近幾年，隨著我國科學技術水平的不斷提升，我國的檔案管理模式發(fā)生了很大變化，與先進技術手段相融合，發(fā)展出檔案數(shù)字化轉型的新型檔案信息形態(tài)。所謂檔案數(shù)字化，就是通過掃描、計算機等技術手段將傳統(tǒng)的實體檔案轉換成以數(shù)字形式存儲在線上的非實體檔案的過程，為了更好地管理和利用數(shù)字化檔案，全國各地檔案館也積極開展檔案館數(shù)字化工作。

　　檔案館數(shù)字化整理服務的主要功能：

　　1. 多層面信息采集捕獲

　　通過多層面的信息采集，形成社會綜合信息資源庫。內容涵蓋傳統(tǒng)館藏檔案、各立檔單位的檔案文件資料、具有檔案性質的行業(yè)或專題信息資源庫，以及其他零散無序、具有檔案價值的經(jīng)過整理、組織、加工并納入數(shù)字檔案館數(shù)據(jù)庫的信息;其載體形式包括圖形、圖像、語音、視頻等更為廣闊的領域。

　　2. 海量數(shù)據(jù)接收、存儲和管理

　　通過數(shù)字化技術將現(xiàn)有的館藏數(shù)字化，在線接收或脫機接收各立檔單位歸檔的電子文件及其元數(shù)據(jù)。在此基礎上，將不同格式和類型的數(shù)字化檔案信息轉換成統(tǒng)一格式，進行壓縮處理和儲存。后續(xù)的檔案數(shù)字資源管理工作，主要包括：檔案整理、實體檔案利用管理、實體檔案保管、檔案編研、檔案統(tǒng)計、檔案鑒定等。

　　3. 數(shù)據(jù)有效訪問和查詢

　　提供目錄級和文件級查詢服務、基于內容的多媒體信息檢索服務，以及借閱管理和調用控制功能。利用者通過網(wǎng)絡，可以對數(shù)字檔案資源(包括目錄、索引和全文)進行遠程查閱或調用。

　　4. 便捷的信息發(fā)布與傳播

　　分為光盤發(fā)布和網(wǎng)絡發(fā)布兩種形式。光盤發(fā)布是指將檔案信息復制到光盤，用戶只需執(zhí)行光盤閱讀程序，即可對檔案信息進行瀏覽和檢索。網(wǎng)上發(fā)布是通過網(wǎng)頁制作軟件，將編輯出來的數(shù)字檔案信息放到網(wǎng)頁上，通過局域網(wǎng)、政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)等，供用戶使用。

　　5. 安全保障體系

　　包括網(wǎng)絡、系統(tǒng)、信息、物理等方面，指用可靠的技術措施和完善的管理制度來保證各方面的安全。比如，通過身份認證、數(shù)據(jù)加密、數(shù)字水印、數(shù)字簽名、訪問控制以及防火墻等技術，確保檔案信息的安全與合理利用。

　　6. 系統(tǒng)管理與維護

　　數(shù)字檔案館系統(tǒng)應具備審計跟蹤、用戶與權限管理、數(shù)據(jù)維護、參數(shù)設置等基本系統(tǒng)管理功能。完成系統(tǒng)建設后，還需對系統(tǒng)性能進行監(jiān)控與優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性，提高運行效率。

　　檔案館數(shù)字化整理服務應用的關鍵技術：

　　一是電子文件接收的相關技術。數(shù)字檔案館建設“以資源為王”。為確保有價值的數(shù)字檔案資源能夠接收進館，從數(shù)字檔案館建設開始，就應確定電子文件的接收范圍、標準和方法，配備必要的技術手段，從源頭上抓好電子文件管理。在范圍上，除了參照紙質檔案接收要求，還應針對電子文件多樣性的特點，接收反映重大事件、重要活動、重大變化的電子形式的記錄;在種類上，除了文本文件，還包括數(shù)碼照片、圖形圖像、多媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)頁等各種形式的電子文件;在移交方式上，可以是在線也可以是離線自動或半自動接收。此外，還要通過質量檢查、開展技術服務等，加強對電子文件形成、整理、歸檔、移交的監(jiān)督。當電子文件同時符合質量要求和歸檔程序要求，就可以轉化為電子檔案。在電子文件接收的過程中，需要具備的關鍵技術是：文本挖掘技術、多媒體技術、數(shù)據(jù)預處理技術、資源組織及關聯(lián)技術等。

　　二是檔案數(shù)字化相關技術。檔案數(shù)字化是把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。它包含檔案數(shù)字化采集、檔案數(shù)字化管理、檔案數(shù)字化查閱，可實現(xiàn)檔案資源內容自動化識別、規(guī)模化分析、可視化呈現(xiàn)。檔案數(shù)字化的優(yōu)點在于：提高檔案采集、管理和利用的效率和準確度。實現(xiàn)檔案數(shù)字化的關鍵技術包括：掃描技術、光學字符識別技術、視音頻捕捉技術、多媒體信息壓縮技術、海量數(shù)據(jù)存儲與組織技術、多媒體信息標引技術、數(shù)據(jù)集成技術、超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫技術等。