（一）定期對數(shù)字化檔案進行升級

信息技術會隨著時代的發(fā)展不斷進步與完善，同時，在新技術對舊技術進行替代時，以舊技術為依托的存儲設備可能會無法被新技術所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應做好兩手準備，即既保存數(shù)字化人事檔案信息，也同步保存紙質化人事檔案信息，使得每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應定期對數(shù)字化檔案進行升級，在升級過程中，要保障存儲的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準確性。

（二）選擇合適的存儲載體

載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質基礎，載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當前載體的形式有多種，做成載體的材質也五花八門，但材質品質優(yōu)良的存儲設備其各方面抗風險能力都會較為凸出。人事檔案管理人員應在存儲載體方面選擇材質優(yōu)良，具有較強抗風險能力和保存時間較長的存儲設備，讓人事檔案信息不會因為載體本身的原因而遭到破壞或丟失。

（三）加強人事檔案數(shù)字化管理安全性

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對計算機信息系統(tǒng)和存儲硬件設備的安全性進行多方面加強來保障。首先，檔案管理部門應清晰地分清人事檔案的保密級數(shù)，對保密級數(shù)較高的人事檔案應加強安全保管系數(shù)，加強病毒查殺軟件，應用軟件，聯(lián)網(wǎng)設備，防火墻等計算機系統(tǒng)保護程序的安裝與監(jiān)管。其次，加強人事檔案保管人員的安全性教育。對保密級數(shù)較低或完全公開的人事檔案信息，檔案保管人員也應該嚴格按照單位制定的人事檔案管理、調閱等程序進行處理。再次，完善人事檔案責任落實制度。人事檔案在管理過程中，可能會遇到上級領導要調閱自己的檔案或他人檔案，或數(shù)字化人事檔案在操作過程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失，對于這些問題，單位要根據(jù)具體情況將責任落實到具體個人，以責任來加強檔案管理人員的保管意識。