在信息化迅速發(fā)展的時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理模式逐漸不能滿(mǎn)足社會(huì)需要。一方面，檔案數(shù)量迅速增加，每天都在產(chǎn)生新的檔案文件，檔案管理機(jī)構(gòu)和人員按照以往的模式進(jìn)行管理，工作負(fù)擔(dān)不斷加大，成本也不斷提高。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案查詢(xún)和利用效率較為低下，需要人員親自到線(xiàn)下檔案存放地進(jìn)行查詢(xún)、利用工作，異地查詢(xún)時(shí)較為麻煩和繁瑣，還容易造成檔案丟失、缺頁(yè)等問(wèn)題。

　　因此，隨著科技進(jìn)步，檔案管理積極順應(yīng)時(shí)代潮流，與數(shù)字化技術(shù)相結(jié)合，開(kāi)展檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)。檔案數(shù)字化，是一個(gè)通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描、文字識(shí)別等先進(jìn)技術(shù)將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)換成非實(shí)體的數(shù)字化檔案的過(guò)程。

　　第一，提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展。人們每天要接收與處理大量信息，而傳統(tǒng)辦公方式由于工作效率低，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)大量信息的快速、高效處理。基于傳統(tǒng)檔案管理模式下，要想實(shí)現(xiàn)海量信息處理，不得已要增加辦公費(fèi)用與人員，這必然會(huì)增加企業(yè)成本，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。而數(shù)字化檔案管理模式相對(duì)傳統(tǒng)粗放型模式而言，最大的優(yōu)勢(shì)是實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)紙張檔案機(jī)讀，既節(jié)約保管費(fèi)用與占地空間，又可以提高查閱效率，減少了人員與紙張浪費(fèi)。

　　第二，提升了檔案利用效率傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案多保存于檔案館與檔案室，對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)存在許多不便，而數(shù)字化檔案管理的特點(diǎn)是高效、便捷，用戶(hù)可以快速、準(zhǔn)確地查找出所需檔案。通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，檔案查找擺脫了時(shí)空限制，用戶(hù)可以隨時(shí)隨地查找檔案，充分利用檔案資料。

　　第三，隨時(shí)查找和檢索任何文件，方便快捷。使用檔案數(shù)字化管理解決方案，只要有權(quán)限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶(hù)就可以訪(fǎng)問(wèn)桌面或移動(dòng)設(shè)備以及每個(gè)不同公司辦公地點(diǎn)的文檔。同時(shí)，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關(guān)鍵詞即可，搜索數(shù)百萬(wàn)個(gè)文件，只需幾秒鐘內(nèi)便能檢索出您所需要的檔案。

　　第四，使用權(quán)限將始終可用。數(shù)字化檔案對(duì)企業(yè)和組織來(lái)說(shuō)的一大優(yōu)勢(shì)就是保持始終可用。而利用電子檔案，不管員工如何變動(dòng)，都可以輕松且立即獲得。盡管員工本人不在場(chǎng)，他們負(fù)責(zé)的工作流程也可以得到處理，確保數(shù)字化檔案始終可用。

　　第五，實(shí)現(xiàn)信息共享，集中管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨(dú)立的，就如信息海洋里的一個(gè)個(gè)孤島，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一管理，不利于檔案信息的共享協(xié)作，甚至有時(shí)候容易發(fā)生永久保存原本可能錯(cuò)放或丟失的文檔和信息。而通過(guò)檔案數(shù)字化，可以把企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)檔案資源整合起來(lái)，集中管理，形成一個(gè)統(tǒng)一的利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。

　　第六，有利于保護(hù)檔案原件。檔案的唯一性、原始性和憑證性決定了檔案是真實(shí)記錄歷史的重要載體，因此保護(hù)原始檔案安全和可用性是檔案工作的重要內(nèi)容之一，檔案數(shù)字化之后，檔案利用方式從利用原件變成主要使用檔案數(shù)字副本，檔案原件從而得到了更加充分和有效的保護(hù)。檔案數(shù)字副本可以異地保存，這樣可使這些檔案在遇到突發(fā)性災(zāi)害時(shí)避免遭到毀滅性破壞。

　　第七，有利于電子政務(wù)和無(wú)紙化辦公。隨著國(guó)家電子政務(wù)的不斷發(fā)展和推廣，無(wú)紙化辦公正被普遍應(yīng)用，根據(jù)國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步規(guī)范，在相關(guān)法律允許的范圍內(nèi)，紙制檔案的數(shù)字副本可替代原件直接用于電子政務(wù)，與電子檔案共同組成數(shù)字檔案信息庫(kù)，為電子政務(wù)和無(wú)紙化辦公創(chuàng)造條件。