我們國家的檔案界使用“利用原基礎(chǔ)”進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化加工，這是多年來實踐證明比較貼近實際的一種方法，它具體包含兩方面的內(nèi)容：

充分地重視和利用先前的整理及數(shù)字化基礎(chǔ)，以確定檔案整理及數(shù)字化的任務(wù)和要求。凡是已經(jīng)進(jìn)行過整理及數(shù)字化的檔案，只要有規(guī)可循，有目可查，就應(yīng)該盡量保持原有的管理體系，切忌輕易打亂重整。原來不夠合理的部分，可適當(dāng)調(diào)整或通過編制檢索工具等一系列的措施進(jìn)行補救。

要充分研究和利用原先的整理及數(shù)字化成果，不要輕易改變原來整理和保存的歷史面貌。檔案原有的整理及數(shù)字化狀況反映著一定時期檔案的整理水平與特點，應(yīng)該注意分析和研究。對于它合理的部分應(yīng)該適當(dāng)?shù)奈蘸捅Ａ?，即使原來整理錯誤的地方，也要經(jīng)過認(rèn)真研究后，再給予糾正。

檔案整理及數(shù)字化加工流程

檔案出庫：檔案調(diào)取、清點、登記，提交檔案出庫申請，履行出庫交接手續(xù)。

預(yù)整理（檔案梳理）：甄別材料完整性，并登記存在的問題，形成干檔案查缺單。

檔案鑒別：鑒別工作的內(nèi)容包括歸檔材料是否辦理完畢，是否對象明確、齊全完整、文字清楚、內(nèi)容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備。

分類：根據(jù)其內(nèi)容特征分類：

排序與編號：將每一類別的材料按其形成時間的先后順序或材料內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并編寫類號、順序號，以及頁碼。

檔案鑒別（專家）：主要把握姓名、重份檔案、不屬于歸檔范圍的檔案材料。

編目（目錄數(shù)據(jù)庫建立）：每卷檔案應(yīng)當(dāng)編制詳細(xì)的檔案目錄，并與檔案材料一一對應(yīng)。逐份錄入，不多錄、少錄；錄入目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致，不錯錄

數(shù)字化前處理：拆除裝訂物、紙面處理等

檔案掃描：根據(jù)檔案原件實際情況選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備，確保掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。

圖像處理：對掃描效果欠佳的圖像進(jìn)行旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理

數(shù)據(jù)掛接：借助軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接；逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查

裝訂還原：按裝訂要求進(jìn)行裝訂還原，盡可能與原件保持一致。

數(shù)字化成果驗收與移交：確定驗收方式，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果包括數(shù)字圖像、人事檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等進(jìn)行逐項驗收。

入庫（排序上架）：按照順序把檔案實體排序上架。

整體預(yù)驗收與移交：預(yù)驗收對完成的檔案整理及數(shù)字化加工進(jìn)行抽查；做好驗收與移交的相關(guān)準(zhǔn)備。