南京是我國江蘇省省會，是長三角地區(qū)第二大城市，中國國家歷史文化名城，國家綜合交通樞紐。南京作為中國四大古都之一，有著“六朝古都”“十朝都會”之稱，歷史上，繼吳后，又先后有東晉，南朝宋、齊、梁、陳在建康建都。因此，南京市區(qū)域內(nèi)歷史文化遺產(chǎn)十分豐富。隨著信息技術(shù)水平提升，南京市積極開展檔案電子化掃描工作，以更好地保存檔案資源，發(fā)揮珍貴檔案資源信息的作用。

　　南京檔案電子化掃描的主要建設(shè)內(nèi)容：

　　隨著信息化的發(fā)展，檔案在我們的工作和生活中司空見慣，各行各業(yè)都存在不同的檔案文件和資料。紙質(zhì)版的檔案文件不易保存，不易查詢，還涉及到損壞、丟失、篡改等諸多風(fēng)險，所以，做好檔案的電子化管理，已經(jīng)成為當(dāng)前及未來檔案管理工作的必然選擇。那么檔案的電子化管理需要具備什么條件呢?

　　一、硬件設(shè)備

　　需要配備至少一臺運(yùn)行檔案管理系統(tǒng)的計算機(jī)服務(wù)器，如果檔案材料較多，存儲量巨大，可能要配備多臺服務(wù)器。另需配備至少一臺高速掃描儀，如果檔案材料中包含老舊的紙張(如檔案中的年份較久的材料)，還需要配備一臺平板掃描儀，因?yàn)槔吓f的紙張是不能使用高速掃描儀掃描的，只能使用平板掃描儀掃描。還需要配備一臺打印機(jī)，因?yàn)闄n案管理工作中隨時需要打印一些資料，除了檔案本身需要打印之外，還需打印檔案盒的標(biāo)簽，檔案目錄材料等等。

　　二、軟件系統(tǒng)

　　需要配備一套檔案管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在的檔案管理系統(tǒng)分為兩大類：一類是專門針對人事檔案的人事檔案管理系統(tǒng)，還有一類是針對文書檔案的文書檔案管理系統(tǒng)，如果要細(xì)分的話，還包含了建筑類檔案、國土資源檔案、金融業(yè)務(wù)檔案、會計類檔案等等，這些不同行業(yè)的檔案管理系統(tǒng)會有不同行業(yè)的特色和風(fēng)格，但總體功能是一致的：實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲與管理。

　　三、人員組織與管理

　　檔案的掃描工作是一項(xiàng)工作量巨大的工程。除一個總的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人外，還要根據(jù)工作量的大小配備多名材料整理人員和錄入人員?，F(xiàn)在很多單位檔案管理的專職人員很少，也抽不出其他人員來做這項(xiàng)工作，所以大多選擇外包給其他專業(yè)團(tuán)隊(duì)來做。

　　四、工作流程

　　檔案電子化的工作流程大致如下：

　　1、檔案材料清點(diǎn)、簽字出庫。

　　2、檔案拆檢，并按規(guī)定進(jìn)行整理。

　　3、檔案批量掃描。

　　4、檔案掃描圖像處理。即對掃描的原圖進(jìn)行糾錯、糾偏、高清等處理;如發(fā)現(xiàn)漏掃的及時進(jìn)行補(bǔ)掃。

　　5、基本信息錄入及上傳圖片。即把檔案的基本信息如檔案編號、名稱、錄入時間、頁數(shù)、目錄信息等錄入系統(tǒng);然后上傳相關(guān)的檔案掃描圖片，形成完整的電子檔案。

　　6、檔案裝訂。完成電子化的檔案就可以按順序放置整齊，然后按規(guī)定裝訂好。

　　7、檔案清點(diǎn)、簽字入庫。入庫的檔案必須按照出庫單逐一清點(diǎn)，不能出現(xiàn)遺漏。

　　五、質(zhì)量要求與驗(yàn)收

　　電子化的檔案材料必須滿足以下要求：

　　2、在系統(tǒng)中可隨意瀏覽、查詢檔案材料;

　　3、掃描后的檔案材料整理裝訂整齊;原始檔案必須完整歸檔。

　　最后，南京檔案電子化掃描工作在近年來取得了顯著進(jìn)展，成為推動檔案管理現(xiàn)代化和信息化轉(zhuǎn)型的重要舉措。南京檔案電子化掃描不僅提升了檔案管理的效率和安全性，還為社會公眾提供了更加便捷的檔案查詢服務(wù)。通過數(shù)字化平臺，市民可以輕松獲取檔案信息，真正實(shí)現(xiàn)了“讓信息多跑路，讓群眾少跑腿”。隨著檔案數(shù)字化的持續(xù)推進(jìn)，南京檔案館將繼續(xù)在數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型以及非遺檔案數(shù)字化開發(fā)等領(lǐng)域發(fā)揮引領(lǐng)作用，為南京市的數(shù)字政府建設(shè)和文化傳承提供有力支撐。