shù)據(jù)進行處理，得到優(yōu)化圖像。

　　對于檔案材料上原有的污跡等，如不影響字跡辨認，不得人為去除，如因掃描等原因造成影響字跡辨認，應(yīng)進行優(yōu)化。

　　原始圖像中帶有照片、印章等特殊內(nèi)容的，應(yīng)與紙質(zhì)材料對比，盡量做到視覺效果相符。

　　(五)圖像數(shù)據(jù)存儲

　　1. 原始圖像與優(yōu)化圖像分別存儲于不同目錄下，便于再次利用。

　　2.檔案圖像數(shù)據(jù)應(yīng)按個人為單位單獨建立文件夾保存，文件以姓名+身份證號碼命名，圖像數(shù)據(jù)文件以姓名+身份證號碼+“-”+類號+“-”+序號命名。

　　(六)審核

　　1.所有優(yōu)化圖像需與原始紙質(zhì)檔案材料進行視覺對比，對于展現(xiàn)效果不理想或失真的，應(yīng)重新進行圖像采集及優(yōu)化等步驟，確保內(nèi)容的真實準確。

　　2.核對優(yōu)化圖像數(shù)量，與檔案材料、檔案目錄一一對應(yīng)， 無錯漏。

　　(七)檔案裝訂

　　掃描工作完成后，應(yīng)對檔案材料重新裝訂，裝訂時應(yīng)注意對拆分的材料恢復原貌，并認真做好內(nèi)容、頁數(shù)的檢查校核，確保排列順序正確無錯漏。

　　(八)圖像數(shù)據(jù)掛接

　　1.通過每個圖像文件的文件夾、文件名與人事檔案數(shù)字管理信息系統(tǒng)中檔案目錄數(shù)據(jù)庫中該文件檔號的唯一性， 實現(xiàn)圖像文件與目錄數(shù)據(jù)庫的一一對應(yīng)。

　　2.實現(xiàn)目錄與關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像自動搜索、鏈接相應(yīng)地址，快速完成批量掛接。

　　(九)圖像數(shù)據(jù)備份

　　備份方式可以采用在線、離線結(jié)合的方式進行，離線備份時，個人數(shù)字檔案形成單獨數(shù)據(jù)包，采用光盤、硬盤等不同存儲介質(zhì)備份，且應(yīng)異地保存，保證在特殊情況下數(shù)據(jù)安全、不缺失。