在進(jìn)行檔案工作時(shí)，首先需要開展的工作之一，就是認(rèn)識(shí)、了解檔案的價(jià)值，檔案工作不僅僅只是完成對(duì)紙質(zhì)載體的保管與管理，更是作為一種信息載體存在，所以需要增強(qiáng)檔案工作意識(shí)，認(rèn)識(shí)檔案資料的價(jià)值，強(qiáng)化對(duì)于檔案的利用，才能使得檔案材料作為一種資源發(fā)揮更大的作用。單位檔案指的是企業(yè)在黨政管理、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、科技研發(fā)及項(xiàng)目投資、產(chǎn)權(quán)變動(dòng)等過程中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司具有保存價(jià)值的各種載體記錄的材料(包括紙質(zhì)、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等)。為了更好地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用，企業(yè)需要對(duì)單位檔案按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。隨著需求的增加，單位檔案整理機(jī)構(gòu)陸續(xù)出現(xiàn)。

　　單位檔案整理機(jī)構(gòu)工作時(shí)應(yīng)注意：

　　先需要注意的是，做好檔案檔案管理工作，離不開規(guī)范建檔工作，即需要按照檔案管理的規(guī)章制度，按照檔案工作的政策標(biāo)準(zhǔn)，完成檔案材料的收集與整理工作。比如檔案工作中較為常見的人事檔案與綜合檔案，在進(jìn)行管理時(shí)的基礎(chǔ)工作之一就是檔案材料的收集整理。

　　其次，單位檔案管理工作的開展，離不開專業(yè)的檔案管理工作人員。并不是所有單位企業(yè)都可以進(jìn)行檔案保管，而是需要具備檔案管理權(quán)限，而且檔案工作需要設(shè)置專門的檔案管理工作人員，因?yàn)闄n案資料的類型眾多，不同的檔案類型在進(jìn)行管理工作時(shí)所依據(jù)的檔案政策標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)章制度也有差別，所以單位檔案管理工作離不開專業(yè)的檔案管理工作人員。

　　單位檔案整理機(jī)構(gòu)應(yīng)遵循的原則：

　　一是檔案整理必須保持文件材料之間的歷史聯(lián)系。

　　1.來源聯(lián)系。文件的來源即文件的產(chǎn)生和處理者。文件材料的來源方面聯(lián)系，是指產(chǎn)生和處理這些文件的內(nèi)部機(jī)構(gòu)、組織和個(gè)人的異同關(guān)系。文件不是憑空產(chǎn)生的，而是由具有一定職權(quán)和職責(zé)的組織或個(gè)人在其活動(dòng)中形成的。只有把同一來源的文件集中，才能完整、全面地反映該組織或個(gè)人的職權(quán)職責(zé)和工作活動(dòng)情況。

　　2.時(shí)間聯(lián)系。文件材料在時(shí)間方面的聯(lián)系，是指文件產(chǎn)生和處理的時(shí)間范略上的異同關(guān)系，具體表現(xiàn)為自然的先后順序和一定的起止過程或階段。任何單位的工作活動(dòng)，都有一定的時(shí)空范圍，具有一定的過程和階段，因而文件在產(chǎn)生和處理過程中，必然形成自然的時(shí)間聯(lián)系。保持文件的時(shí)間聯(lián)系，就能按其自然形成的先后順序，依次反映出單位活動(dòng)的發(fā)展運(yùn)動(dòng)過程，便于按過程、分階段管理和利用檔案。

　　3.內(nèi)容聯(lián)系。文件材料內(nèi)容方面的聯(lián)系，是指文件產(chǎn)生和處理過程中所反映和涉及的工作、活動(dòng)、問題、事物、事件、人物方面的異同關(guān)系。文件材料是單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)或個(gè)人在履行一定職責(zé)、解決一定問題時(shí)形成的，保持同一內(nèi)容的文件的聯(lián)系性，就能集中反映機(jī)構(gòu)或個(gè)人某項(xiàng)職責(zé)、某方面工作活動(dòng)的基本面貌，便于按內(nèi)容集中管理和利用檔案。

　　4.形式聯(lián)系。文件材料形式方面的聯(lián)系，是指文件在制作材料、記錄表達(dá)方式、種類名稱等方面的異同關(guān)系。文件必須按一定的形式產(chǎn)生和處理。保持文件形式方面的聯(lián)系，就能把相同載體、記錄表達(dá)方式和種類的文件集中，便于按形式上的特征管理和利用檔案。

　　二是整理檔案必須充分利用原有的整理基礎(chǔ)。

　　充分利用原有的整理基礎(chǔ)，既可以保持文件材料之間原有的歷史聯(lián)系，維護(hù)單位的歷史真實(shí)面貌，又可以節(jié)省人力、財(cái)力、物力和時(shí)間，保證整理質(zhì)量，降低整理成本，提高工作效率。

　　整理檔案要盡量在原有整理基礎(chǔ)上進(jìn)行，充分尊重和利用檔案原有的整理成果，不輕易打亂已有的整理體系。原有整理結(jié)果基本能用，可以維持原有狀態(tài);局部不合理、不可用，進(jìn)行局部調(diào)整，糾正其中整理不當(dāng)和整理有誤的地方;原有整理基礎(chǔ)混亂，不能達(dá)到有效管理目的，需要重新整理，做必要的加工。

　　未來，隨著技術(shù)的不斷創(chuàng)新和應(yīng)用，單位檔案整理機(jī)構(gòu)將為檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型注入更多動(dòng)力，助力單位在檔案管理現(xiàn)代化的道路上邁出堅(jiān)實(shí)步伐。