近年來由于國家對檔案行業(yè)的推進和發(fā)展政策，檔案的數(shù)字化程度越來越高。越來越多的機構和單位對紙質檔案進行數(shù)字化加工與管理，如果檔案的數(shù)據(jù)量較為龐大，即便是進行了數(shù)字化加工后的電子檔案，對其進行安全科學有效的管理也是一個大問題。紙質檔案面臨著易損、易污、易毀且無法恢復的問題，使其逐漸推出時代的舞臺成為歷史。那么檔案行業(yè)過渡到數(shù)字化階段以后，新的問題也隨之產生。電子文件的保存嚴重依托硬件設施，會受到誤刪除、歸檔錯誤、計算機病毒或者其他人為誤操作等造成的數(shù)據(jù)丟失等問題。

要解決這種人工手動處理所無法避免的問題種種問題，這就需要一個功能流程較為完善且安全的檔案管理軟件。檔案管理軟件可以實現(xiàn)將電子檔案以其組織機構為基礎進行統(tǒng)一規(guī)范安全的管理操作，可以將電子檔案的目錄和檔案的電子文件進行一一對應，以實現(xiàn)電子檔案的精確查詢。在檔案管理軟件中檔案管理人員可以以簡單快速高效的流程和功能去操作電子檔案，完成增加、刪除、修改、查詢、等檔案管理操作。同時檔案管理軟件由于操作的都是檔案數(shù)據(jù)，所以安全性至關重要。檔案管理軟件具備數(shù)據(jù)加密和數(shù)據(jù)備份的功能，有效防止人為操作失誤所造成的數(shù)據(jù)安全問題。

市場上現(xiàn)在主流的檔案管理軟件比較好的如清大時代科技的智慧檔案大數(shù)據(jù)綜合檔案管理平臺，這個是目前市場上比較成熟且健全的綜合檔案管理軟件。這款軟件具有數(shù)據(jù)安全，操作流程簡單，界面簡潔美觀，功能龐大等特點?？梢院芎玫倪M行各種類型檔案的管理操作，如文書檔案、工程檔案、照片檔案、科技檔案等眾多檔案類型，安全性、穩(wěn)定性和可操作性在檔案管理軟件行業(yè)里內首屈一指，是眾多大型企事業(yè)單位檔案管理軟件的首選。檔案管理軟件在行業(yè)里種類繁多且功能區(qū)別較大，所以單位在選擇檔案管理軟件的時候一定要慎之又慎，盡可能選擇實力強較強的公司和產品。