六盤水位于貴州省西部，產(chǎn)業(yè)主要以第二、第三產(chǎn)業(yè)為主，并且以能源及能源化工為首位產(chǎn)業(yè)，以煤炭為主導產(chǎn)業(yè)，以電力、茶葉、食用菌、生態(tài)畜牧業(yè)、旅游業(yè)等為傳統(tǒng)優(yōu)勢產(chǎn)業(yè)，以紡織、農(nóng)產(chǎn)品加工、新材料、新型能源化工為新興產(chǎn)業(yè)。在長久的發(fā)展中，六盤水累積了一些檔案資源。但因為不注重對檔案的整理和保管，部分機構(gòu)的檔案資源較為雜亂。在此背景下，六盤水檔案掃描整理公司應(yīng)運而生，專為各個組織和機構(gòu)提供檔案掃描整理服務(wù)，將客戶雜亂的檔案變得有序、有條理，檔案的管理利用更加方便快捷。

　　六盤水檔案掃描整理公司開展工作的重要意義：

　　1.強化經(jīng)濟效益。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的借閱、利用，需要對紙質(zhì)檔案進行復印，對檔案管理人員的時間和辦公費用牽扯過多，導致辦公成本上漲，效率低下。檔案數(shù)字化管理能解決這一問題，電子檔案的查閱和利用可以利用網(wǎng)絡(luò)傳輸，有效避免對紙質(zhì)檔案反復復印造成的人力、物力方面的浪費。

　　2.提升查詢效率。當前，國家鼓勵和支持可開放檔案的查閱、利用。檔案數(shù)字化管理能達到快速檢索、異地傳輸、遠程利用、隨時可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理之后，履行查檔手續(xù)的檔案利用者可以在檔案軟件系統(tǒng)中搜索關(guān)鍵詞，就能查到他所需要的檔案信息，大大提升查詢效率。

　　3.增強原件保護。通過掃描的手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，能對紙質(zhì)檔案本身起到一個保護的作用。檔案數(shù)字化管理后，檔案的查閱、利用完全可以用電子檔案代替檔案原件，能相應(yīng)減少利用過程中翻閱對檔案原件造成的損傷，對檔案原件起到一個保護作用。用電子檔案代替檔案原件利用時，也可以有效避免孤本受限的問題。

　　4.保障信息安全。在檔案數(shù)字化過程中，可以對破舊、損壞的紙質(zhì)檔案進行修復，延長紙質(zhì)檔案的壽命。另外，可以對形成的電子檔案進行備份和紙質(zhì)檔案異地保存，可以有效規(guī)避由天災(zāi)等不可抗力因素帶來的檔案信息丟失。

　　六盤水檔案掃描整理公司開展檔案掃描整理的具體內(nèi)容：

　　1.檔案掃描的基本要求。檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，和進行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

　　2.掃描設(shè)備的選擇

　　(1)應(yīng)特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進行數(shù)字化。紙張老舊、薄脆、破損的，不得使用高速掃描儀進行掃描。

　　(2)超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊，并且采用標版等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。

　　(3)應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。

　　3.掃描色彩模式

　　(1)宜全部采用彩色模式進行掃描。

　　(2)掃描的電子圖像色澤、亮度、飽和度需要和檔案實體原件基本保持一致。

　　(3)掃描圖像不得出現(xiàn)檔案實體原件沒有的異常顏色。

　　4.掃描分辨率。一般情況下，紙質(zhì)檔案的掃描分辨率采用300 DPI。照片檔案、文字密集的檔案、珍貴檔案可以使用600 DPI或更高的分辨率。

　　5.存儲格式

　　(1)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG等通用格式，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　(2)圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。一般，A4幅面檔案圖像文件容量大小控制在500KB至1.5MB之間，A3幅面檔案圖像文件控制在500KB至2MB之間。

　　(3)紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。

　　6.圖像命名

　　(1)應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名，確保圖像命名的唯一性。

　　(2)建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

　　最后，六盤水檔案掃描整理工作的持續(xù)推進，標志著檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向現(xiàn)代化、數(shù)字化模式的轉(zhuǎn)變。通過專業(yè)的掃描技術(shù)和規(guī)范的整理流程，檔案信息得以高效存儲、快速檢索和安全共享，極大地提升了檔案管理的效率和安全性。檔案掃描整理不僅為檔案的長期保存提供了有力保障，還為檔案信息的深度挖掘和廣泛應(yīng)用奠定了堅實基礎(chǔ)。