檔案數(shù)字化外包公司數(shù)字檔案館（室）是大數(shù)據(jù)時代檔案館（室）的發(fā)展方向，檔案工作是否現(xiàn)代化的標志就是看是否建成數(shù)字檔案館（室）。而對傳統(tǒng)載體檔案進行數(shù)字化，是數(shù)字檔案館（室）建設最基礎的工作。檔案數(shù)字化是實現(xiàn)檔案工作精細化、自動化管理的基礎，它能全面提升檔案工作水平和服務能力，為社會提供便利迅捷的檔案利用。

　　檔案數(shù)字化外包公司

　　隨著數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作的開展，我縣已創(chuàng)建85家數(shù)字檔案室，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作方面，我縣各級檔案館（室）大都選擇以社會服務外包方式開展，但隨著大量的檔案數(shù)字化成果涌現(xiàn)，檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量問題日益突出，如何保證檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量是檔案數(shù)字化加工工作的一個根本問題。

　　檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量問題及分析

　　（一）外包前單位沒有科學規(guī)劃檔案數(shù)字化加工項目質(zhì)量管理。

　　首先，我縣數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作進行在2011年開始逐步開展，很多單位考慮到單靠自身力量無法完成檔案數(shù)字化加工工作，于是紛紛啟動檔案數(shù)字化加工外包項目。有的單位輕率地認為只要把檔案數(shù)字化加工項目外包給檔案服務公司任務就完成了，項目啟動前沒有著手制定詳細的質(zhì)量管理計劃和質(zhì)量標準，也沒有對項目實施過程中可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量問題進行預測，忽視了對單位檔案數(shù)字化加工外包項目進行質(zhì)量控制。

　　其次，檔案服務公司和委托單位之間缺乏通。雖然檔案服務公司數(shù)字化加工都是按照紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范來做的，但是各公司在實施過程中標準并不統(tǒng)一，再則每個委托單位的檔案從利用角度對檔案數(shù)據(jù)條目著錄的要求也不一致，很多委托單位并沒有就質(zhì)量標準和質(zhì)量要求與公司溝通，在檔案數(shù)字化成果數(shù)據(jù)利用不便捷時才反饋給檔案服務公司，提出整改要求，對項目的整體進度和成果質(zhì)量造成巨大影響。

　　最后，參與檔案數(shù)字化加工項目的委托單位工作人員質(zhì)量控制職責不清晰。在確定單位檔案數(shù)字化加工項目外包并通過領導審批后，委托單位應建立檔案數(shù)字化加工工作領導小組，但有些委托單位雖然成立了工作領導小組，卻沒有制定相關(guān)規(guī)范，沒有明確小組成員的分工和職責，領導小組工作浮于表面，形同虛設。

　　有的委托單位直接就交代檔案員負責檔案交接事宜，其余如檔案數(shù)字化成果質(zhì)量問題等都沒有涉及，導致外包的檔案數(shù)字化加工項目實施過程中出現(xiàn)的問題無法解決和追責。

　?。ǘn案數(shù)字化加工質(zhì)量管理不到位。單位檔案部門對外包的檔案數(shù)字化加工項目質(zhì)量管理不是很到位，雖然單位檔案部門對外包的檔案數(shù)字化加工過程進行了監(jiān)管，但基本上是流于形式的，實際效果并不是很好。

　　首先，由于檔案服務公司只是合作伙伴并不歸委托單位管理，委托單位很難對數(shù)字化成果的質(zhì)量和項目進度進行準確的把握。而且數(shù)字化加工工作也是勞動密集型工作，從業(yè)人員多是年輕人，流動性很大，如果檔案服務公司在項目實施過程中頻繁更換加工人員，將大大影響項目的進度和檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量。

　　其次，檔案服務公司為追求利潤，更注重項目的進度而輕忽檔案數(shù)字化加工成果質(zhì)量。雖然有些委托單位安排了檔案人員對外包過程進行監(jiān)管，但是相對于檔案數(shù)字化加工數(shù)量大、環(huán)節(jié)多的問題，卻是委托單位的檔書兼任的，本身日常工作繁忙，不可能也無力對檔案數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)進行監(jiān)管。

　　最后，檔案服務公司數(shù)字化加工人員的薪酬是以工作量為基準計算的，為了獲得相對高額的薪水，就會加快工作速度，從而降低了檔案數(shù)字化加工成果的質(zhì)量，導致在檔案數(shù)字化加工成果中出現(xiàn)諸如掃描圖像不清晰完整、錯漏頁、傾斜、條目著錄不規(guī)范、錯漏字、目錄與圖像不對應等各種質(zhì)量問題。

　?。ㄈ┪袉挝徊恢匾暀n案數(shù)字化加工成果驗收。

　　檔案數(shù)字化加工成果驗收是項目質(zhì)量控制的最后一個環(huán)節(jié)，委托單位若忽視這一環(huán)節(jié)，最終的成果質(zhì)量也就無法獲得保證。很多委托單位對數(shù)字化加工成果的質(zhì)量控制就是最后驗收，驗收也僅限于核對數(shù)字化的案卷數(shù)、條目數(shù)、數(shù)據(jù)備份等，而很少對檔案數(shù)據(jù)成果進行有效的質(zhì)檢。

　　甚至，有的委托單位就沒有驗收質(zhì)檢，對于他們來說驗收就是一個接收實體檔案和數(shù)字化成果數(shù)據(jù)的過程。這也導致委托單位不能通過驗收環(huán)節(jié)，準確地了解檔案數(shù)字化成果的質(zhì)量。往往是在項目結(jié)束后，委托單位檔案員在利用檔案數(shù)據(jù)時發(fā)現(xiàn)錯誤再叫檔案服務公司修改。

　　檔案數(shù)字化加工外包質(zhì)量管理對策

　　項目的實施過程也是質(zhì)量的形成過程，從單位決定將檔案數(shù)字化加工工作外包出去時就要開始著手質(zhì)量管理工作。外包前的準備工作，外包后檔案數(shù)字化加工全過程的監(jiān)管以及成果驗收，質(zhì)量管理貫穿始終。

　?。ㄒ唬┲贫ㄙ|(zhì)量管理計劃，建立質(zhì)量管理責任制。

　　為確保數(shù)字化工作質(zhì)量，委托單位要制定科學的質(zhì)量管理計劃，要根據(jù)單位檔案情況，確定檔案服務公司的選擇依據(jù)，從而有針對性地選擇合作公司。要成立檔案數(shù)字化工作領導小組，實實在在負責檔案數(shù)字化加工外包工作，小組成員由熟悉檔案業(yè)務和信息技術(shù)的人員組成，檔案數(shù)字化工作領導小組組長全權(quán)負責項目的質(zhì)量，不能只體現(xiàn)在文件上，必須親自抓數(shù)據(jù)質(zhì)量。小組成員之間要明確各自的職權(quán)和職責，責任落實到位，確保每項工作有且只有一個人負責，從而避免職責不清，同時成員之間能有效地進行協(xié)同合作，提高工作效率和質(zhì)量。

　?。ǘ┲贫n案數(shù)字化實施方案及規(guī)范。

　　制定科學、合理、操作性強的數(shù)字化實施方案是檔案數(shù)字化有序進行的制度保障。方案內(nèi)容包括數(shù)字化加工范圍、工作目標、資金安排、進度要求、數(shù)字化技術(shù)方法和規(guī)范、驗收標準、安全管理措施等。

　　委托單位數(shù)字化工作領導小組要和檔案服務公司加強溝通，由雙方共同明確數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量標準和質(zhì)量要求，避免在數(shù)字化加工過程中，出現(xiàn)不同人員處理相同問題時標準不一，結(jié)果多樣。質(zhì)量管理強調(diào)過程控制，通過質(zhì)檢判斷數(shù)字化成果是否符合質(zhì)量標準，也是確定消除影響質(zhì)量問題的方法和途徑。因此委托單位要制定檔案數(shù)字化加工質(zhì)檢方案，主要內(nèi)容：一是要求檔案服務公司優(yōu)化質(zhì)檢流程，嚴謹質(zhì)檢制度，每一環(huán)節(jié)質(zhì)檢合格后才能進入下一環(huán)節(jié)。

　　二是由聘請的質(zhì)檢人員對外包公司移交的數(shù)據(jù)成果進行100%質(zhì)檢，質(zhì)量不達標立即退回整改。三是小組成員里負責質(zhì)檢的人員對質(zhì)檢員提交的數(shù)據(jù)按比例抽檢20%。質(zhì)檢除了檢驗質(zhì)量是否達標外，也是為了從中挖掘出加工過程中存在的問題及確定解決措施。數(shù)字化成果質(zhì)檢要分批次提交，前期可先小批量加工，監(jiān)控各工序流程，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。

　?。ㄈn案數(shù)字化加工過程中的全程控制。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。檔案數(shù)字化工作六大環(huán)節(jié)緊密相連。任何一個環(huán)節(jié)出問題都會影響數(shù)字化的質(zhì)量。這就要求我們在數(shù)字化加工各個環(huán)節(jié)中都要把好質(zhì)量關(guān)，因此，在檔案加工過程中，檔案數(shù)字化工作領導小組就要將負責監(jiān)督審核每個環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的人員落實到位，小組成員定期對數(shù)字化加工過程進行合規(guī)性審查，檢查分析項目實施過程中是否存在違規(guī)問題，要不定時對加工人員的工作進行細致的評審，及時發(fā)現(xiàn)問題、協(xié)調(diào)和解決問題。

　　1.檔案前處理。檔案前處理作為數(shù)字化加工的第一環(huán)節(jié)，其質(zhì)量直接影響后序工作的質(zhì)量和效率。小組成員在現(xiàn)場要檢查整理人員工作是否規(guī)范，對存在破損、缺頁、倒頁、字跡模糊等現(xiàn)象的檔案以及修正情況是否加以記錄，對卷內(nèi)文件進行拆卷、分件和排序后登記應掃件數(shù)和頁數(shù)。檔案拆訂過程中應小心細致，避免損害檔案。完成掃描并質(zhì)檢通過后及時將檔案還原，查看案卷備考表上案卷變化情況與實際是否相符，漏頁、倒頁、重頁、空白頁等增刪改情況記錄是否詳細等。巡查中如發(fā)現(xiàn)問題及時責令整改，絕不能讓問題帶入下一個環(huán)節(jié)。

　　2.目錄數(shù)據(jù)庫建立。檔案目錄數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案資源管理的基礎，檔案利用和檢索的高效性和準確性取決于檔案著錄的質(zhì)量。如果檔案目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量不達標，將直接影響檔案工作服務的水平。因此，在著錄環(huán)節(jié)中，要按照檔案著錄規(guī)范要求嚴格把關(guān)。著錄時要求雙機著錄，人機雙校，并檢查著錄人員所著目錄是否完整、規(guī)范、準確，是否按基本要求將任職文件、獎懲文件、職稱評定等文件中涉及本單位職工的姓名錄入備注項中，如果案卷中的目錄標題不準確或錯漏，應根據(jù)文件內(nèi)容進行修改和完善，需補擬標題的文件如通知、會議紀要等應進行補擬。巡查過程中如發(fā)現(xiàn)問題應及時溝通反饋，并采取相應措施解決問題。

　　3.檔案掃描。檔案掃描是生成數(shù)據(jù)的重要環(huán)節(jié)，小組人員巡查現(xiàn)場時，一是關(guān)注施工人員掃描過程中有沒有按照檔案原件實際情況來選擇相應的掃描設備，并設置和調(diào)整相關(guān)參數(shù)。參數(shù)設置和調(diào)整后掃描的數(shù)字圖像清晰、完整及不失真，能確保原始掃描圖像的效果與檔案原貌最接近。二是查看檔案掃描是否按照要求采用分辨300dpi、彩色模式、TIFF標準格式，掃描完成的圖像以多頁TIFF文件格式存儲，圖像經(jīng)OCR識別后，還要轉(zhuǎn)成一套雙層PDF格式作為利用文件。三是查看施工人員的工作記錄，工作流程表中是否詳細地將掃描的頁碼和頁數(shù)進行登記，并核對掃描件的頁碼、頁數(shù)與原件頁碼、頁數(shù)是否一致，不一致時的原因及處理情況說明。

　　4.圖像處理。一是查看圖像進行旋轉(zhuǎn)、糾偏、拼接、裁邊、去污等處理后的效果是否符合標準。二是檢查圖像質(zhì)量，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)字圖像不完整、不清晰、失真，立即返回重新掃描并記錄。發(fā)現(xiàn)漏掃、重掃、多掃等情況及時加以改正。檢查圖像排序是否正確，排序錯亂時應及時進行調(diào)整。

　　5.數(shù)據(jù)掛接。將通過質(zhì)檢確認合格的目錄數(shù)據(jù)庫和圖像數(shù)據(jù)庫，按照單位檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)要求，通過掛接軟件實現(xiàn)圖像文件與案卷級、文件級目錄數(shù)據(jù)庫批量掛接，目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像一對一相關(guān)聯(lián)。要求目錄數(shù)據(jù)和掃描圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%。

　　6.數(shù)字化成果驗收與移交。計劃再全面，過程執(zhí)行再好，也不能忽視結(jié)果的質(zhì)量把控。為了使檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量得到有效控制，檔案數(shù)字化每一環(huán)節(jié)的成果都應分批次提交進行質(zhì)檢。將提交驗收的檔案前處理成果、目錄數(shù)據(jù)庫、掃描圖像抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收，掛接質(zhì)檢中目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像掛接準確率和圖像完整性達到100%，其他數(shù)據(jù)項抽檢合格率達到95%以上的（含95%）予以驗收。

　　每當完成一個批次的數(shù)據(jù)驗收后，檔案服務公司要將多頁TIFF格式與雙層PDF格式數(shù)字化加工成果各一份硬盤移交，一份光盤移交。每個環(huán)節(jié)的成果檢驗都要做好記錄。檔案數(shù)字化是為了使檔案得到更廣泛的利用，滿足新時期人們對檔案利用的需求，而數(shù)字化成果的質(zhì)量直接影響檔案的開發(fā)、利用和服務質(zhì)量，只有系統(tǒng)的質(zhì)量管理，才能確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，從而為數(shù)字檔案館（室）建設提供可靠的數(shù)字資源，為檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展奠定良好的基礎。