數(shù)字檔案館建設(shè)整體解決方案：

既然檔案經(jīng)過數(shù)字化 處理后有這么 多的好處和便捷 ，我們就應(yīng)該投入更多的人力和物力，做好館藏檔案的數(shù)字化處理工作，變紙質(zhì)檔案為電子檔案，提升檔案的管理水平。在檔案數(shù)字化處理過程中，建立科學(xué)化的工作流程是非常必要的。 數(shù)字檔案首先 ，要確定館 藏檔案數(shù)字化整理進(jìn)程 ，建立 目錄數(shù)據(jù)庫 。因為檔案館館藏檔案數(shù)量龐大 ，門類較多，不可能在短期 內(nèi)將所有 的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理完成，而且也沒有必要把所有 的檔案 都進(jìn)行掃描處理 。檔案館應(yīng)根據(jù) 自己的實際工作需要，確定一個合理的工作進(jìn)程。利用檔案管理系統(tǒng)和計算機(jī) 網(wǎng)絡(luò)，將每份文件進(jìn)行 目錄錄入。

在檔案 目錄的錄入過程 中，第一，要熟練掌握檔案管理軟件的操作方法，充分利用軟件中的輔助組卷、批量修改、批量刪除等功能，使檔案 目錄的錄入工作更好更快地進(jìn)行。第二，檔案管理工作者要做到細(xì)心、耐心 、不急 、不躁，在充分尊重原有檔案的真實性和完 整性的前提 下，對現(xiàn)有檔案 中歸類不清、收集不完整的檔案進(jìn)行改進(jìn)和補(bǔ)充。其次，要進(jìn) 行案卷整理、分類和批量掃描。目錄建立以后，要對館藏檔案進(jìn)行掃描 ，應(yīng)用的設(shè)備為高速文本掃描儀和照片掃描儀。掃描的原則要根據(jù)檔案的保管期限和利用率而定，需要永久或長期保存的檔案優(yōu)先掃描，短期文件可不進(jìn)行掃描 ；平時查找利用率較高的檔案優(yōu)先掃描，利用率不高的檔案可不進(jìn)行掃描 ；掃描過程中如果發(fā)現(xiàn)立卷不規(guī)范的文件，應(yīng)先進(jìn)行適 當(dāng)調(diào)整之后再進(jìn)行掃描 。

出于保密工作 的需要，涉密 的文件不用進(jìn)行掃描 。檔案掃描過程 中要注 意對檔案原件的保護(hù)，避免損壞和遺失。為了避免被篡改，掃描的格式、文本應(yīng)該是 PDF格式，圖像為 TIF圖像或 JP6格式，掃描的分辨率一般不低于 200DPI。再次，核對掃描文件內(nèi)容并上傳。掃描結(jié)束以后，要將掃描所得的內(nèi)容與原有檔案進(jìn)行校對，核對無誤后將文件上傳。具體工作步驟是將文件掃描之后，保存在電腦特定的文件夾之中，并命名。為了便于查找和上傳，文件命名的原則是盡量以原文件的名字命名。把這些電子文件上傳到檔案管理系統(tǒng)之中。上傳過程中要保證上傳的準(zhǔn)確性，將文件在系統(tǒng) 中打開 ，與 目錄進(jìn)行核對。上傳時如發(fā)現(xiàn)批量掃描時漏掉的或畫面不清楚的要重新掃描。最后，進(jìn)行案卷復(fù)原裝訂。將經(jīng)過上述處理完成的檔案，按原樣復(fù)原裝訂，裝盒后重新入庫上架保存。檔案作為一種歷史資料，其史學(xué)價值不言而喻，本著對歷史、對未來負(fù)責(zé)的態(tài)度，必須保持原有檔案的真實性和完整性，不允許有任何遺漏和 改動 。檔案數(shù)字化的發(fā)展并不意味著電子檔案取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案作為重要的歷史資料，其史學(xué)價值是電子檔案無法比擬的。所具有的法律效力及原始憑證性是電子檔案所不具備的。所以，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，我們不能忘記傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理和建設(shè)。