對人員要求

非管理人員不得擅自進入庫房，且?guī)旆?、辦公、閱覽科要做到“三分開”。需要查詢檔案的人員應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定辦理書面證明材料，且查詢?nèi)藨?yīng)出示身份證明。

任何單位和個人不得盜取、偽造、損毀、涂改和擅自銷毀、標(biāo)注、抄錄、復(fù)印、抽取、添加、轉(zhuǎn)借登記檔案。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期對檔案庫(室)及檔案進行安全檢查和維護。發(fā)現(xiàn)檔案破損、毀壞等情況，應(yīng)當(dāng)及時采取修補、復(fù)制等搶救措施。發(fā)現(xiàn)其他問題，及時處理。

對環(huán)境的要求

檔案整理工作區(qū)和庫房內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁攜帶易燃易爆、易腐蝕品入內(nèi)，禁止使用明火。定期開窗通風(fēng)，調(diào)節(jié)科內(nèi)溫度、濕度。庫房要做到防高溫、防潮、防蟲、防盜、防塵、防水、防鼠、防火、防光、防污染、防有害生物；保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生，干凈、整潔，無蠕滋生物，要定期投放防蟲劑和滅鼠藥等。

對設(shè)備設(shè)施要求

要經(jīng)常對庫房的設(shè)施和安全進行檢查，保持設(shè)施完好無損。消防器材應(yīng)放在明顯的位置，并按要求定期檢查、更換，保持良好狀態(tài)。庫房內(nèi)柜架要排列有序，歸檔的案卷、圖書、圖紙、資料排列整齊、美觀、規(guī)范，與檔案數(shù)據(jù)庫中的目錄一一對應(yīng)，以便于查找利用。