（一）傳統(tǒng)檔案管理模式對(duì)電子檔案管理的缺失。

國家檔案局緊跟信息技術(shù)的發(fā)展步伐，逐年頒發(fā)新的規(guī)定指導(dǎo)全國的檔案工作。2018年12月出臺(tái)了比較完善的《電子公文歸檔管理暫行辦法》，緊接著2019年1月1日起又施行了《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，對(duì)電子檔案和數(shù)字化檔案的信息化建設(shè)做出的規(guī)定。規(guī)定中明確，國家機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開展數(shù)字檔案室建設(shè)。數(shù)字檔案室的建設(shè)按照《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》執(zhí)行，指明了國家機(jī)關(guān)檔案工作努力的方向?；鶎訂挝皇菄覚C(jī)關(guān)中最小的機(jī)關(guān)，頂層先行積累數(shù)字檔案室運(yùn)行的經(jīng)驗(yàn)，有利于基層單位遵照?qǐng)?zhí)行，不走彎路?；鶎訂挝还芾硎侄螘簳r(shí)滯后能理解，但一直停留在傳統(tǒng)載體檔案管理的模式中，兩耳不聞窗外事，就是過度漠視檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展了。目前基層單位的實(shí)際情況是沒有制度要求，沒有業(yè)務(wù)能力和技術(shù)設(shè)備對(duì)工作中產(chǎn)生的大量的電子文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案進(jìn)行管理和利用。面對(duì)日益增長的大量電子文件的產(chǎn)生，我們傳統(tǒng)的檔案管理模式只是把電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸檔，沒有把新產(chǎn)生的電子文件轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，也沒有把庫藏檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理，形成了信息時(shí)代檔案管理工作長期存在漏洞，暴露出了與信息時(shí)代不相適應(yīng)的問題。數(shù)字檔案室建設(shè)工作啟動(dòng)越晚，這個(gè)漏洞就越
大，也可能很難再彌補(bǔ)。

（二）傳統(tǒng)檔案利用方式的局限性。

錄音、錄像、照片等各種形式的檔案信息經(jīng)過數(shù)字轉(zhuǎn)換，既承載了檔案的真實(shí)性，又方便了管理、利用。另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，復(fù)制時(shí)不容易丟失信息，從而避免了紙質(zhì)文件復(fù)制或縮微品拷貝經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)的清晰度下降、畸變、信息丟失等問題，我們應(yīng)該充分利用數(shù)字化信息的這些特點(diǎn)。但是目前基層單位多數(shù)情況下，還是沿用傳統(tǒng)的借閱方式，去檔案室調(diào)取紙質(zhì)檔案，當(dāng)場借閱歸還抑或復(fù)印檔案副本提供利用，檔案副本由于裝訂的關(guān)系復(fù)印總是不太清晰。外單位借閱還必須提供介紹信，親自前往存檔單位調(diào)閱檔案，不能即需即取，非常耗時(shí)耗力。目前開始普遍使用手機(jī)拍照取得檔案的副本，通過微信等第三方平臺(tái)作為傳輸工具進(jìn)行利用，很大程度上方便了利用者，特別是遠(yuǎn)程利用者不必再登門借閱檔案了。這種利用方式啟發(fā)我們應(yīng)該采用比拍照取件更為安全便捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸方式提供本單位人員利用，并借助網(wǎng)絡(luò)終端開發(fā)遠(yuǎn)程利用，為遠(yuǎn)程的利用者提供利用的便利。

（三）傳統(tǒng)檔案檢索方法漏檢現(xiàn)象嚴(yán)重。

用現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)軟件檢索檔案，經(jīng)常碰到漏檢的情況。庫房中的檔案在軟件里通過標(biāo)題名的字段檢索卻找不到。因?yàn)槔谜叨鄶?shù)只能提供文件標(biāo)題的字段，提供的字段和檔案文件標(biāo)題里的字段也不匹配。最后只能利用紙質(zhì)檢索工具逐個(gè)進(jìn)行人工搜索。檔案數(shù)據(jù)逐年龐大，檢索效率日益低下。有的利用者很急，就會(huì)放棄借閱檔案，讓檔案管理人員存有深深的挫敗感。數(shù)字檔案具有文字、圖形、聲音、影像等多種媒體表現(xiàn)形式，多種媒體信息可以單獨(dú)或者相互作用形成數(shù)字檔案信息，檔案檢索必須充分利用數(shù)字檔案的多媒體集成性，統(tǒng)一標(biāo)識(shí)數(shù)字檔案，確保其原始性、標(biāo)準(zhǔn)性，使數(shù)字檔案檢索起來更加靈活，提高檢索的準(zhǔn)確性和快速性。

（四）傳統(tǒng)檔案統(tǒng)計(jì)方法難以達(dá)到精準(zhǔn)快速。

對(duì)于信息化發(fā)展而產(chǎn)生的新科技、新模式，基層單位有享用的權(quán)利，主管單位也有按照國家檔案局的要求盡快推進(jìn)基層單位的數(shù)字化檔案室建設(shè)的責(zé)任?；鶎悠笫聵I(yè)單位經(jīng)過幾十年的檔案積累，庫存檔案也達(dá)到了一定的數(shù)量。利用分類目錄和保管目錄等檢索工具進(jìn)行手工統(tǒng)計(jì)，需要反復(fù)核查才能確認(rèn)數(shù)字無誤，工作效率極低。如果數(shù)字化檔案室建成，將原有庫存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，新增電子文件數(shù)字化，經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化標(biāo)識(shí)的數(shù)字檔案，多次利用都能保證元數(shù)據(jù)的真實(shí)、完整、安全。在此基礎(chǔ)上采用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)各種數(shù)字檔案，統(tǒng)計(jì)速度提升，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)，還能免去大量的數(shù)據(jù)復(fù)核時(shí)間，解放勞動(dòng)力。通過對(duì)系統(tǒng)軟件的輔助功能的開發(fā)，無論是對(duì)各種類型的檔案統(tǒng)計(jì)，還是對(duì)檔案保管期限續(xù)存、檔案的銷毀移交、利用實(shí)體檔案以及下載的數(shù)據(jù)都能做靈活精準(zhǔn)的統(tǒng)計(jì)。系統(tǒng)軟件還能通過圖表等可視化方式顯示各類統(tǒng)計(jì)報(bào)告，統(tǒng)計(jì)結(jié)果符合真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的要求，大大降低了時(shí)間成本，提高了工作效率。