隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為推動(dòng)社會(huì)進(jìn)步和提升管理效率的關(guān)鍵力量。在這一浪潮的推動(dòng)下，安徽檔案管理領(lǐng)域迎來了前所未有的變革機(jī)遇。檔案，作為歷史的見證和信息的載體，承載著豐富的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和文化傳承，其價(jià)值不言而喻。然而，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理面臨著存儲(chǔ)空間有限、檢索效率低下、易受損壞等諸多挑戰(zhàn)。為了更好地保護(hù)珍貴檔案資源，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，安徽檔案電子化掃描工作應(yīng)運(yùn)而生。

　　安徽檔案電子化掃描的主要流程：

　　1、檔案編碼 在企業(yè)中，檔案編碼一般由辦公室統(tǒng)一編碼。公司下發(fā)的文件按文件編號作為檔案編號。合同、文件、資料等，按年、按級、按類、按順序編號。

　　2、檔案整理 由辦公室整理出‘范本’，各部門則按‘范本’對各自部門的文件進(jìn)行整理。按照時(shí)間順序，每年裝訂一次，同一保管年限，同一類裝訂在一起。

　　3、檔案歸檔 每一項(xiàng)工作一結(jié)束，就需將所有的相關(guān)資料送至檔案室進(jìn)行歸檔。

　　4、檔案資料的發(fā)行各種發(fā)行檔案資料需蓋有‘檔案發(fā)行章’才能生效，嚴(yán)禁私自對各種發(fā)行的檔案進(jìn)行復(fù)印。當(dāng)有新的檔案資料時(shí)，檔案室應(yīng)及時(shí)進(jìn)行更新、回收、發(fā)放等工作。

　　5、印章管理 在檔案室存檔的檔案資料需蓋有‘存檔’章 ，檔案的‘存檔’、‘發(fā)行’、‘作廢’應(yīng)做相關(guān)的履歷。

　　6、檔案查閱：在檔案室現(xiàn)場查閱，不得帶離。檔案查閱：填申請表 → 部門負(fù)責(zé)人審批 →辦公室負(fù)責(zé)人審批 (注：證件、合同等關(guān)系到公司運(yùn)營等相關(guān)證件需經(jīng)總經(jīng)理或董事長審批，其余只需主管副總審批即可)。

　　7、檔案借閱管理：需在登記表上作相關(guān)的登記。

　　安徽檔案電子化掃描工作需要的工具包括：

　　第一，平板掃描儀。平板掃描儀主要用于破舊、易損壞的A3幅面紙質(zhì)檔案的數(shù)字化作業(yè)。平板掃描儀分辨率在 100-2400dpi之間，色彩位數(shù)從24位到48位，掃描幅面一般為A4或A3紙張，其優(yōu)點(diǎn)是掃描圖像清晰、色彩逼真、不易損壞紙張，缺點(diǎn)是掃描速度比較慢、圖像處理功能比較弱。

　　使用掃描儀需要電腦配合，所以首次使用需要安裝與掃描儀配套的驅(qū)動(dòng)程序。驅(qū)動(dòng)程序安裝好后，將掃描儀插上電源并打開電源，當(dāng)開始按鈕為綠色且穩(wěn)定亮起時(shí)，表示掃描儀已準(zhǔn)備就緒。通過USB連接線連接電腦和掃描儀，打開掃描驅(qū)動(dòng)軟件，設(shè)置掃描的參數(shù)及保存格式。

　　平板蓋上的白色背景必須保持清潔和通暢，掃描時(shí)，確保平板蓋是關(guān)閉的且自動(dòng)文檔進(jìn)紙器中沒有其他紙張。在平板上放置文檔(或書籍)時(shí)，文檔可能會(huì)一直展開到平板的邊緣。合上平板蓋后，可使用平臺(tái)或掃描儀上的“開始/恢復(fù)”按鈕，或點(diǎn)擊驅(qū)動(dòng)程序的確認(rèn)按鈕，開始掃描。

　　平板的玻璃壓板會(huì)聚集指印和灰塵，所以需要經(jīng)常清潔。清潔平板玻璃時(shí)，必須用專門的防靜電布和光纖清潔墊清潔玻璃壓板。需要注意的是，靜電抹布含有異丙醇，會(huì)導(dǎo)致眼睛不適及皮膚干燥。執(zhí)行維護(hù)步驟后，務(wù)必使用肥皂和水清潔雙手。

　　第二，高速掃描儀。高速掃描儀主要用于政府、銀行、企業(yè)相關(guān)票據(jù)和文檔的數(shù)字化作業(yè)，是檔案數(shù)字化中使用最多的掃描儀，其掃描分辨率在50-600dpi之間。在200dpi以下、黑白或灰度掃描時(shí)，每分鐘可掃描90多幅影像;彩色掃描時(shí)，每分鐘可掃描60多幅影像。掃描幅面從小卡片至A3紙張均適用，既可單面掃描，也可雙面同時(shí)掃描。它的優(yōu)點(diǎn)是掃描速度快、圖像處理功能強(qiáng);缺點(diǎn)是掃描時(shí)容易卡紙，易損壞檔案，對字跡質(zhì)量較差的檔案不易掃清楚，掃描后的圖像處理工作量比較大。

　　第三，大幅面掃描儀。大幅面掃描儀是一種大型的掃描儀，又被稱為工程掃描儀，主要應(yīng)用于城建檔案館、設(shè)計(jì)院、工程項(xiàng)目等大幅面圖紙的數(shù)字化作業(yè)，最大進(jìn)紙寬度可達(dá)到54英寸，最大掃描寬度達(dá)到51英寸，掃描厚度達(dá)1.5毫米，幅面范圍為A0-B0。這種掃描儀分辨率在50-800dpi之間，有黑白、灰度、彩色等掃描模式。自帶掃描和圖像處理系統(tǒng)，具有全面支持色彩管理、快速預(yù)覽、處理大型文件、改進(jìn)批量掃描等功能，能有效提升掃描的效率和品質(zhì)。它的優(yōu)點(diǎn)是能掃描A0、B0及以下的工程圖紙和大幅的地圖、字畫，超長、超厚的文書檔案等，缺點(diǎn)是掃描速度比較慢，價(jià)格比較昂貴。

　　最后，在實(shí)際檔案電子化工作過程中，可以根據(jù)檔案的實(shí)際情況選擇最適合的電子化工具，以確保電子化檔案成果的完整性和質(zhì)量。